一、往來賬款管理存在的共性問題
(一)往來賬款賬務處理不規范
有些財務人員在進行日常賬務處理時,未嚴格按照會計準則規定的科目核算內容進行經濟業務核算和分類。主要表現在:應計入應付賬款的業務誤計入其他應付款;同一客戶的預收、應收不分業務隨意對沖后余額記賬;在會計憑證摘要僅僅注明“清賬”二字,甚至無摘要,人為地造成往來賬目的混亂。
(二)利用虛擬財務賬戶結算
創建和使用虛擬賬戶已經成為企業特殊賬務處理的一種常用方法。目前使用虛擬賬戶主要有兩方面的用途,一是滿足大量一次性往來單位的業務需求;二是根據內部管理的特殊需要,歸集部分項目的前期核算。客觀地講,虛擬賬戶的存在滿足了企業財務管理的特殊需求,但同時出現的問題是這些虛擬賬戶由于使用人員較多、業務繁雜,缺乏有效的監管意識和手段,隨著組織機構的調整和人員變遷,導致部分掛在虛擬賬戶的往來賬款變成了呆賬。
(三)利用往來賬戶處理預提、待攤性質費用
按照新企業會計準則,除某些特定費用計入長期待攤費用核算外,企業在生產經營過程中產生的符合國家規定的待攤、預提性質的費用,除發生時根據相關業務形成的結果分別計入相關項目外,一般是通過往來科目暫時掛賬。這就給日常管理帶來了困難。一方面這部分費用的實際結算時間、結算金額不確定,存在一定的差異;另一方面會計憑證歸檔后,只能依靠臺帳對預估或者是真實發票入賬的費用進行甄別。
(四)往來賬款未得到有效地監控及定期清理
一般而言,企業都比較重視債權管理,但是對債務的監管,往往不甚重視而導致管理不全面,使一些名存實亡的往來款項長期掛賬,該付出的不付出,該收的不收,對無法支付債務不作會計處理,這些都極易造成往來科目的混亂,嚴重擾亂了往來賬款的規范管理。
(五)供應商和客戶分割管理,缺乏有機聯系
現代企業往往存在多種經營行為,某些企業就會具備既是客戶又是供應商,或者提供采購業務、修理性勞務多重業務。而在企業中,銷售、采購、維修業務一般都是由不同的業務部門負責,相應的經濟業務處理投射到財務上,也是分離的,由此就產生了一個新的問題,如何實現從企業整體的層面上來對客戶、供應商進行綜合管理。
(六)往來款項函證未得到有效利用
主要表現有兩個方面:一是重視對賬形式,輕視對帳效果。因為涉及主體較多,單據傳遞存在時差性,并且往來賬款多數不影響敏感指標,因此在沒有強制性的約束下,函證工作得不到重視,使其流于形式;二是重債權、輕債務。在日常工作中,對于債權的核對,企業往往非常積極。
二、加強往來款項管理的主要對策
(一)構建企業層級的往來單位管理組織
組成跨部門的協調小組,聯合銷售、采購、維修、財務等各個相關部門,對企業的客戶和供應商兩大體系進行整合,甄別具有綜合業務的往來單位,并在企業信息系統中建立數據關聯。由協調小組定期召開例會,處理并協調需要跨部門合作的往來單位事務,比如變更維護、債務抵消,獎懲行為等等,并由協調小組指定專門人員將各類往來單位信息及時發布在企業的信息門戶網站上,為業務決策提供有利的指引,有效降低企業經營風險。
(二)建立、健全往來賬款制度建設體系
結合企業內部控制、經營管理、財務管理、審計監管等方面的規定,形成一體化往來賬款管理制度。包含信用控制、業務管理、賬務核算和監督、清收清欠、壞賬處置、獎懲考核。促使在企業內部形成往來賬款的立體管理,督促各相關部門嚴格履行各自的職責,消除原來各個業務部門各自為政,分割管理所產生的弊端。
(三)建立往來賬款管理考核體系,強化考核監督
改變企業管理層對往來賬款管理的重視程度,把往來管理作為財務管理和業務管理的重點,并對相關管理部門履行職責的效果進行考核評價。通過考核評價能有效的提高業務部門和財務部門管理上的協調性。促使上游的業務部門及時傳遞單據,重視日常管理。出現長期掛賬項目時,積極配合財務部門做好追溯調查,及時采取措施。在降低企業資金占用成本同時,維護好企業的商業信用。
(四)加強往來賬款相關業務培訓,提高相關人員工作能力
采取多種交叉培訓方式,提高相關管理人員的素質。在做好專業范圍內培訓同時,進行交叉培訓,對業務人員傳遞相關的財務知識、規章制度;對財務人員傳遞相關的業務知識、業務規定。使多方能夠在互相理解整體業務流程的基礎上,相互配合。在做到不相容崗位分離,加強內部控制的同時,盡可能減少因溝通不暢引起的不必要損失。
(五)加強會計基礎規范建設,嚴格按照國家有關規定進行會計核算
首先,加強財務人員的繼續教育和培訓工作,提高職業判斷能力,確保嚴格按《會計基礎工作規范》、《企業會計準則》、《會計法》等國家相關規定執行會計核算,準確反映經濟業務的實質內容。這里面包含了三點:一是不但需要選擇正確的往來科目進行帳務處理,還要保證帳務處理的規范性。應該選擇應付賬款的,不能隨意通過其他應付款核算;應該選擇清賬的,不能隨意掛反方向新項目;應該在摘要上詳細注明內容的,不能僅使用“付款”、“清賬”等含糊字句。二是盡量做好準確核算,減少使用虛擬賬戶,對其使用進行明確的規定,并加強考核,嚴格杜絕濫用賬戶,長期不清的現象。三是對于一定需要會計估計的業務,財務人員要與業務部門加強溝通,提高估計的準確性和科學性,拒絕濫用會計估計調節利潤的行為。
(六)加強會計監督,定時定期清理往來賬款
一是企業的財務部門應主動履行會計監督責任和權力。采用賬齡分析等方法,核對清理往來賬款,并及時反饋給業務部門。二是對長期掛賬項目,及時與業務部門溝通,督促他們進行追查并反饋結果。對于符合轉銷條件的,及時進行帳務處理;對于存在業務糾紛的,督促業務部門盡早加以解決。三是財務人員應對函證工作提高重視,對于出現的差異認真分析,確保帳務核算準確、真實。四是嚴格按照國家有關的規定,做好會計人員前后任交接工作,保證帳務處理和會計監管的延續性。
(七)借助各種有效的監管手段,提高往來賬款管理效果
往來賬款的流轉過程涵蓋了企業絕大多數的業務流程,數量巨大,又因為它既與收入、成本有關,又與潛盈、潛虧相連,同時也可能隱藏有各類管理問題。因此成為各種內外審計和國家相關部門檢查的重點。企業應以正確態度面對各類監管,借助契機,提高往來賬款管理的效率和效果,對于會計處理方式上的差異,可以與監管人員積極溝通,深入探討,共同尋找合理正確的處理方式;對于會計估計的差異,可以檢查原有估計依據,判斷是否有更加準確的結果;而對于其他可能存在的管理問題,進行內部自查,杜絕舞弊等違法行為的出現,從而全面提高企業的綜合管理水平。
