一、超市采購(gòu)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)
1.采購(gòu)規(guī)模較大,內(nèi)容豐富。連鎖超市出于滿足顧客不同需求,基本上滿足消費(fèi)者進(jìn)入商店后可以購(gòu)齊一切的愿望,連鎖超市采購(gòu)產(chǎn)品范圍很廣,包括食品、日用品、紡織品、服裝、鞋帽、電器等若干項(xiàng)目,并且不同類型商品又包括不同品牌。此外,連鎖超市由于自身規(guī)模大,及采購(gòu)成本的考慮,其在各種產(chǎn)品的采購(gòu)中顯示出巨大的需求和購(gòu)買力。
2.采購(gòu)價(jià)格低廉性要求較高。連鎖超市的產(chǎn)品具有很大的相似性,真正吸引顧客的是相對(duì)低廉的價(jià)格。因此,連鎖超市,一方面完全可以憑借其規(guī)模采購(gòu)對(duì)各種商品的采購(gòu)價(jià)格施加影響;另一方面連鎖超市應(yīng)定期對(duì)各供應(yīng)商提供的采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行比較,在保證質(zhì)量的前證下,盡量選擇低價(jià)格產(chǎn)品的供應(yīng)商,節(jié)省開(kāi)支。
3.采購(gòu)質(zhì)量穩(wěn)定性要求較高。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天,連鎖超市無(wú)一例外地重視企業(yè)自身品牌建設(shè)和顧客口碑傳播的影響,而連鎖超市質(zhì)量穩(wěn)定性如何,是至關(guān)重要的因素。顧客購(gòu)買某一種產(chǎn)品時(shí),由于該產(chǎn)品質(zhì)量不過(guò)關(guān),必然會(huì)影響顧客對(duì)該產(chǎn)品的評(píng)價(jià),甚至?xí)绊懙筋櫩蛯?duì)該超市的整體印象并帶來(lái)失去該顧客的危險(xiǎn)。因此,嚴(yán)把商品的質(zhì)量觀是連鎖超市采購(gòu)中必須重視的問(wèn)題。
4.供應(yīng)商選擇復(fù)雜性。連鎖超市商品的需求雖然有一定的穩(wěn)定性,但也并不是一成不變的。當(dāng)顧客出現(xiàn)新的需求時(shí),為滿足顧客的需求,連鎖超市就可能不得不面臨新的供應(yīng)商的選擇問(wèn)題。此外,連鎖超市有時(shí)考慮到成本等因素,也會(huì)考慮選擇新的供應(yīng)商。但是由于對(duì)新的供應(yīng)商的了解甚少,就會(huì)面臨產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求等風(fēng)險(xiǎn)。因此,在選擇新的供應(yīng)商時(shí)要集體討論決定,避免考慮不周,而且要對(duì)新供應(yīng)商的商品進(jìn)行試銷期考驗(yàn),讓其經(jīng)過(guò)顧客的檢驗(yàn)。
由于連鎖超市具有的這些特點(diǎn)對(duì)其采購(gòu)流程產(chǎn)生了明顯的影響,也使得其內(nèi)部控制具有自己的特點(diǎn)。
二、關(guān)鍵控制點(diǎn)及具體控制措施
連鎖超市采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制流程如上圖所示,為實(shí)現(xiàn)降低企業(yè)成本、優(yōu)化商品結(jié)構(gòu)和及時(shí)補(bǔ)充貨物的目標(biāo),對(duì)上述流程中采購(gòu)申請(qǐng)、確定供應(yīng)商、實(shí)施采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)等幾個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)采取相應(yīng)的控制措施就能基本達(dá)到要求。具體分析如下:
1.采購(gòu)申請(qǐng)。連鎖超市應(yīng)該根據(jù)顧客的需求量及庫(kù)存量綜合考慮需采購(gòu)量,采購(gòu)過(guò)多會(huì)造成產(chǎn)品積壓、影響收益;而采購(gòu)不足,則不能滿足顧客需求,若長(zhǎng)期出現(xiàn)此狀況有可能影響企業(yè)的聲譽(yù)。因此,連鎖超市應(yīng)合理確定需要的采購(gòu)量。
連鎖超市可以利用其先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng),進(jìn)行良好的信息溝通,了解各分店的銷售及庫(kù)存情況,先在不同分店之間進(jìn)行商品調(diào)配,如果預(yù)計(jì)還無(wú)法滿足銷售需求,再確定采購(gòu)進(jìn)行,及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)。
2.確定供應(yīng)商。供應(yīng)商的確定是連鎖超市采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的關(guān)鍵控制點(diǎn),因?yàn)楣?yīng)商的選擇合適與否,直接影響到商品的質(zhì)量和價(jià)格,進(jìn)一步影響連鎖超市的聲譽(yù)及利潤(rùn)。在此環(huán)節(jié),容易出現(xiàn)所選供應(yīng)商產(chǎn)品不合格或未進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)就確定供應(yīng)商,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就簽字批準(zhǔn)的情況。
連鎖超市可以考慮采取以下制度:任何商品進(jìn)貨,先得經(jīng)過(guò)有關(guān)人員推薦,再由商品評(píng)審委員會(huì)集體討論決定,做到不經(jīng)推薦評(píng)委會(huì)不討論,不經(jīng)評(píng)委會(huì)批準(zhǔn)不簽約。這樣可以防止供應(yīng)商通過(guò)賄賂某些上別人員就可以把產(chǎn)品擺到超市貨架上的可能性,從而防止發(fā)獨(dú)斷專行,防止了采購(gòu)環(huán)節(jié)腐敗的發(fā)生。此外,連鎖超市可以對(duì)新進(jìn)供應(yīng)商設(shè)制試銷期的考核的制度,讓產(chǎn)品經(jīng)過(guò)顧客的檢驗(yàn)后,再與其簽訂合同并大量從中購(gòu)買,這樣可以保證采購(gòu)商品的質(zhì)量。
3.實(shí)施采購(gòu)。該控制環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)連鎖超市考慮成本等因素,采購(gòu)申請(qǐng)人員與實(shí)施采購(gòu)員為同一人,出現(xiàn)崗位不相容矛盾。申請(qǐng)人員虛購(gòu)采購(gòu)計(jì)劃,給企業(yè)造成不必要的損失等結(jié)果。 連鎖超市必須考慮企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益及潛在風(fēng)險(xiǎn),在組織結(jié)構(gòu)上進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn),使不相容職務(wù)相分離,達(dá)到相互制約的目的。
4.驗(yàn)收入庫(kù)。企業(yè)就當(dāng)及時(shí)對(duì)供應(yīng)商提供的商品根據(jù)合同驗(yàn)收入庫(kù),包括數(shù)量、質(zhì)量和供貨時(shí)間等其他特殊要求,只有經(jīng)過(guò)驗(yàn)收合格的商品才能辦理入庫(kù)手續(xù),否則,應(yīng)當(dāng)與供應(yīng)商協(xié)商解決。這樣可以避免以后發(fā)生不必要的爭(zhēng)端。
最后,需要說(shuō)明的是,同任何管理手段一樣,采購(gòu)內(nèi)部控制也存在一個(gè)怎么樣實(shí)施的問(wèn)題。很多連鎖超市并不是沒(méi)有內(nèi)制制度,而是對(duì)其視若無(wú)睹、置之不理,那樣內(nèi)部控制就相當(dāng)于一紙空頭,根本起不到盡最大可能優(yōu)化采購(gòu)方案、降低企業(yè)成本、提高其整體經(jīng)營(yíng)管理能力的目的。因此,為了保證采購(gòu)內(nèi)部控制有效實(shí)施,還必須保證既有超市軟環(huán)境建設(shè)方面,比如超市文化建設(shè)、采用“自上而下”的推進(jìn)方式促使超市員工積極執(zhí)行采購(gòu)內(nèi)部控制等,又有制度保障,比如科學(xué)合理的組織結(jié)構(gòu)和授權(quán)體系、完備的信息與溝通體制、內(nèi)部控制制度的建立與完善等等。
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