【摘要】筆者著重介紹了會計電算化實施方法的主要內(nèi)容，闡明了實施方法中四個循環(huán)漸進的實施階段，在各個階段中要分別完成、達到不同的工作任務(wù)來開展實施工作，以達到企業(yè)預期的效果。
企業(yè)發(fā)展會計電算化主要有兩個目的：一是提高勞動效率，滿足企業(yè)內(nèi)部和社會上有關(guān)管理部門對會計信息的管理要求；二是通過電算化的具體實施，為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益。因此，為了使會計人員有充足的時間和精力去關(guān)心會計工作在企業(yè)管理領(lǐng)域中的作用，為企業(yè)創(chuàng)造社會和經(jīng)濟效益，不少企業(yè)砸下重金購買國內(nèi)外軟件，甚至高薪聘請所謂的人才，來做這個項目以達到目的。但是，結(jié)果總是失望大于期望!電算化所帶來的效益甚微，其失敗的原因各種各樣，但有一條卻是至關(guān)重要的，那就是沒有系統(tǒng)地運用會計電算化實施方法來引領(lǐng)、指導這個項目系統(tǒng)的實施，使企業(yè)需求與軟件功能有機結(jié)合起來發(fā)揮其最大效用，造成需求與軟件系統(tǒng)的偏差，導致項目失敗或達不到預期的效果。
因此，不能認為購買了軟件、安裝了設(shè)備，電算化就算是搞起來了。目前，很多優(yōu)秀的會計核算軟件都提供了相當多的功能供用戶選擇，因此在實施會計電算化之前，應(yīng)充分考慮可能發(fā)生的問題和可能產(chǎn)生的各種管理要求，作好詳盡、細致的準備工作。更為重要的是要掌握且熟練運用電算化項目實施方法，能夠有效處理實施過程中出現(xiàn)的種種問題，避免 “出錯——改正”的實施途徑。
一、會計電算化實施方法主要的內(nèi)容及其達成的工作任務(wù)
（一）會計電算化實施方法的主要內(nèi)容
1.項目準備
項目準備是任何項目必須首先解決的問題即為項目實施做好相應(yīng)的準備工作，主要是針對項目人員、項目計劃和項目有關(guān)初始約定的一系列相關(guān)活動。主要任務(wù)是根據(jù)項目方案和企業(yè)情況，解決項目做到什么、做什么、如何做和誰來做的問題。主要包括項目啟動和方案制訂方面的內(nèi)容。
（１）項目啟動。項目啟動主要是在項目開始前，對企業(yè)電算化項目進行的前期準備工作。主要包括項目立項分析、企業(yè)方項目組織和顧問方項目組織的建立、項目前期文檔分析、企業(yè)背景研究、與企業(yè)交流項目組織要求和項目公約，并開展項目啟動交流。
（２）方案制訂。項目方案制訂是在項目啟動后，對企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、管理基礎(chǔ)、人力資源管理體系與日常業(yè)務(wù)處理等進行的調(diào)研活動，是確定項目實施的方案，建立該項目的實施過程與實施順序和總體性的、階段性的實施計劃。項目實施計劃是項目實施的指南。
2.藍圖設(shè)計
藍圖設(shè)計是國際通用的一種企業(yè)建模方法，是用一種企業(yè)可以理解的方式來說明復雜的過程，它是一種清晰而又簡單的描述方法，只用少量不同的符號，以集合的方式進行組織，定義了什么人必須在什么時候、采用什么方法去做什么事情，這種描述方法使得非專業(yè)人員也可以理解復雜的業(yè)務(wù)過程。
藍圖設(shè)計是實施過程中關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。藍圖定義的過程就是企業(yè)將自身業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)化為新系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的過程。在這個轉(zhuǎn)化過程中，勢必會遇到很大的阻力，甚至會出現(xiàn)相當大的沖突。因此，必須給予相當?shù)闹匾暎捎眠m當?shù)牟呗裕ＷC項目總體目標的實現(xiàn)。
通過對現(xiàn)行業(yè)務(wù)及其流程的整理，一方面可以理清企業(yè)自身的管理流程；另一方面可以使實施顧問獲得業(yè)務(wù)規(guī)范化調(diào)整的基礎(chǔ)信息和軟件客戶化需求的初步信息，為規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)管理、使軟件標準化和規(guī)范化、實施下一步藍圖打下堅實而可靠的基礎(chǔ)。
確切地說，企業(yè)藍圖設(shè)計可由標準培訓、業(yè)務(wù)匹配和藍圖確認三個部分組成。
（１）標準培訓。標準培訓是對企業(yè)項目小組及業(yè)務(wù)骨干進行基于系統(tǒng)標準處理業(yè)務(wù)及流程的培訓，使企業(yè)理解和認識系統(tǒng)的管理思想及流程，為下一步企業(yè)對系統(tǒng)與企業(yè)自身業(yè)務(wù)的結(jié)合打好基礎(chǔ)。
（２）業(yè)務(wù)匹配。業(yè)務(wù)匹配是指對業(yè)務(wù)流程方案進行測試的過程。企業(yè)先在顧問的指導下整理業(yè)務(wù)流程，然后通過建立有企業(yè)業(yè)務(wù)處理特征的業(yè)務(wù)仿真系統(tǒng)環(huán)境模擬實現(xiàn)業(yè)務(wù)匹配，從而確定企業(yè)實際業(yè)務(wù)的處理規(guī)范，并且驗證前期流程的可行性，確保系統(tǒng)或設(shè)計可以滿足流程管理所需要，確保企業(yè)主要業(yè)務(wù)流程能夠在系統(tǒng)中實現(xiàn)。
（３）藍圖確認。企業(yè)經(jīng)過業(yè)務(wù)匹配，其應(yīng)用所涉及的部門范圍、功能范圍會被明確地界定出來，其業(yè)務(wù)流程會被清晰地確定。在此基礎(chǔ)之上，可以明確應(yīng)用信息化系統(tǒng)所需要的靜態(tài)數(shù)據(jù)準備范圍、靜態(tài)數(shù)據(jù)的準備口徑，信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)參數(shù)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的項目字典等系統(tǒng)應(yīng)用配置管理等也可以明確。
可以此為基礎(chǔ)，建立起新的系統(tǒng)業(yè)務(wù)應(yīng)用框架、業(yè)務(wù)運行業(yè)務(wù)規(guī)程、數(shù)據(jù)準備方案、系統(tǒng)上線方案、客戶化方案等一系列企業(yè)系統(tǒng)應(yīng)用的策略和方針，建立起企業(yè)整體應(yīng)用的系統(tǒng)框架。
（二）系統(tǒng)實現(xiàn)
通過前面幾個階段工作的或串行或并行，系統(tǒng)開始在企業(yè)中發(fā)揮作用。而初始化工作是系統(tǒng)開始運行的必要技術(shù)條件，企業(yè)在開始使用新的系統(tǒng)時，要注意數(shù)據(jù)的準備是否齊全、培訓是否足夠、知識的傳遞鏈在企業(yè)內(nèi)部是否已經(jīng)建立以及每個系統(tǒng)業(yè)務(wù)的相關(guān)人員是否明白：他在什么時候什么地方使用什么方法去做他應(yīng)該做或能做到的事。在此階段，企業(yè)必須在顧問的指導下制訂并通過階段性的運行調(diào)整，然后固化下來。
為此，系統(tǒng)實現(xiàn)包括三個方面的內(nèi)容：基礎(chǔ)資料準備、最終用戶培訓和系統(tǒng)上線。
１.基礎(chǔ)資料準備
基礎(chǔ)資料準備就是為企業(yè)電算化項目實施的系統(tǒng)上線做數(shù)據(jù)方面的準備。具體來講，基礎(chǔ)資料準備需要為系統(tǒng)上線準備出符合系統(tǒng)運行要求所必需的靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，如會計科目、物料、工藝路線及產(chǎn)品物料清單等。
２.最終用戶培訓
最終用戶培訓就是對企業(yè)系統(tǒng)基礎(chǔ)資料準備后應(yīng)用系統(tǒng)的一線操作人員進行的培訓，該培訓包括的內(nèi)容主要有應(yīng)用信息化系統(tǒng)后的業(yè)務(wù)培訓和軟件操作技能培訓。
３.系統(tǒng)上線
系統(tǒng)上線主要依據(jù)藍圖設(shè)計階段的規(guī)劃以及系統(tǒng)上線準備計劃，將企業(yè)現(xiàn)行數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)切換到正式的系統(tǒng)中，實現(xiàn)企業(yè)靜態(tài)數(shù)據(jù)、動態(tài)數(shù)據(jù)的切換以及企業(yè)業(yè)務(wù)的正常運行。此時，如果出現(xiàn)藍圖設(shè)計的業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)及業(yè)務(wù)不對應(yīng)致使流程無法順利運行的情況，可以根據(jù)業(yè)務(wù)運行情況對流程進行調(diào)整，以保證整個系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。
（三）驗收交付
既然系統(tǒng)實施的過程是一個項目管理的對象，那它必然和所有的項目一樣，有開始也有結(jié)束。對于系統(tǒng)實施這樣的項目來說，驗收交付不是僅僅發(fā)生在某個具體時點的事，它其實貫穿于系統(tǒng)實施的始終。只有讓系統(tǒng)實施的這個項目在適當?shù)臅r候通過驗收，企業(yè)才有持續(xù)改善的基礎(chǔ)。也就是說，項目驗收不只是過去的結(jié)束，更是未來的開始。
驗收交付是對在項目實施周期內(nèi)已完成的實施成果進行總結(jié)，并確認雙方所做的合同項目實施工作已達到的項目實施目標。通過驗收交付階段后，表明合同項目實施完成，并可投入使用。
（四）會計電算化實施方法的主要任務(wù)
實施方法的四個主要內(nèi)容實際上是四個循環(huán)漸進的實施階段，在各個階段中要分別完成、達到不同的工作任務(wù)，來開展實施工作，以達到企業(yè)預期的效果。
1.項目準備階段
項目分析，顧問收集企業(yè)資料，包括：合同、項目調(diào)研報告項目解決方案等，做到心中有數(shù)；建立雙方項目組織（通常包括項目實施指導委員會、項目實施小組、業(yè)務(wù)職能實施小組等）；項目現(xiàn)場實施調(diào)研；明確和具體化項目實施需求后，確定實施方案；確定項目實施整體計劃。
2.在藍圖設(shè)計階段
（１）選派合適的老師擔任不同級別的培訓任務(wù)。對管理層的培訓必須選派熟悉業(yè)務(wù)和管理的顧問；對操作員的培訓則必須由熟悉產(chǎn)品的顧問來做，系統(tǒng)管理員的培訓教師則必須熟悉系統(tǒng)配置方法。
（２）顧問組織以企業(yè)負責人、中層管理干部、業(yè)務(wù)骨干等熟知業(yè)務(wù)的人員為組織隊伍，指導該隊伍準備業(yè)務(wù)仿真系統(tǒng)的靜態(tài)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及仿真運行的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，并按業(yè)務(wù)流程解決方案進行業(yè)務(wù)流程的原型測試。在每一個步驟中都要由測試人員進行原型測試和確認，不符合的流程要及時進行調(diào)整，修改業(yè)務(wù)解決方案。
（３）建立起新系統(tǒng)業(yè)務(wù)規(guī)程、制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)準備方案、系統(tǒng)上線方案。同時，就系統(tǒng)的實際應(yīng)用制定最終用戶培訓方案，對培訓內(nèi)容、方式、范圍、人員以及培訓結(jié)果的考核等都做出相關(guān)的指定。
3.系統(tǒng)實現(xiàn)階段
（１）顧問依據(jù)企業(yè)內(nèi)的應(yīng)用范圍及涉及的部門跨度，讓企業(yè)內(nèi)相應(yīng)的人員參與進來，共同討論并協(xié)商解決靜態(tài)數(shù)據(jù)編碼一致性或名稱等在理解上存在差異的情況；最終確定企業(yè)靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼規(guī)則；指導企業(yè)組織安排相關(guān)人員進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集準備工作。
（２）實施顧問給企業(yè)準備必要的培訓資料，包括培訓的標準課件和新業(yè)務(wù)操作規(guī)程。但最終用戶的操作培訓一定要由企業(yè)項目組成員來完成；最終用戶培訓后，應(yīng)組織嚴格的考試，確保讓合格的應(yīng)用人員操作電算化系統(tǒng)。
（３）按計劃正確、及時完成系統(tǒng)相關(guān)的設(shè)置工作，指導企業(yè)系統(tǒng)上線工作。
4.驗收交付階段
項目總結(jié)，完成項目總結(jié)報告。報告包括幾個方面：項目實施背景、項目實施的主要目標、系統(tǒng)應(yīng)用的產(chǎn)品和模塊、項目實施應(yīng)用范圍和項目實施成果概述。
二、會計電算化實施方法可以規(guī)避的風險
（一）缺乏控制的風險
項目實施范圍界定不清、缺乏控制，造成項目實施過程中范圍無限擴大，使項目失控陷入泥潭，無法收尾；沒有制訂出有效的項目整體實施策略與方法，在實施過程中缺乏整體的實施指導思想，造成項目無法達成既定目標。通過建立項目組織、制定總體實施方法、策略等工作內(nèi)容可使上述風險得到避免。
（二）業(yè)務(wù)需求關(guān)注點過大的風險
業(yè)務(wù)需求關(guān)注點應(yīng)是在項目實施周期內(nèi)可以解決或基本可以解決的業(yè)務(wù)需求，也就是要突出、確定在項目實施周期內(nèi)的實施重點，避免關(guān)注業(yè)務(wù)需求的細節(jié)及軟件功能完美性。
（三）會計電算化人才缺乏的風險
在項目啟動初期，就已經(jīng)物色好相關(guān)人員并做針對性的培養(yǎng)，使其在項目實施過程中及將來項目的應(yīng)用中發(fā)揮引領(lǐng)作用。同時，通過標準培訓、最終用戶培訓等一系列的培訓，確保讓合格的應(yīng)用人員操作電算化系統(tǒng)，對電算化系統(tǒng)上線后的正常運用起了很大的作用。
（四）推倒重做的風險
只有對企業(yè)的業(yè)務(wù)和管理有充分的理解和認識，制訂的業(yè)務(wù)解決方案才不會脫離企業(yè)實際，避免了達不到預期的效果以至實施工作推倒重做的結(jié)果，并且可以減少上線準備的工作量、系統(tǒng)上線的難度等等。
三、會計電算化實施方法注意事項
（一）實施方法的原則
1.指導性原則
實施方法是項目實施工作的指南，是幫助顧問形成良好工作習慣和風格的工具，是確保項目按目標、按計劃順利進展的策略和方法。
2.計劃性原則
“凡事預則立，不預則廢”。項目實施過程的任何工作都要在計劃的指導下進行，雙方取得一致意見并嚴格遵照執(zhí)行。只有這樣才能分清責任，保證項目進展。
3.規(guī)范性原則
“沒有規(guī)矩，不成方圓”，嚴謹、規(guī)范地按照實施方法原則的要求進行實施工作，是實施顧問專業(yè)化的前提條件。
（二）確保實施方法的貫徹執(zhí)行，需要通力合作
項目實施是一項集體合作進行的工程，需要企業(yè)與顧問緊密結(jié)合、通力合作。只有這樣，才能有效地做好系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)準備和系統(tǒng)切換等各項工作，實現(xiàn)知識與技能的轉(zhuǎn)移，為企業(yè)培養(yǎng)懂得經(jīng)營管理并掌握現(xiàn)代管理手段的骨干人才；才能保證專業(yè)的項目管理服務(wù)，確保企業(yè)會計電算化項目實施后系統(tǒng)的成功應(yīng)用。
因此，運用成熟的會計電算化實施方法，能規(guī)范實施組織及雙方的責任、權(quán)利和行動規(guī)范，提供實施工具、項目管理規(guī)范等涉及實施流程全方位的內(nèi)容，并以此為指導向企業(yè)提供高效可靠的實施服務(wù)。而且，它有效降低了實施風險、縮短了實施周期、保證了實施質(zhì)量，最大限度地保障了系統(tǒng)實施的成功率。
