【摘要】 在日常財務管理工作中,財務人員經常被要求提供各種財務數據及其分析。實際應用中,會計人員經常應用Excel電子表格解決各種問題,它既可編程對數據進行簡單處理,也可調用函數或引用第三方開發的控件來進行各種復雜的業務處理。文章為此具體探討了Excel在會計工作中的應用。
【關鍵詞】 Excel 會計工作 賬簿 函數
隨著社會經濟和計算機技術的不斷發展,企業會計信息化成為必然趨勢。但是許多中小企業目前仍然拒絕使用財務軟件,沒有實現會計信息化。究其原因,主要是財務軟件的“高級化”很難應付形形色色的中小企業的業務需要。另外,軟件購置和維護開支較高,也是不可忽視的問題。是否能夠利用一種通俗易懂的計算機軟件工具來處理中小企業的會計業務成為了必須。Excel電子表格軟件是Office軟件組的核心應用程序之一,它功能強大,操作簡單,適用范圍廣,普遍應用于報表處理、數學運算、工程計算、財務處理、統計分析、圖表制作等各個方面。因此,可以利用該軟件實現對會計數據的分析。
一、Excel在會計工作應用中的優缺點
1、優點
(1)使用方便,用戶參與程度高。Excel賬務處理系統沒有使用復雜的程序代碼,除了Excel自帶函數的調用有些難度外,其他地方都是日常電子表格應用,由于制作界面、內容都是開放式的,用戶可以輕松上手,門檻很低,即使是初學計算機的人也能很快掌握。(2)是開發快速。Excel可以撇開制作界面這道工序,它有現成的功能,再借助簡單易學的VBA,可很快開發完成;(3)維護簡單。軟件的開發并不是一步到位,還要不斷維護。不管是專門的財務軟件遷是用編程語占自己研究開發的小軟件 需要軟件工程師來維護,而Excel借助于簡單易學的VBA就可以進行維護。(4)合理進行報表進整理。模板在設置過程中,或報表在編制過程中,經常要發生修改,這就會使報表的文件顯得很大。在Excel中,可以在報表格式或模板設計好后,把單張的報表另存到一個地方。這樣就使文件變小,運行起來也快多了。(5)合理使用函數。Excel提供了豐富的函數,正確使用函數,不僅可以保證數字的準確,而且可以提高工作效率。(6)成本低廉。Excel賬務處理系統的功能基本能滿足中小企業日常會計業務處理的需要,但源文件是開放性的,可以自由使用修改,系統對軟硬平臺的要求很低,企業實現會計信息化只須很少的軟硬件投入即可。
2、缺點
(1)功能較少。由于Excel自身條件的制約,Excel賬務處理系統的功能較少,只能處理一些常見業務,對于大型企業復雜的業務處理顯得力不從心,因此,它僅適合中小企業使用。(2)專業維護較為困難。雖然源文件是開放性的,操作簡單,維護方便,但對一些計算機應用基礎較弱中小企業及其會計人員來說,沒有技術人員的維護。在出現變化時很容易陷入困境,因此,Excel賬務處理系統適合有一定計算機應用能力的中小企業會計人員使用。
二、Excel在會計工作中的應用措施
1、賬簿的登記
設置賬簿是為了把企業多而分散的會計憑證加以歸類整理,以便管理。企業的賬簿主要有現金日記賬、銀行存款日記賬、總分類賬及明細分類賬,企業賬簿的填制方法都很相似,下面就以現金日記賬為例來加以說明,現金日記賬是根據收、付款憑證按經濟業務發生的先后順序逐日逐筆進行登記的,用EXCEL來登記現金日記賬時,只要按日期的先后順序從收、付款憑證中把相關內容復制到現金日記賬中即可,由于EXCEL不能復制形狀不同的區域,所以我們要把收、付款憑證中的相關區域設置得和現金日記賬中的相關區域一致,即要復制的單元格個數和目標單元格個數應一致。啟動Excel后,自動生成一個名為bookl的工作簿,在工作簿中默認有三個工作表sheetl、sheet2、sheet3,用戶可以根據需要增減,我們可以把bookl重命名為“XX賬簿”,把工作表重命名為“付款憑證”、“收款憑證”、“轉賬憑證”、“銀行存款日記賬”、“試算平衡表”、“損益表”等。這樣,一個工作簿就相當于一個賬簿,各工作表就是該賬簿的相關內容。
2、數據的保護
在財務工作中,除了財務工作人員外,其他人是不能修改財務數據的,怎樣才能避免非財務人員對數據的修改呢? EXCEL提供了多級數據保護功能,通過這些功能,你可以設置工作簿的打開權限、工作表中的數據或工作薄的結構進行加密保護,防止別人查看或更改數據,設置打開權限的步驟為:(1)單擊“文件”菜單中的“保存”或“另存為”命令。(2)單擊“工具”菜單上的”常規選項”。(3)在“打開權限密碼”編輯框中,鍵入密碼,在“重新輸入密碼”編輯框中重新鍵人密碼,然后單擊“確定”按鈕。(4)單擊“保存”按鈕。(5)如果有回應提示,單擊“是”按鈕,用打開的工作簿替換現有工作簿。 3、數據的共享
會計工作是按照嚴格的崗位責任制來進行的,在財會機構內部合理分工,使每一項會計工作都由專人負責,這時必然要面臨如何把這些由專人負責的分散數據合并到一個統一的工作薄上,與及追蹤各項數據是由何人在何時編輯填制的問題。具體實現方法如下:(1)由綜合會計組的財會人員建立一個定制的工作薄(即賬本),里面設計好各分會計組所需的相關工作表(即賬頁)框架。(2)將該工作薄設置為共享工作薄。這一步驟為后繼操作做好準備,是實現數據合并和追蹤數據來源的前提,設置共享工作簿的步驟為單擊“工具”菜單,選擇“共享工作簿”命令,然后單擊“編輯”選項卡,“選擇”允許多用戶同時編輯,同時允許“工作簿合并”復選框,然后單擊”確定”,出現提示時,保存工作簿。
三、Excel在會計工作中的應用實例
1、會計數據計算
某企業要開辦一分公司,估計需要人民幣100000元的投資,并預算今后5年的凈收益分別為20000、25000、30000、35000、40000元,要求計算該投資項目的內部收益率。打開Excel,在A1-A6單元格中分別輸入-100000、20000、25000、30000、35000、40000。然后把光標移到A7單元格中,點擊工具欄中的。“fx”函數按鈕,在彈出的對話框中選擇函數IRR,再點擊確定,就會彈出內部收益率(IRR)計算對話框,在Values框中輸入A1:A6 后,我們要的計算結果——內部收益率(IRR)即可顯示出來,其最后結果為0.134531083,四舍五入后為13.45%。
2、輔助決策分析
某工廠生產中需要某種原料,該原料可通過外購和自制兩種方式取得。決定外購成本的因素主要有:外購單價和所需數量;決定自制成本的因素則有:追加的自制成本、單位材料費用、單位變動費用、所需數量。打開Excel,在A1:A9分別輸入“所需數量、單價、外購成本總計、追加的固定資產、單位材料、單位人工、間接費用、自制成本總計”作欄目,B3=B1-kB2,B8=B6+(B7+B8+B91-kB1),B9=IF(B4>B10)。最后,利用得到的數據繪制出適當的曲線,這樣用戶就可以很輕松的獲取有關的決策信息了。而且,當某些變量的值發生變化時,用戶可以直接調整表中的數據得到相關的結論。
總之,Excel已被成功地應用到會計工作中,不僅解決了會計核算本身問題,更加方便了人們對會計數據的進一步利用。相信Excel的充分利用與推廣必將會對中國的經濟管理水平的提升起到促進作用,使中國的會計電算化工作有可能進入與國際水平相當的發展階段。
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