一、ERP管理信息系統的概念
ERP是企業實現管理信息集成共享,提高綜合管理水平,增強核心競爭力,以信息化手段改造傳統產業的一套現代管理信息化應用系統。
ERP是Enterprise Resource Planning的縮寫,可以翻譯成“企業資源計劃”,ERP就是將企業所有資源進行整合集成管理,簡單的說是將企業的三大流:物流,資金流,信息流進行全面一體化管理的管理信息系統。隨著企業對人力資源管理重視的加強,也已經有越來越多的ERP廠商將人力資源管理納入了ERP系統的一個重要組成部分。
ERP最初是由美國加特納公司(Gartner Group Inc.)在20世紀90年代提出的,當時ERP概念只是根據計算機技術的供應鏈管理,推論各類制造業在信息時代管理信息系統的發展趨勢和變革。隨著ERP實踐的發展,至今已有了更深的內涵。它除了傳統的制造、供銷、財務功能外,增加了支持物料流通體系的運輸管理、倉庫管理、支持客戶關系管理、在線分析處理、實時準確地掌握市場需求的脈搏;支持生產保障體系的質量管理、實驗室管理、設備維修和備品備件管理;支持跨國經營的多國家地區、多工廠、多語種、多幣制需求;支持多種生產類型或混合型制造企業,匯合了離散型生產、流水作業生產和流程型生產的特點;支持遠程通信、電子數據交換,還支持企業資本運行和投資管理、各種法規及標準管理等。
“應用導向”是ERP的出發點和歸宿點,ERP系統的全部意義就在于企業管理信息的集成應用。ERP管理信息系統在實現企業管理信息集成共享,加快市場運行速度,減少業務過程的無效環節,保持供求關系平衡,降低生產營運成本,提高人員綜合素質,加強企業核心競爭力,實現企業供應鏈管理等方面均已取得了一定的成效,但ERP系統的應用本身就是企業面臨的一項全新的管理工作,在許多制造業企業實施ERP管理系統的過程中還存在著許多誤區與問題。
二、制造業企業實施ERP管理信息系統的問題
(一)對系統的選型缺乏長遠性考慮
在ERP系統的選擇時,只局限于企業目前發展的狀況,或某一部門的局部業務狀況,而缺乏對公司長遠發展業務規劃的考慮,缺乏對企業整體業務發展的支持。這樣選擇的系統即使眼前實施完成了,日后也往往難以支撐公司日益發展的大部分核心業務,甚至過幾年就會隨著公司的發展而被淘汰。
(二)對ERP系統的實施過于理論化
在實施ERP時定義的目標非常符合管理理論,甚至是極其先進的管理思想,希望通過ERP系統進行灌輸,達到一個較為理想的目標;甚至直接選擇目前國外最先進企業所使用的已經成熟的系統,但選擇的系統、采用的方法與實際企業運行狀況脫節,不考慮企業運營中的實際業務情況,用過于理想化的方案指導系統實施。造成系統實施后,真實數據無法得到,表面上看系統實施完成了,有了數據,但經過處理后的數據卻多數是無效的,這樣的ERP最終成了擺設。
(三)業務實施規劃分析混亂
在許多繁雜的業務環節中,不能夠區分出主要部分、次要部分;先上哪些部分,后上哪些部分;哪些部分應該集成,哪些部分可以分階段實施;要不然同時大規模實施,要不然只是以某個業務環節的部分進行實施,而忽略了企業自身發展中最迫切的需要,忽略了在ERP實施中企業的人員因素、運營流程因素、業務集成度因素,介入運營業務時的難易因素,使用人員對系統的信任等方面的問題。
(四)對ERP系統的實施理想化,急于求成
一些企業認為ERP是萬能的,希望將原來手工操作管理及業務上的缺陷通過ERP來改變,因此急于求成,希望在短期內完成系統的實施,認為只要上了ERP馬上就可以將原來業務上不能解決的問題全部利用計算機系統解決了,以為可以將ERP系統作為企業運營管理的全權代理。
(五)將ERP看作簡單人工流程的復制
將ERP系統的實施看作了簡單人工流程的復制,而不根據ERP系統實施進行組織機構的調整和業務,流程的重組。 ERP系統作為數據庫管理信息系統的重要應用,系統中的業務流程既要符合國際、國家的相關法律和規定, 又要有嚴密的數據邏輯關聯關系,同時要滿足企業核心業務處理的支撐需要。簡單人工流程的復制,不但難以發揮出系統的運營優點,比如實現數據的共享、保持數據一致性,業務處理的集成和簡化,還會造成業務處理冗余,甚至將手工處理業務中的漏洞和弊端帶入系統中。
(六)數據信息不準確規范
ERP是一種集成的管理信息系統,要進行大量的數據信息處理,這就要求數據必須有統一的標準,同時要做到準確無誤。但目前一些企業在實施ERP時對先期數據準備不足,后期又沒有做到及時補充,使企業的各項基礎數據不完整、不準確,一些數據重復而沒有效率,無法實現數據之間的關聯性,系統數據形成信息孤島,難以給 ERP 的實施以及項目完成后的評價工作以有力的支持。
三、制造業企業實施ERP管理信息系統的對策分析
(一)結合企業未來發展規劃選擇系統
系統選型實施前企業要規劃出未來業務發展規模和發展方向,主營業務運行方式,明確系統對企業核心業務支撐處理的重點方面。這樣才能夠選擇合適的、符合未來自身發展規模、適合自身行業和特點的、對企業核心業務能夠起到較好支撐作用的ERP系統,從而在ERP 系統實施后,使企業管理體現出一種“人盡其能, 物盡其用,才盡其職”的管理目標。在ERP系統實施中要將系統和運營業務有機的結合起來,以系統對公司重點業務運營需求的支撐為突破口,通過逐步完善的方式,最終實現ERP系統和企業自身共同發展的目標。
(二)結合中國國情、企業特征選擇系統
國外有許多好的管理軟件,也有許多成功的實踐經驗,但有些經驗拿到中國來后并不適用,一些企業就是勉強使用了效果也不理想。究其原因,主要是中國的企業管理水平和現狀很難與國外軟件的標準管理模式相融合。因此企業在選擇ERP管理軟件的時候必須充分考慮中國國情,根據企業的實際情況選用適于本企業發展的管理軟件,并要求軟件公司根據企業的需要進行修改,而后通過試運行檢驗軟件的可行性,針對發生的問題隨時進行完善。
(三)分清主次,分階段實施
ERP系統是一套借助于計算機網絡運行的先進的管理信息系統。不同行業、不同規模的企業,所選ERP系統的架構大小有所不同,實施規模有所不同、重點處理業務方向也有所不同。既要考慮企業今后長遠發展,又要分析找出企業近期最迫切需要解決的問題。而對企業可以通過ERP系統解決的問題,也應分清輕重緩急,分階段實施,制定出總體目標和階段目標。
(四)客觀正確認識ERP管理信息系統
ERP系統只是在企業現代化管理中所運用的一種高級工具及手段,并不能全權代替現實的企業管理。而且,ERP系統的實施是一項長期而復雜的工作,實施ERP的企業不能苛求一步到位、快速完成。因為ERP系統的安裝首先需要先期的調研、規劃、設計,由設計人員對項目的范圍、成本和時間框架進行構想和評估;其次是中期的數據錄入、調配,企業要將大量的數據轉換到新的系統中,在這一過程中,設計管理人員還要針對出現的問題對軟件進行修改,以達到最適合企業的需求狀態;另外在系統完成之前還要先使用虛擬數據對其進行測試,以便整個系統能夠良性運轉。這些工作每一項都需要很長的時間,而且在正式運行后還會隨著企業、市場的變化而逐步調整。
(五)進行合理的流程優化再造
企業流程重組的實質應包括:以顧客需求為中心,符合企業經營目標和發展戰略,并對企業經營過程、組織管理模式和運行機制進行根本重新考慮;圍繞著企業經營戰略,對企業經營過程進行根本性的反省和徹底的再設計;應該是利用信息技術及人與組織管理技術使企業績效產生巨大提高。因此在系統實施時,要將業務流程和系統流程相結合,進行合理的流程優化再造。企業實行信息化建設,流程調整是必需的,不作業務流程優化的企業,ERP最終會失敗,就算勉強使用系統, 也只不過是形成了一些信息孤島。ERP 中的信息實現了最小冗余和最大共享, 傳統需要幾步或幾個部門完成的工作,可能在 ERP 中一次就可以完成。ERP 軟件模塊雖然按功能劃分,但是每個模塊中的應用程序并不限定在某個部門使用。這樣,企業就有可能和必要在業務流程和組織機構方面加以調整和變革,實行流程再造。
(六)準確、規范數據信息
ERP系統是一種數據信息集成的大型管理系統,數據是系統得以良性運轉的基礎,因此準確、規范的企業基礎數據對于 ERP 系統的實施非常重要。ERP的數據信息可以分為動態信息和靜態信息,其中物料與產品信息、能力信息、財務信息、供需方信息、倉庫與貨位信息等為靜態信息,庫存信息、需求信息等為動態信息,動態信息一般在建立產品信息之后建立,而有些靜態信息本來就是企業的基礎工作,在系統實施前就可以著手準備。但是一些數據信息可能會與現在企業管理所使用的信息有一定的差別,需要進行改正加工,有的則需要分析后才能確定,因此規范準確的數據將會給企業帶來相當大的工作量,但這卻是實現信息集成,使ERP信息系統得以順利實施的首要條件。
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