隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，以會計系統(tǒng)為核心的管理信息系統(tǒng)已逐步成為我國會計電算化發(fā)展的重要方向。與此同時，在會計實務(wù)工作中也出現(xiàn)了利用計算機進行舞弊的犯罪行為，近年來這種犯罪行為一直呈上升趨勢。如何加強會計電算化系統(tǒng)的制度建設(shè)，完善企業(yè)會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制機制，是推動我國會計電算化工作健康有序發(fā)展的重要問題。筆者就會計電算化管理制度設(shè)計方面，談點個人初淺的體會和看法。
一、會計電算化管理制度的設(shè)計依據(jù)
1、財政部制定的有關(guān)會計電算化系統(tǒng)的法令、法規(guī)和制度，是制定企業(yè)會計電算化管理制度的基本依據(jù)
隨著會計電算化工作的深入發(fā)展，財政部相繼頒布了《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規(guī)范》，這兩個文件及其附件較為詳盡地規(guī)定了會計電算化系統(tǒng)應(yīng)具備的管理制度。同時，還頒發(fā)了《會計核算軟件的基本功能規(guī)范》，為會計核算軟件在技術(shù)上規(guī)定了應(yīng)該具有的內(nèi)部控制制度，為企業(yè)會計電算化管理制度的建設(shè)提供了理論基礎(chǔ)。
2、計算機系統(tǒng)的工作特點與企業(yè)內(nèi)部控制制度相結(jié)合，是會計電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理正確、可靠和安全的基本保證
由于會計電算化系統(tǒng)在我國的應(yīng)用起步較晚，加上缺乏適合我國國情的成熟的理論指導(dǎo)，導(dǎo)致會計電算化無章可循，嚴重阻礙著會計電算化的順利發(fā)展。因此開展會計電算化工作的單位應(yīng)從建立內(nèi)部控制系統(tǒng)的基本原則出發(fā)，充分考慮計算機系統(tǒng)的工作特點，制定相應(yīng)的管理制度，使軟件中設(shè)計的控制措施真正發(fā)揮應(yīng)有的作用。
3、企業(yè)所使用的會計軟件的基本特點，也是制定管理制度的重要依據(jù)
根據(jù)《會計核算軟件的基本功能規(guī)范》的要求，配備會計核算軟件是會計電算化的基礎(chǔ)工作，選擇會計軟件的好壞對會計電算化的成敗起著關(guān)鍵的作用。配備會計軟件主要有選擇通用會計軟件、定點開發(fā)、通用與定點開發(fā)會計軟件相結(jié)合等三種方式，不同的單位應(yīng)根據(jù)實際需要和自身的技術(shù)力量選擇配備會計軟件。企業(yè)在設(shè)計自己的會計工作制度時，應(yīng)根據(jù)所使用的會計軟件的實際情況，制定相應(yīng)的控制措施和管理制度。
二、會計電算化管理制度的設(shè)計原則
建立健全、嚴密、有效的會計電算化內(nèi)部控制制度，除必須遵循企業(yè)內(nèi)部控制的基本原則外，還應(yīng)考慮以下原則：
1、合法性原則
對于會計電算化系統(tǒng)來說，合法性要求主要體現(xiàn)在企業(yè)使用的軟件必須滿足會計核算軟件功能規(guī)范的要求，如果使用的是商品化會計軟件則必須通過有關(guān)部門的審批，這是建立會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。
2、業(yè)務(wù)處理程序標準化原則
會計業(yè)務(wù)處理應(yīng)具有嚴格的時序性要求，例如結(jié)賬前必須首先完成期末業(yè)務(wù)的攤銷、提取和結(jié)轉(zhuǎn)；結(jié)轉(zhuǎn)時也有結(jié)轉(zhuǎn)順序的要求。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，多臺計算機同時對一個會計軟件進行各種操作，如果軟件并發(fā)控制設(shè)計不夠完善，使用單位又沒有建立嚴格的業(yè)務(wù)處理程序，會計電算化系統(tǒng)則往往會出現(xiàn)很多難以預(yù)料的錯誤。
3、經(jīng)濟性原則
會計電算化系統(tǒng)通常采用計算機程序和組織制度控制相結(jié)合的綜合控制方法，建立自己的內(nèi)部控制體系。在確定采用哪一種控制方法時，除了考慮控制的有效性外，還必須考慮采取措施的經(jīng)濟性，真正做到以最小的成本達到最大的效果。
三、會計電算化管理制度的設(shè)計內(nèi)容
根據(jù)會計電算化系統(tǒng)的有關(guān)法令、法規(guī)和制度的規(guī)定，結(jié)合計算機系統(tǒng)的工作特點，一般來說，會計電算化系統(tǒng)應(yīng)從以下幾個方面建立嚴格的會計控制制度。
（一）電算化崗位責(zé)任制度的設(shè)計
根據(jù)財政部制定的《會計電算化工作規(guī)范》及對本單位管理核算的要求，應(yīng)建立相應(yīng)的崗位責(zé)任制，明確其相應(yīng)崗位職責(zé)，做到事事有人管、人人有專責(zé)、辦事有要求、工作有檢查。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和會計電算化崗位。
1、基本會計崗位與手工方式下的會計工作崗位設(shè)置基本一致，一般可分為會計機構(gòu)負責(zé)人或會計主管人員、出納、財產(chǎn)物資核算、成本費用核算、資金核算、財務(wù)成果核算、工資核算、往來核算、稽核、總賬報表、檔案管理等崗位。
2、會計電算化工作崗位，一般可分為電算化主管、系統(tǒng)管理員、軟件操作員、審核記賬員、會計檔案管理員、電算化審查員、數(shù)據(jù)分析員、系統(tǒng)維護員。
3、會計工作崗位設(shè)置可一人一崗、一人多崗或多人一崗，但應(yīng)符合內(nèi)部牽制制度。
（二）電算化操作管理制度的設(shè)計
在制定操作管理制度時，應(yīng)注重對軟件缺乏技術(shù)控制或技術(shù)控制不足之處做出必要的制度規(guī)定，以彌補技術(shù)控制的不足。主要包括以下內(nèi)容：
1、建立嚴格的職責(zé)分工，對不相容的職責(zé)進行分離。如系統(tǒng)的維護開發(fā)人員與系統(tǒng)日常操作人員及現(xiàn)金保管等三類人員的職責(zé)應(yīng)嚴格分離，不得兼任；電算化主管和系統(tǒng)管理員不得一人兼任；系統(tǒng)操作人員中憑證的錄入和憑證的審核必須分離。
2、每個操作人員通過口令或密碼的設(shè)置來標明自己的身份，并且只能擁有其分工范圍內(nèi)的操作權(quán)限，操作人員的口令或密碼應(yīng)經(jīng)常更換并對他人保密。
3、建立嚴格的操作時序性控制制度，并制定必要的上機記錄制度。
（三）軟件安全控制制度的設(shè)計
軟件是計算機系統(tǒng)的重要組成部分。對軟件特別是應(yīng)用軟件的控制，應(yīng)從軟件的開發(fā)階段就加以控制，并使這種控制貫穿于整個軟件的使用過程。軟件的安全控制主要有:
1、開發(fā)設(shè)計過程的控制
會計電算化系統(tǒng)的大量工作是由計算機在程序的控制下集中自動完成的，大量的內(nèi)部控制措施也是采用計算機技術(shù)通過程序來實現(xiàn)的。對于自主開發(fā)的會計軟件，必須保證程序設(shè)計按照會計法、會計準則和會計制度進行，促使開發(fā)人員在系統(tǒng)中設(shè)計必要的內(nèi)部控制措施、數(shù)據(jù)跟蹤功能，甚至專為審計服務(wù)的程序段和標準數(shù)據(jù)輸出功能。
2、會計軟件安全保密的控制
機內(nèi)運行的程序文件必須進行加密處理或者采取其他保密措施，防止程序被非法篡改。使用時還應(yīng)定期檢查運行中的會計軟件的完整性、可靠性，以保證軟件的正常工作。
3、修改會計軟件的控制
對于自主開發(fā)的會計軟件有時需要進行修改或功能擴展，會計軟件的修改必須經(jīng)過審批，在財務(wù)主管的組織監(jiān)督下實施，修改后的軟件必須經(jīng)過嚴格的測試，并形成必要的文檔資料存檔保管。
(四) 計算機軟件和硬件管理制度的設(shè)計
制訂必要的計算機軟件、硬件管理制度，是保證會計電算化系統(tǒng)有一個良好的工作環(huán)境，使計算機設(shè)備正常運轉(zhuǎn)和會計軟件安全保密的需要，這些制度主要有以下幾方面：
1、軟件維護管理制度
系統(tǒng)軟件維護具體包括：檢查計算機軟硬件系統(tǒng)，并作好檢查記錄；在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時，隨時作好適應(yīng)性維護工作；在系統(tǒng)運行過程中發(fā)生異常應(yīng)盡快恢復(fù)系統(tǒng)的正常運行，如發(fā)生無法解決的故障應(yīng)及時與硬件的供應(yīng)商和軟件的技術(shù)人員聯(lián)系，以便妥善處理。
2、硬件維護管理制度
系統(tǒng)硬件維護對象主要包括：電源、顯示器、打印機、掃描儀、光盤刻錄機、磁盤機、磁帶機、軟盤驅(qū)動機、鍵盤、鼠標等等。硬件的維護工作很大程度上依賴于該硬件最初的選購上，正常使用后維護工作量小而簡單,可以劃入機房管理工作范圍中。
3、機房設(shè)備安全和計算機正常運轉(zhuǎn)管理制度
計算機硬件設(shè)計制造中采用了大量的控制技術(shù)以保證計算機數(shù)據(jù)處理的可靠、準確和安全。在會計電算化系統(tǒng)的使用上更具有實際意義的是，制定保證計算機設(shè)備正常運轉(zhuǎn)的管理制度，從而使硬件的各種控制充分發(fā)揮作用。
⑴規(guī)定機房禁止的行為，以維護機房的正常工作秩序。建立這一制度的目的是為了防止可能發(fā)生的人為因素對計算機系統(tǒng)的損害。
⑵建立對機房設(shè)備進行經(jīng)常性檢查和定期維護保養(yǎng)制度。建立這一制度的目的是為了保證計算機及其輔助設(shè)備處于正常工作狀態(tài)，以避免可能發(fā)生的自然因素對計算機系統(tǒng)的損害。
⑶制訂硬件故障發(fā)生時的應(yīng)急措施，一旦出現(xiàn)硬件故障可以及時排除或防止進一步擴大。
4、病毒管理制度
根據(jù)病毒的特點和侵害過程，防范計算機病毒的主要措施有兩個：即預(yù)防病毒傳染計算機系統(tǒng)和防止病毒對計算機系統(tǒng)的破壞。具體包括:
⑴ 對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置“防火墻”、 安裝防毒軟件卡或防毒程序，以防止病毒感染和保障系統(tǒng)的安全運行。
⑵ 經(jīng)常對計算機的硬盤和軟盤進行病毒檢測，不在計算機上使用帶病毒的軟盤、光盤、磁帶等磁介質(zhì)（以下簡稱為軟盤），不在帶有病毒的計算機上使用系統(tǒng)盤。
⑶ 禁止在計算機上使用來歷不明、情況不明的軟件，凡不需要寫入的系統(tǒng)盤都應(yīng)處于寫保護狀態(tài)，制定使用備份軟盤制度。
⑷ 進行重要工作的計算機應(yīng)該專機專用，專盤專用。絕對禁止在機器上玩游戲。
必須注意的是，重要程序和數(shù)據(jù)文件一定要多做幾份備份，這是防止病毒危害最簡單而有效的措施。
（五）會計數(shù)據(jù)管理制度的設(shè)計
會計電算化系統(tǒng)中，會計數(shù)據(jù)的管理是保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全和可靠的重要方面。數(shù)據(jù)管理的主要工作是數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)和數(shù)據(jù)維護，其中數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)是數(shù)據(jù)管理的最主要內(nèi)容。
1、數(shù)據(jù)備份管理
數(shù)據(jù)備份功能是用來備份系統(tǒng)初始設(shè)置和系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理數(shù)據(jù)及有關(guān)自動上機記錄等重要數(shù)據(jù)。對于單機系統(tǒng)，凡是具有數(shù)據(jù)輸入或系統(tǒng)設(shè)置權(quán)限的人員都應(yīng)該有數(shù)據(jù)備份權(quán)；對于網(wǎng)絡(luò)或多終端系統(tǒng)，應(yīng)設(shè)專人負責(zé)備份。每次備份都應(yīng)該在軟盤標簽上寫明備份的時間及責(zé)任人，以免恢復(fù)機內(nèi)數(shù)據(jù)時發(fā)生錯誤，備份的軟盤應(yīng)保留到下次系統(tǒng)運行時為止。
2、數(shù)據(jù)恢復(fù)管理
數(shù)據(jù)恢復(fù)是指將軟盤上記錄的會計數(shù)據(jù)拷貝到計算機的硬盤上。一般在硬盤數(shù)據(jù)被破壞或需要查詢已從機內(nèi)刪除的往年數(shù)據(jù)時，才使用恢復(fù)操作。恢復(fù)功能非常重要，操作不當(dāng)容易錯把硬盤中最新數(shù)據(jù)變成軟盤上的舊數(shù)據(jù)，因此應(yīng)該限定專人負責(zé)這項操作。
（六）會計檔案管理制度的設(shè)計
在會計電算化條件下，增加了大量的磁介質(zhì)和系統(tǒng)開發(fā)、維護等檔案工作。因此應(yīng)建立嚴格的控制措施，以保障檔案資料的安全。這些措施包括：
1、對會計電算化檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作。重要會計檔案應(yīng)準備雙份，存放在不同的地點。
2、裝有完整的會計核算軟件的軟盤及文檔應(yīng)交會計檔案資料保管員保存。會計檔案?r
3、采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復(fù)制。防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。
4、會計軟件原程序和文檔資料必須嚴格保管，借閱應(yīng)登記，并嚴格控制借閱范圍。一般情況下，系統(tǒng)的操作使用人員無權(quán)借閱。
5、按《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定制定和實施相關(guān)文檔存檔、保管期限及期滿銷毀的手續(xù)制度。
計算機在數(shù)據(jù)處理方面無與倫比的特性使之逐漸取代了手工與機械數(shù)據(jù)處理，它的引入不可避免地給傳統(tǒng)會計工作帶來如會計方法、會計理論體系、數(shù)據(jù)處理方式、數(shù)據(jù)處理流程等方面的變革，針對這些變革，依據(jù)財政部制定的有關(guān)法令、法規(guī)和制度，結(jié)合會計電算化系統(tǒng)的工作特點和企業(yè)所使用的會計軟件的基本特性，制定適合本單位的會計電算化系統(tǒng)的管理制度勢在必行，使實現(xiàn)電算化后的會計部門職能和作用得到充分的發(fā)揮，從而促進會計工作的規(guī)范化，進一步提高會計工作的質(zhì)量，用最小的消耗取得最大的效益，為科學(xué)管理現(xiàn)代化工作奠定基礎(chǔ)，保證國民經(jīng)濟持續(xù)、穩(wěn)定、協(xié)調(diào)地發(fā)展。
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