通過對物資采購全過程的監督,加強對物資采購環節的風險管理,為提高企業產品質量和經濟效益提供有力保證。
一、企業防范物資采購風險的主要對策
1.應建立與完善企業內控制度,加強教育,提高素質
應建立與完善內部控制制度與程序,加強對職工尤其是采購業務人員的培訓和教育,不斷增強法律觀念,重視職業道德建設,做到依法辦事,培養企業團隊精神,增強企業內部的風險防范能力,從根本上杜絕合同風險。
2.加強對物資采購招標與簽約監督
(1)檢查物資采購招標是否按照規范的程序進行,是否存在違反規定的行為發生。采購經辦部門和人員是否對供應商進行調查,選擇合格供應商。是否每年對供應商進行一次復審評定。
(2)加強簽約監督。檢查合同條款是否有悖于政策、法律,避免合同因內容違法、當事人主體不合格或超越經營范圍而無效;通過資信調查,切實掌握對方的履約能力;對那些不講效益、舍近求遠、進入情貨等非正常情況嚴格審定;審查合同條款是否齊全、當事人權利義務是否明確、有否以單代約、手續是否具備、簽章是否齊全。
3.加強對物資采購全過程、全方位的監督
全過程的是指從計劃、審批、詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環節的監督。重點是對計劃制定、簽訂合同,質量驗收和結賬付款四個關鍵控制點的監督,以保證不弄虛作假。全方位的監督是指內控審計、財務審計、制度考核三管齊下。
(1)加強對物料需求計劃,物資采購計劃的審計。審查企業采購部門物料需求計劃,物資采購計劃的編制依據是否科學;調查預測是否存在偏離實際的情況;計劃目標與實現目標是否一致;采購數量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質量計劃是否有保證措施。
(2)做好合同鑒證審計
①審查簽訂經濟合同當事人是否具有主體資格,是否具有民事權利能力和行為能力。
②審查經濟合同當事人意思表示是否真實。
③審查經濟合同主要條款是否符合國家的法律和行政法規的要求。
④審查經濟合同主要條款是否完備,文字表述是否準確,合同簽訂是否符合法定程序。通過審計鑒證,可以及時發現和糾正在合同訂立過程中出現的不合理、不合法現象;提請當事人對缺少的必備條款予以補充;對顯失公平的內容予以修改;對利用經濟合同的違法活動予以制止,從而減少和避免經濟合同糾紛的發生。
(3)做好對合同臺帳、合同匯總及信息反饋的審計
當前,合同糾紛日益增多,如果合同丟失,那么在處理時會失去有利的地位而遭受風險。因此,建立合同臺帳、做好合同匯總,運用先進管理手段,向相關部門提供及時準確、真實的反饋信息,也是加強合同管理,控制合同風險的一個重要方面。
(4)加強對物資采購合同執行中的審計
①審查合同的內容和交貨期執行情況,是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄,是否嚴格按合同規定付款。
②審查物資驗收工作執行情況,是否對物資進貨、入庫、發放過程中,都要對物資進行驗收控制。
③對不合格品控制執行情況審計,發現不合格應及時記錄,并采取措施。
④重視對合同履行違約糾紛的處理。合同履行過程中約糾紛客觀存在,若不及時處理,不僅企業的合法權益得不到保護,而且有可能使合同風險嚴重化。 (5)加強對物資采購績效考核的審計
建立合同執行管理的各個環節的考核制度,并加強檢查與考核,把合同規定的采購任務和各項相關工作轉化分解指標和責任,明確規定出工作的數量和質量標準,分解,落實到各有關部門和個人,結合經濟效益進行考核,以盡量避免合同風險的發生。
二、物資采購內部控制實施要點
1.內部控制的初步評價與關鍵控制點主要包括的內容
(1)內部控制的了解與初步評價。通過對公司的基本情況的調查了解,內部審計人員首先需要了解企業的經營情況是否良好;是否屬于合法、正當的經營企業,進一步了解其關于采購付款環節的內部控制程序,考察公司在該方面的內部控制制度,程序設計是否齊全、合理,整個循環是否由清購、訂購、審核、驗收與保管、編制應付憑證、會計處理、付款等環節構成。請購單審核是否符合公司采購計劃,是否經相關主管人員簽字審批等程序后,采購部門根據合同規定的請購單編制連續編號的訂購單并報審核部門審批,訂購單經審核批準后,向供應商發出訂貨要求,(若數額較大)簽訂正式合同,所購貨物運到公司后經過驗收部門負責驗收之后方可入庫,記賬,付款等環節都有相應的憑證和處理手續。內部審計人員認為公司采購付款循環的內部控制較小,可以進行進一步的調查和測試。財會論文網
(2)內部控制關鍵的控制點。從整個循環來看,關鍵的控制點有:采購計劃市批、簽合同、驗收貨物、付款結算的審簽、記賬和對賬、稽核等。針對關鍵控制點設計內部控制調查表,對內部控制設置情況進行調查,其它調查表的設計也同樣針對內部控制設置情況而設計。
2.審計結論與風險評估
通過以上的審查與測試,可以認為采購付款循環所涉及的有關交易與賬戶的相關內部控制是否健全、有效,如果能夠達到公司對該循環業務的控制目的,財務處理符合程序且基本正確無誤,能保證財務報表按正確的會計期間反映企業財務狀況;企業關于該業務循環的內部控制風險水平較低,則可以對內部控制給予較高的信賴。
三、加強企業物資采購內部控制的建議
物資采購是對企業物資采購活動的一種獨立客觀的監督和評價活動,它通過審查和評價經營活動及內部控制的適應性、合法性和有效性來促進企業目標的實現。物資采購是最容易出現問題而又不被重視的環節,同時又是內部審計中最薄弱的“盲區”和難點。在日常實際工作中,重視和強化物資采購的內部控制是十分必要的。
1.加強內部控制的職責和地位
一個有效健全的內部控制體系,可以保證企業各項經濟活動的真實性、合法性和有效性,所以,要使內部審計部門真正成為企業內部有效的監督、管理、咨詢部門,促使企業國企建立一個有效健全的內部控制體系,尤其是確立內部審計在公司治理中的法律地位,國家應為內部審計創造良好的建設、發展環境,樹立內部審計的權威地位,真正讓內部審計成為企業自身發展、加強經營管理的內在需要,充分發揮審計在物資采購中的作用。
2.完善內部控制
由于受托責任的產生,才有了委托者及其他第三方對受托者的審計監督。審計監督是確保受托責任有效履行的手段之一,是一種落實受托責任的控制機制。加強和完善對企業物資采購活動的監督控制,一是可以保證企業資產的保值、增值;二是可以促使受托者千方百計完成受托責任,其中包括建立內部控制,重視內部審計工作。例如,通過加強和完善企業,領導人經濟責任審計,評價企業內部控制制度是否建立、健全,企業經營目標是否實現,企業財務會計及其他信息是否真實可靠,法律法規、財經法紀是否切實得以履行。
3.優化企業內部控制的工作環境
企業內部審計工作環境,可以分為外部環境和內部環境。企業內部審計的外部環境是指企業內部審計所處的特定時間和外部空間的總和。外部環境是所有企業內部審計所面臨的特定的社會條件和物質條件,是任何單一的企業都無能為力改變的環境因素。企業內部審計的內部環境,是指企業內部審計所處的特定的時間和內部空間的總和。相對于企業內部審計的外部環境來說,它屬于微觀環境。
