傳統的財務核算軟件只能從事諸如登記憑證、記賬、結帳、編制報表等核算工作,它實現了財務數據的自動化和無紙化。然而,企業的決策層更加需要知道經營業績時序變動及成因、資產結構是否合理、利潤來源基礎是否鞏固等等這些重要的財務結果。而這些恰恰是傳統的財務核算軟件力所不能及的,這就形成了重要的決策性問題只能靠財務人員的個人經驗和能力進行分析判斷的局面。
中小企業都在面臨越來越大的經營壓力,這種經營壓力一方面是來自于市場需求的壓力,一方面是來自于競爭對手的壓力。所以企業要提高市場競爭中的生存能力并獲得長遠發展,必須在經營決策方面提高決策的速度和準確度。而財務數據是企業經營數據的全面反應,因此在財務管理系統的基礎上,建立財務決策持系統,是非常必要的。
一、企業財務決策系統的構成
一個企業財務的決策系統一般由五個要素構成:
1、決策者。決策者是決策的主體。它可以是一個人,也可以是一個集團——決策機構。關系團體利益的決策,逐步從個人決策轉為集團決策。逐步從高度集中的決策轉變為多層次的分散決策。
2、決策對象。決策對象是決策的客體,即決策想要解決的問題。構成決策對象的只能是決策者的行為可以施加影響的系統。決策者的意志不能改變的東西不能成為決策對象。例如企業的銷售決策、成本決策、融資決策等等都可以作為財務決策系統的決策對象。
3、信息。信息包括企業內部功能的信息,以及企業外部環境的狀態和發展變化的信息。例如企業日常經營的憑證就是信息的構建基礎。決策時,保持信息的真實性和正確性是至關重要的。大部分決策錯誤都與信息失真有關。
4、決策的理論和方法。決策的理論和方法包括決策的一般模式、預測方法、定量分析和定性分析技術、決策方法論、數學和計算機應用等。有了正確的信息,只是具備了科學決策的前提。并不等于就有了科學的結論。決策者還需要科學的理論指導,并運用恰當的方法來分析、推理和判斷,才能找出好的方案。
5、決策結果。決策結果是指通過決策過程形成的、指導人的行為的行動方案。企業決策的結果通常要采用語言、文字、圖表等明顯的形式來表達。
二、企業財務決策系統的技術和實現
下面介紹一種適合廣大中小企業實際情況,功能全面但又比較經濟的實現途徑。
1、建立決策模型。建立決策模型就是根據企業自身的需要,對決策的對象進行事先定義。如財務經理要分析銷售費用的變化和變化原因,則可能從本公司不同產品、不同銷售地區、不同時間序列、不同費用類型四個角度觀察銷售費用的變化,而對于指標的分析,又可能要觀察銷售總費用和單位產品的銷售費用。所有這些維度和指標的定義都要存入用戶定義的語義模型中,以便于用戶重復使用和修改。
2、OLAP分析。決策模型定義完以后,需要將其展現給用戶,以完成最終的決策。這要求用戶建立自己的語義解釋器,通過該解釋器,把長期以來存儲在財務系統中的數據按照事先的定義格式提取出來,并以OLAP報表的形式加以展現,使用戶對要查看的數據一目了然,在OLAP引擎的支持下,用戶可以對查詢的數據集進行上卷、下鉆、旋轉、切片和切塊操作,從而完成整個決策過程。
3、決策結果的輸出。雖然不同角度的數據比較最為確切,但用戶還需要更為直觀的形式,那就是圖形表達,通過把現有的OLAP報表轉化為圖形,并在圖形之上允許進行OLAP報表的各種操作,創建更有吸引力的人機交互界面。
4、系統的實現。要實現以上1-3的功能,有各種不同的途徑,其成本也不同。下面介紹一種最為經濟簡便的方法。
中小企業的財務數據量一般不是很大,因此可以通過一些現有的桌面系統實現上述功能。如微軟Office2000中Microsoft Query 和Microsoft Excel結合使用就可滿足用戶的要求。前者可輔助用戶建立查詢模型,而后者則起到語義解釋器和OLAP報表的作用。借助于Microsoft Query,通過各種數據借口,用戶可以定義需要查詢的數據并將其存儲。然后把查詢的數據集導入Excel,在Excel中使用數據透視表完成OLAP報表的各種功能,數據透視表允許用戶靈活定義報表的維度、計算字段屬性,是決策分析的理想之選。
三、企業財務決策系統的作用
1、企業領導人經營決策助手。企業領導人是企業的靈魂和舵手,隨著業務規模的擴大和提高,企業經營狀況越來越需要企業領導人的定性和定量的把握,企業基本經營狀況是需要通過財務報表分析實現的,而很多企業領導人并非財務出身,或沒有財務背景,因此對財務報表解讀是有困難的,只能通過財務負責人報上來的分析報告了解,而財務負責人的財務分析水平參差不齊,分析報告質量和時效可能不能滿足要求。如何才能做到隨時了解企業經營狀況,非財務專業人士也能輕松解讀財務報表呢?企業財務決策系統由于使用簡易,無需很深專業知識,系統在1分鐘甚至幾秒鐘內即可生成圖文并茂的經營財務分析報告,企業領導人如果配備掌握這套系統,就將擁有一個客觀忠誠能干的經營財務專家助手。 2、企業財務決策系統是提高財務人員進行分析工作的有力武器,財務負責人財務分析的難點主要有以下幾點:
(1)整理分析對象。一般要進行縱向分析,需要至少兩期報表數據(主要指資產負債表、損益表、現金流量表),往往會收集三期數據,可能需要整理成EXCEL格式或其它格式,對三期數據收集整理需要時間。
(2)尋找參照標準。為了準確得出企業在行業中的位置,與競爭對手比較優勢與劣勢,需要搜集行業標準或競爭對手標準,這無疑會耗費一定人力與時間。
(3)分析要求全面。通過對主要財務報表的分析,應能全面診斷企業經營狀況,提供決策建議。全面診斷,是通過全面分析得出的。基于三張報表全面分析,應該從獲利、償債、營運、資本結構、資產結構、收入、成本費用、利潤、現金流量、風險、成長等方面逐塊剖析,每一塊的分析,應該有指標、有圖形、有文字結合在一起,圖文并茂的展現。這會耗去財務分析人員、財務經理或財務總監的很長時間,一天、兩天、一周甚至更長時間。
(4)指標計算繁雜。全面分析,可能涉及上百個分析指標,每個指標不僅要計算當年結果,還要計算去年(兩期數據)結果、前年結果(三期數據)乃至更早結果(依據搜集數據而定),計算的工作量就已經很大了。
(5)經營狀況診斷邏輯復雜。分析的目的不是為了展現指標和圖形,而是診斷財務狀況、經營成果和現金獲取能力,為企業下一步經營決策提供專業支持。根據上百個指標計算結果縱比(自身不同期間比較)和橫比(和行業標準比較),依據職業判斷,得出診斷意見,提供相應決策建議。由于數據不同,結論就不同,這需要分析人員、財務經理或財務總監精力高度集中,根據科學財務分析理論和豐富分析經驗,消耗大量時間才能分析完畢。
由于存在上述難題,財務分析報告的撰寫是件費時費力的工作。如果建立一套有效運行的財務決策系統,則可充分利用專家模型和計算機高效準確的計算能力,使財務主管幾天才能完成的分析工作在幾分鐘內即可實現,極大的解放了財務主管,提高了財務管理效率,規范了財務報告格式和內容。
綜上所述,中小企業建立財務決策系統,一方面有利于企業提高市場競爭力,使得自身在激烈的市場競爭中立于不敗之地;同時可以幫助企業提高內部的管理能力和決策能力,使得企業的經營效率大大提高。從以上角度看,建立財務決策系統的投入產出比是很高的,財務決策系統必將受到越來越多中小企業的歡迎。
