【摘要】銷售過程的內部會計控制制度的設計，要講究前瞻性地發現問題、預防錯誤和持續改善。文中將銷售過程分為事前、事中、事后三部分，并就每一部分設定內控制度的關鍵點，以盡可能地消除浪費和利用生產能力來增加收入。
一、內部控制制度的涵義和作用
將內部控制的內容和方法用文字或流程圖的形式作出具體規定，并付諸實施，連續執行，即制度化，這就是所指的內部控制制度。內部控制制度的內容、種類、方式是由內部控制決定的。內部控制制度是單位管理制度的重要組成部分，就像一個人的神經系統，它包含作為雙向傳導系統的整個組織，并為適應特定組織的需要而獨特地加以設計的。也就是說，每個單位的內部控制制度是為滿足該單位的組織、業務和管理目標的需要而設計的，它應當包括與保護資產安全、確保各種信息資料可靠、有利于領導決策、促進貫徹管理方針、提高工作效率和經濟效益有關的內部管理控制。它的主要任務是控制單位內部的一切經濟業務活動，使之都能嚴格按照計劃規定的預期目標進行，以保證完成計劃任務，提高經營效率。最直接的目標是防止差錯和舞弊行為。具體地說，有效的內部控制制度應起到以下幾個方面的作用：
（一）保證單位的一切業務活動都能按其計劃目標進行，及時發現和糾正偏離目標的行為。
（二）保證國家的財經政策、法令制度得到貫徹執行，以便及時發現、查明和處理問題。因為內部控制制度確定了各部門遵紀守法的責任制度，還有遵紀守法的檢查制度。
（三）保證會計資料和其他業務資料真實可靠。通過授權控制，對經營單位的業務處理是否合理，憑證是否有效，記錄是否完整、正確，根據內部控制制度可進行必要的稽核檢查。
（四）堵塞漏洞，保證財產安全完整，防止或減少損失浪費，防止和查明貪污盜竊行為。因為已有不相容職務分離和職務輪換制、定期盤點制以及加強保管，限制擅自接觸等制度予以保證。
（五）保證各種核算質量，提供有用的會計信息和管理信息。各種核算通過有關人員的處理、復核和核對以及檢查，可以提供可靠有效的信息；同時，信息的采用還要經過篩選和加工。現代企業“經營管理的成功與否在很大程度上取決于有關信息交流的數量、質量和頻率”。
（六）保證工作效率的提高。實行內部控制制度，使各種工作符合程 序化、規范化的要求，以避免混亂現象。
（七）有利于提高人員素質。制度的制約功能可以使工作人員增強責任心，不斷提高辦事能力。
只有建立良好的內控制度才能夠健全企業的運行機制，增強企業自我控制、自我協調的能力，才能夠使企業在激烈的市場競爭中取得競爭優勢已成為人們的共識。因此，財政部依照 企業內部控制的基本原則——相互牽制原則、成本效益原則、崗位責任原則、協調配合原則、系統網絡原則頒發了《內部會計控制基本規范》以及《內部會計控制規范——銷售與收款》等政策法規 。按照企業的經濟業務流程來分，內控可以分為以下四個循環：銷售與收款循環，購貨與付款循環，生產循環，籌資與投資循環。其中銷售與收款是企業實現利潤、貨幣化企業價值的重要環節，只有企業實現了商品到資金的轉化，才能不斷增強自身實力，提高企業競爭力，并實現企業股東的最終目的——獲得經濟利益。在此，本文就銷售環節的內控制度進行分析。
二、銷售過程的內控制度
銷售在企業業務處理中所占的比重是十分巨大的，在內部控制制度比較健全的企業，處理銷售業務通常需要許多憑證和會計記錄，同時其業務活動也十分繁多。參照財政部頒發的《內部會計控制基本規范》以及《內部會計控制規范——銷售與收款》等政策法規，企業銷售過程的內控應主要從以下幾方面著手：
（一）必須要明確實施銷售過程內控制度的目的，也就是說要達到的目標。只有目標明確才會有的放矢，才有可能建立正確、嚴謹的內控制度。企業建立健全內控制度的最終目的簡單來說就是實現企業價值的最大化。而銷售過程內控制度作為企業內控制度整體的一個重要組成部分，在服從上述總體目標的同時還需對其做出細化，即實現銷售收入的真實合理性、產品的完全完整性、銷售折扣的適度性、銷售和退回的合理正確性、貨款的及時足額收回。
（二）在明確了目標之后具體需要做的就是做好充分的準備工作、制定詳細的內控制度。在這里筆者把銷售的內控分為事前、事中、事后控制。
1. 事前控制
這是一個重要的準備階段，在此階段內控的關鍵點主要有：
（1）適當的職務分離。適當的職務分離有助于形成內部牽制，防止各種有意或無意錯誤的發生。在此，企業主要應做到以下幾點：企業應當將辦理銷售、發貨、收款三項業務的部門或崗位分別設立；信用管理崗位與銷售業務崗位的分離；從事銷售與收款業務的人員進行崗位輪換，銷售崗位與接觸銷售現款的崗位相分離，享有應收票據的取得和貼現的批準的崗位與票據管理崗位相分離。
（2）銷售預算管理。良好的銷售預算管理能使企業的銷售費用規劃妥當，既不會使企業由于經費不足而無法對客戶信用狀況、產品適銷狀態等銷售環境作充分的調查而影響生產銷售；也不會使銷售經費使用無度，造成浪費，從而影響企業利潤。
（3）充分的客戶信用資料。在現代市場經濟條件下，信用銷售方式已不可避免的成為了企業的主要銷售方式，而由此產生的應收賬款的回收就顯得尤為重要了。
（4）正確嚴格的授權審批。銷售內部控制從以下三個關鍵點上審批程序：一是在銷貨發生之前賒銷經過正當審批；二是非正當審批貨物不得發出；三是價格，包括原價、運費、折扣等，必須經過審批。通過這三個關鍵點，可以很容易地測試出審批方面內部控制的效果。
在銷售的事前控制環節中，職務分離、處理訂單和信息批準是關鍵。由獨立于銷售部門的信用管理部門對賒銷業務嚴格把關，形成內部牽制，可防止銷售部門片面追求銷售業績而忽視經濟利益的回流；而對于信用管理部門的內部牽制則可由銷售部門、會計部門及企業定期、不定期地通過內部檢查完成。企業事先制定的授權審批制度，應同時傳送給銷售部門、會計部門等相關部門。這樣，銷售人員就可以根據授權審批制度在提交賒銷申請前就先自行審查，否決掉那些不符合條件的賒銷客戶。這種方式既可以節約工作成本，又可以使銷售部門要求主管經理組織相關人員對那些符合審批條件而信用管理部門不予審批的單位進行進一步審議；而會計部門在開具銷售發票時也可以據此審核信用管理部門核準的賒銷申請單是否合乎規定。 2.事中控制
從簽銷售合同至貨款收回之前這段時間相應的控制措施稱為事中控制。這個階段的控制工作仍主要由以上三個部門：信用管理部門、會計部門以及銷售部門完成。具體的內控關鍵點有：
（1）監督銷售合同的簽署。批準銷售部門的賒銷申請后，信用管理部門應派出專人匯同銷售人員與客戶簽署銷售合同。合同中需詳細注明產品的銷售價格、信用政策、還款方式、還款期限等；也可由信用管理部門向合同管理部門詳細列明上述信用條件，并要求其將這些信用條件在合同中注明，最后由合同管理部門會同銷售人員簽署賒銷合同。簽署合同時，應盡量爭取采用票據信用方式，如商業承兌匯票、銀行承兌匯票，以求更加安全可靠。
（2）充分的憑證和記錄。每個公司交易、處理和記錄等制度都各有其特點，因此，也許很難評價其各項手續的設計是否足以使控制發揮最大作用，然而，只有具備充分的記賬手續，才可能實現其他各項控制目標。如.憑證的預先編號。對憑證預先編號，旨在防止銷售商品以后忘記向顧客開出賬單或登記入賬，也防止重復開出賬單或重復記賬。當然，如果對憑證的編號不做清點，預先編號就無多大意義。
（3）客戶信用資料的動態收集。信用管理部門應對賒銷客戶的資料進行動態管理，隨時關注對方的相關信息。一旦賒銷客戶經營狀況等出現異常并有可能危及到本企業賬款的順利回收時，信用管理部門應及時書面告知會計部門，由會計部門負責督促相關銷售人員催收賬款（會計部門督促可以保證“政令統一”，防止“多頭命令”造成銷售人員無所適從，部門之間拖沓扯皮）。在事中控制中，信用管理部門還應該根據會計部門提供的財務分析數據，從本企業實際情況出發相應調整原先的信用政策，調減或調增信用額度，以適應企業現實發展的需要。
（4）每月寄出對賬單。由不負責現金出納和銷貨及應收賬款記賬的人員每月向顧客寄發對賬單，能促使顧客在發現余額不正確后及時做出說明，因而是一項有用的控制。對客戶提出的異議要及時查明原因，做出相應調整；根據信用管理部門提供的信息督促相關銷售人員提前催收賬款，避免發生壞賬損失。會計部門還應對本企業的財務狀況、應收賬款等實時或定期進行分析，為信用管理部門制定新的賒銷政策提供依據。
3.事后控制
事后控制包括賒銷合同到期時款項的收回控制以及款項到期由于各種原因無法收回而形成壞賬損失的處理。其內控制度的關鍵點包括：
（1）款項的催收。賒銷合同到期時，會計部門應書面通知相關銷售人員進行款項催收。對于順利收回的款項應及時入賬；對于逾期未收回的款項，會計部門應及時報告給企業有關部門進行審查，以確定是否確認為壞賬。如果確認為壞賬損失，應做出相應的賬務處理，在賬面上核銷該筆應收賬款。但信用管理部門和相關銷售人員還應繼續關注賒銷客戶的情況，一旦發現其財務狀況好轉，有了還款可能性，應及時通知會計部門并加以催收；會計部門也應對已注銷的壞賬進行備查登記，并加強監督，如仍舊定期寄送函證，以防止相關人員私自收回壞賬并據為己有。
（2）事后歸責。壞賬產生后，相關機構應該及時查找出壞賬產生的原因，明確相關責任人及部門，并做出相應的處理。如果是由于對方經營狀況惡化等造成壞賬，而這種變化又在事先可以預測出，則應追究信用管理部門的責任；如果信用管理部門已將該情況書面告知了會計部門，而會計部門卻沒有及時督促相關人員加以催收，則應追究會計部門的責任；如果會計人員已履行了督收職責，而銷售人員卻未能全力催收造成壞賬，則應追究銷售人員的責任。如果早在銷售形成之前，信用部門就已調查出該企業不符合本企業的銷售條件，但卻未對賒銷申請提出否定意見，這種情況造成的壞賬則應追究信用部門的責任；如果信用部門已在賒銷申請上提出反對意見，而最后該申請卻被批準，最終造成壞賬，此時我們應就該追究相關決策人的責任。審查機構除了根據公司制度對相關責任人進行處罰外，還應在績效考核部門備案，以備年終綜合考核員工業績，實現獎懲分明，真正做到業績與工資獎金掛鉤，從而優化企業人力資源狀況。
（3）積累經驗調整政策。信用管理部門應根據賬款回收情況相應調整原先的信用政策，對逾期不歸還賬款的賒銷客戶應調減或取消它的信用額度。
在該事后控制環節中，最重要的一點就是應收賬款的催收與收回，同時這個關鍵點也可以說是賒銷實現的最后也是最關鍵的一步。
三、操作時應注意的問題
（一）企業一定要根據自身特點盡量將相關履行職責的記錄完整化，在強化內部控制制度方面發揮作用。這種作用主要是運用各種手段和方法測試企業內部控制系統的健全性、遵循性、科學性，進而評價控制系統的健全程度，查明各項控制措施是否真實地存在于管理系統中，是否完全并認真得到遵守。
（二）評價內部控制是否發揮應有的制約與控制作用，是否取得應有的管理效果。只有這樣，才能保證企業經營目標的實現。同時，通過內部控制的檢查分析可以及時發現經營管理中的薄弱環節和漏洞，及早提醒經營管理者采取措施加以改進，起到標本兼治，防患于未然的作用。
（三）企業應定期或不定期的派出獨立的專門人員對銷售環節內部控制制度的執行情況進行檢查評價，對其中的薄弱環節應及時加以糾正、完善。
（四）公司治理是實現企業目標和價值的有效途徑，而公司治理過程在履行其職能時的有效性，在很大程度上取決于公司的道德文化建設。因此，現代公司應積極創立企業文化，構筑公司道德氛圍。
內部控制在這個過程中的作用主要體現在：（1）通過開展各種形式的內部控制，提出相應審計建議，促使被審計人遵紀守法，遵守職業規范和社會公德；（2）通過一系列的內部測評工作協助管理層建立起一整套企業道德規范；（3）定期評價公司良好道德文化建設的效果。
總之，現代內部控制制度是世界各國成功企業普遍采用的內部管理制度。隨著我國現代企業制度建立的步伐不斷加快，企業內部控制的重要性也更加突出地體現出來，其力度不斷加大，職能不斷完善，作用更加明顯。在市場經濟競爭日益激烈的今日，更顯示出有效性和必要性。
