一、前言
內部會計控制對企業來說十分重要,其不但可以改善企業的會計信息質量,還可以加強企業防范風險的意識,規范企業的經營管理活動,提高企業的經營效率,保護企業的資產。近年來,隨著我國經濟的飛速發展,我國中小企業在國民經濟中的地位和作用日益顯著。但由于中小企業自身的特點,如所有權與經營權未分離,組織結構簡單,業務性質比較單一等,普遍存在著管理基礎薄弱,內部會計控制缺失或失效等問題,進而影響中小企業的經濟效益,阻礙中小企業的發展壯大,甚至影響其生存。因此研究中小企業內部會計控制問題,使得內部會計控制能與中小企業自身有機結合,起到有效的作用,是一個具有現實意義的課題。
二、中小企業內部會計控制存在的問題
(一)中小企業員工素質不高
就大多數中小企業而言,在創業期,員工文化素質低,思想素質差,業務知識比較落后。企業領導人的經營管理水平也不高,獨斷專行。隨著中小企業業務發展的需要,從社會上招聘了大量人員。但其中也包括了不少未受過系統教育培訓、缺乏會計基本知識與基本技能的人員,從而造成了企業隊伍整體素質的參差不齊,同時也助長了企業會計信息失真行為的發生,進而給內部會計控制制度的貫徹執行帶來許多隱患。
(二)從內部會計控制的目標來看,在會計信息、資產方面的控制缺乏有效性
①會計信息失真現象普遍存在。
②資產安全完整系數低。
(三)中小企業管理者對企業內部會計控制認識薄弱
(四)中小企業內部會計控制體系不完善
(五)中小企業組織機構設置不合理,內部管理職責不清
(六)用人觀念非常落后
(七)企業文化建設沒有引起足夠重視
(八)缺乏有效的監督機制
三、如何完善中小企業內部會計控制
(一)完善內部控制環境
(1)第一,逐步完善與積極推行中小企業內部會計控制制度,消除制度的盲區,逐步實現有章可依、有章必依,使中小企業的內部會計控制系統步入正常運行的軌道。第二,逐步由制度形成習慣,全體中小企業員工積極主動地遵守各項規章制度,個別違規現象也純屬偶然與意外,即大幅度地減少推行的難度,發揮每一個人的發動機的作用,實現個人目標與組織目標的統一。同時中小企業要摒棄任人唯親的思想,引進關鍵人才。對于財務會計人員,中小企業應實行回避制度,即中小企業高管人員的親屬不得擔任中小企業會計機構負責人、會計主管人員。會計機構負責人、會計主管人員的親屬不得在本中小企業會計機構中擔任出納人員。
(2)中小企業應建立合理、良好的組織機構。良好的組織結構必須以執行工作計劃為使命,并具有清晰的職位“層次順序”、流暢的“意見溝通”管道、有效的“協調”與“合作”體系。所以中小企業應該根據實際情況,在完善《中小企業章程》的同時,參照《中小企業章程》的要求和行業的特點,按照“精干、高效”的原則設置職能部門。明確各主要責任人的權利和義務,明確經營權、監督權的歸屬以及中小企業重大問題決策的表決方式,制定合理的監督辦法和企業收益的分配辦法,形成有效的中小企業治理結構。針對目前中小企業組織機構的缺陷,根據職能的特點,現重新設計組織機構。此結構確立了董事會在內部控制中的核心作用,同時在董事會下設立管理者代表和內審機構,經董事會授權,監督本中小企業的經營運行情況。管理者代表應由各部門經理以外的人員擔任,以便其全身心投入此工作,同時起到獨立監督中高層管理者的作用。同時要將董事會與管理層分開,推行不兼容制度,杜絕決策董事跟總經理交叉任職的現象。考慮到此階段,預算管理對中小企業經營業務活動的重要性,建議建立使預算方案的制定權在董事會,組織實施權在總經理,由財務部、銷售部等部門經理參加的預算管理組織。通過對組織機構的重新劃分與安排,可以為企業規劃,執行、控制和監督經濟活動提供一個合理的框架。
(3)中小企業應重視員工的發展,規范企業文化。首先應對員工進行道德價值觀、專業知識和職能的導向培訓,提高員工素質;其次要給員工物質的保障及可能的成長空間,如建立有效的績效工資制度和考核標準,保證員工工資待遇能隨中小企業的成長也能水漲船高;再次能給員工職位晉升的機會。同時中小企業應堅持企業的經營宗旨,營造良好的企業文化氛圍,為企業建立健全內部會計控制提供環境保證。
(二)加強風險評估
中小企業必須樹立風險意識,針對各個風險控制點,建立有效的風險管理制度,通過風險預警、風險識別、風險評估、風險分析和風險報告等措施,對風險進行全面防范和控制,使企業減少損失增加價值。首先,為了增強中小企業風險意識,中小企業應面向中小企業員工,定期舉辦風險知識培訓班,運用實證或案例分析的方法,分析近期利益和遠期利益的關系,強調內部會計控制的重要性,形成一種人人都重視風險控制、實行風險管理的人文環境。其次,風險管理要以預防為主,即通過增加、補充或規范各內部會計控制環節來減輕可能面臨的風險。再次,中小企業管理人員可設置風險管理機制,適時引進風險分析和評估方法,如戰略管理中的“SWOT”分析法,通過分析和評價企業內部的優勢與劣勢、長處與短處、外界的機會與威脅,制定企業的發展策略與戰略,增強企業抗風險的能力。最后,要善于轉嫁風險,如購買保險等。當然,財務部門應當成為化解風險的第一道防線。財務部要建立財務風險防范系統,通過分析企業會計報表及相關經營資料,利用及時的財務數據,分析出企業將會可能面臨的危機,及產生這些危機的原因,同時及時發現會計控制體系中隱藏的問題和風險,并報告管理當局和其他利益相關者,以便相關人員提前采取措施避免風險發生。總之,企業的風險管理必須貫穿并滲透于企業控制的全過程。此外在必要時中小企業還可以通過借助外部咨詢機構的專業技能對風險進行全面的評估和清理。
(三)完善內部會計控制活動
(1)完善銷售與收款業務的內部會計控制活動。
要加強不相容職務的分離控制,防止舞弊行為的發生。中小企業應當指定專門人員就銷售價格、信用政策、發貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判。談判人員至少有兩人以上,并與訂立合同的人員相分離。銷售談判的全過程應有完整的書面記錄,金額重大的銷售合同的訂立應當征詢法律顧問或法律專家的意見。中小企業應當建立健全銷售合同審批制度,總經理應對銷售價格、信用政策、發貨及收款方式等嚴格把關。要建立客戶檔案和信用等級分析制度,保證中小企業資產的安全。建立賒銷業務的審批制度,同時加強對應收賬款的控制,避免資金的流失。中小企業應派銷售人員根據合同及時催收欠款,對逾期而又久催未回的應收賬款應制定相應措施,對惡意欠款的,可運用法律手段追回欠款。中小企業可建立獎勵機制,催款人員的獎金與催回款項金額掛鉤,以此鼓勵催款人員積極催收欠款,加速企業資金回籠,減少壞賬損失的發生。對于無法收回的應收賬款應及時加以處理。此外,中小企業至少每年要將企業的應收賬款同客戶的應付賬款核對一次,保證應收賬款賬面的準確性。
(2)完善貨幣資金業務的內部會計控制活動。
出納應根據《現金管理條例》的規定,嚴格實行收支兩條線,并將超出庫存限額的現金及時存入銀行,保證現金資產的安全完整。對于因經營需要而不必當日存入銀行的現金收入,應得到會計主管的簽字批準。同時當天不能解入銀行的現金必須單獨列表,注明金額和未解入銀行的理由,以便日后同銀行存款、其他應收賬款相核對。中小企業應派專人對庫存現金進行定期或不定期的盤點,根據清查結果編制現金盤點報告單,填列賬存和實存等情況,以此來保證現金的賬面余額與實有數相符。
每月應由會計去銀行索取對賬單,將對賬單余額與銀行存款日記賬賬面余額對賬,編制銀行存款余額調節表,調節未達賬項,使銀行存款賬面余額與對賬單余額相符,驗證賬面余額的正確性。同時,應建立會計人員之間以及會計與出納之間的輪崗制度,從而使以往日常工作中的差錯和不軌行為容易暴露,消除有些人蓄謀侵占盜用的念頭,減少貨幣資金管理中產生舞弊的可能性。
參考文獻:
[1]COSO, “Enterprise Risk Management-Integrated Framework”, 2004
[2]PCAOB, An Audit of Internal control over Financial Statements, 2004,3
[3] 李曉慧.構建動態調整的內部控制機制——由錦化集團內部盜竊案引發的思考.財務與會計,2008,3
[4] 仇穎.中小企業內部會計控制要遵從“成本效益原則”.中小企業科技,2006,9
