科研院所建立良好財務公共關系的必要性
(一)轉變科研院所理財觀念
提高科研院所的理財能力,既是科研院所發展規律的要求,也是市場經濟規律的要求。科研院所財務公共關系是一種新型的理財思想或者是一門新的財務管理哲學,必須打破利益關系上的自我中心主義。隨著科研院所的不斷發展,有效的科研院所財務公共關系基于財務人員和科研院所的實際政策與財務業績。科研院所財務管理的一切活動完全為維護自身的利益而展開,但只有在服務于社會、服務于公眾的基礎上,才能建立起來有利于自身發展的理財環境。
(二)維護和提升科研院所形象
科研院所已成為市場經濟中一個相對獨立的組織。科研院所的形象是其珍貴的無形資產,是體現科研院所競爭實力的重要因素之一。要提升科研院所形象,離不開良好的財務公共關系,因為財務公共關系是要通過多種手段影響公眾的經濟活動,與公眾建立和發展融洽、和諧的關系。通過公共關系手段能強化科研院所在社會公眾的感知和記憶,起到提升科研院所形象的作用。
(三)提高科研院所財務管理工作效益
對有限的學校經費進行合理配置,把錢花到刀刃上,使同量經濟的使用效益最大化是科研院所理財的最終目標。面對眾多的經濟使用部門,這需要財務部門搞好與經費使用部門的雙向溝通關系,及時了解和掌握各單位的經費需求和使用情況,對經費的使用進行有效的指導和監督。同時使經費使用部門在預算的規范和約束下能夠認可、理解和接受,達到“形式約束”轉變為“實質管理”的效果。與經費使用部門通過雙向溝通,可以保證預算的剛性,避免預算執行的隨意性。所有這些,可以得到科研院所內外公眾的理解、配合和支持,提高科研院所財務管理工作效益,從而達到開源節流的目的。
(四)樹立財務部門良好組織形象
公共關系是一種傳播活動,它可將財務工作的性質、內容、任務等信息通過傳播手段來影響或改變職工對財務工作的態度,促使其理解和支持財務工作,實現財務人員與職工之間的雙向溝通。過去財務部門沒有重視或沒有更好地運用公共關系開展有效的傳播活動。現在,財務部門應吸取教訓,靈活運用公共關系,抓住機遇,不失時機利用諸如內部報刊、座談溝通、員工代表會議等公共關系手段,向員工通報財務及管理信息,提高部門的透明度和員工的參與度,增強部門的凝聚力和向心力,從而塑造良好的組織形象。
(五)增強職工財務意識
科研院所內部教職員工財務意識的強弱程度是多層次的,財務部門只有按計劃、系統地運用公共關系的宣傳功能,告知財務工作、傳遞財務法規信息,才能達到增強教職員工財務意識的目標。有效的公關活動首先應突出重點,財務工作可找準某一時期、某一階段的工作重點,與院宣傳部門建立起良好的合作關系,及時將有關財務工作的政策、信息等通過內部報刊、科研院所局域網等向全體職工告知。如財務部門應在公積金比例變化的月份,將公積金的變化情況以表格的形式在內部報刊或局域網上發布,使全院教職工清楚地了解工資單的變化、公積金的提高、學校支出的增加等情況。再如還可以將個人所得稅的納稅范圍、免征項目、納稅比例以問答形式在內部報刊上分次登載,使所有的教職員工對所得稅有較深刻的認識,明白作為納稅義務人應盡的義務,從而減輕扣繳壓力。其次,應抓住契機,擴大影響。財務是一項專業性、政策性強,涉及面廣的工作,因此,有些財經法規的宣傳、解釋應擴大影響面,加深認識,減少誤解。 財務公共關系在科研院所財務工作中的運用
(一)提高財務公關素養且養成良好的財務公關風格
一是要具有優良的心理素質。科研院所財務公共關系的特點是涉及范圍廣泛、層次復雜,財務公關人員只有具有良好的心理素質,面對財務公共關系危機時有清醒的頭腦、敏銳的觀察力,才能與不同的人打交道,并與各種類型的人建立良好的人際關系。當代社會任何組織始終追求的都是高效、快捷、有序,只有財務公關人員合理調節自身情緒,保持良好而穩定的心態,才能面對復雜的財務關系和環境。二是要精通財務會計和公共關系專業知識。財務公共關系學已經發展成為一門較成熟的學科,涉及到人際關系學、傳播學、管理學、會計學、市場學。財務公關人員應有較強的知識更新能力,在頭腦中形成多元素、多系列、多層次的財務公共關系知識體系,只有這樣才能不斷創造性地開展工作。三是要有較強的組織協調能力。財務部門良好形象的樹立只有通過全體財務公關人員的共同參與、同心同德和持久努力才能實現。公共關系的構建不可能一帆風順,要達到科研院所內部的和諧統一和外部的協調一致,需要科研院所內外部充分的溝通協調。另外,財務管理的成功與否與財務公關人員的公關修養有很大的關系。在與公眾的交往中,有著廣博學識的財務公關人員自然能贏得各方對科研院所發展的支持,因此加強財務公關人員的修養是做好財務公共關系工作的基礎。
(二)在經費分配中多善用征詢型公關
征詢型公關是指在財務活動中運用信息反饋手段,了解職工需求,把握時勢動態,為廣大職工提供咨詢的公關活動。其公關形式主要有以下幾種:一是開辦財務咨詢,研究經費需求心理狀態。通過業務咨詢,一方面讓部門負責人在接受解釋疑惑過程中,滿足對經費信息、財務知識的需求。另一方面也可使財務人員從中了解可能出現的資金投放重點,便于籌措和調度資金。二是建立信息反饋機制,及時征詢意見。反饋經費安排信息,掌握一般業務經費、專項經費、科研經費等各項經費的需求動態,及時調整經費計劃。三是進行重點征詢調查,研究在一定時期或階段的重點經費投入的可行性,匯總分析,提出有理有據的論證報告,以保證資金投放的合理與準確。
(三)在經費報支中善用服務型公關
服務型公關是指財務人員以實際行動為廣大職工服務的公關活動。財務部門是一個窗口,每個人的一言一行都代表了財務部門的形象。每一位來財務部門辦事的職工一進門見到的是清潔的柜臺、擺放整齊的單據、面帶微笑的財務人員,就會從心里對財務人員有一種親近感和信任感,交流也就來得容易、迅速、有效。其公關技巧主要把握四個字:待人接物的“熱”字、業務處理的“快”字、財會知識的“專”字、宣傳解釋的“誠”字。對待到財務部門辦理經費報支或其他財務事項的人員,無論是領導干部、科技人員、還是普通群眾,都要一視同仁,熱忱服務,并迅速、快捷、準確地處理每項業務。同時,會計人員要用專業知識,詳細耐心宣傳財經法規,使每一位來訪人員都感到舒心、順心、放心。
(四)在橫向財務協作中善用交際型公關
橫向財務協作包括科研院所內部門之間、科研院所間、科研院所與銀行及相關部門間等相互之間的合作。一是要密切信息溝通。做好科研院所財務管理工作必須就有關財務信息與各相關部門保持密切的信息溝通,這些信息主要有:科研院所各種事業經費的調撥情況,經費的使用政策、規定及變動情況;各種財務政策、法規及其變化,收費政策與標準等,對這些信息的及時了解能為科研院所爭取更多的經費投入,同時促使科研院所辦學經費有效使用。二是積極搞好協調。各相關職能部門所制定的資金、財務政策往往具有普遍性,各科研院所財會部門在具體操作過程中可能會出現這樣那樣的偏差或問題;同時,各科研院所的具體情況不同,有些具體的財務行為與宏觀政策規定存在出入,甚至發生沖突,這需要科研院所財會部門應就財務管理工作中存在和出現的種種問題與相關職能部門積極地進行協調,找出妥善解決問題的有效辦法。三是及時反饋問題。科研院所財會部門在開展具體的財務管理工作過程中存在的某些需要相關部門予以政策性或規定性支持才能得以順利解決的問題,應及時向相關部門反饋,以取得支持。四是主動配合監督。科研院所財務管理工作中凡需要實行監督的地方,如經費的使用情況和使用效益,政策、規章、制度的執行情況以及科研院所各項收費情況等,科研院所財會部門應積極主動地提供配合,接受監督。
綜上所述,隨著科研院所體制改革的不斷深化,科研院所財務管理工作中涉及的公眾關系將越來越多樣化,越來越復雜化,搞好內外各方面的公共關系變得愈發重要。
參考文獻:
1.紀華強,楊金德.公共關系的基本原理與實務.廈門大學出版社,2007
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