一、會計信息系統與計劃職能的融合
目前,我國大中型企事業單位都實現了辦公的計算機管理,但只是淺層次的完成了會計核算電算化替代手工記賬,會計電算化的基本要求還未達到,距會計信息系統的建設目標尚遠,更不用說實現會計信息化管理了。與此同時,企業管理學理論中的計劃、組織、領導、控制四大職能已經日臻完善,其中計劃職能更是排在企業管理學中的首位,貫穿企業運行的各個方面。因此,在會計信息系統的開發分析和研究過程中始終以管理學中的計劃職能作為會計信息系統實現的導向具有重要意義,因為只有會計信息系統與管理學水平達到相對應的層次,會計信息系統的全局策略才可能被合理的制定、規劃和實施,管理學的應用更是貫穿于會計信息系統實現的各個方面。
二、計劃職能作用理論對會計信息系統的指導方法
1、計劃職能的作用之一:通過清楚地確定目標和如何實現目標,為企業管理行動提供行動路線圖,減少不確定性和模糊性,并對有限資源做出合理的分配。會計信息系統已經清晰地定義了其目標:“數出一門、信息共享”。但怎樣建立以計算機技術、數據庫技術和網絡技術等為基礎的基本工具,對單位業務流、資金流、信息流和工作流進行管理與核算的信息系統,即如何實現目標還需要做出具體的規劃。如會計信息系統對業務管理活動的手段是原始單據,如購銷發票、收款單、付款單、入庫單、出入庫單等。通過以計算機內的原始單據作為紐帶,不斷傳遞、接收、再現和保存各種業務數據,形成全面嚴密的信息網,并模擬、指導、規范和監控業務活動中瞬時的或無形的經濟業務流轉軌跡,從而達到對企業物流、資金流、信息流和工作流,即資源流的實時管理。
此外,掌握會計信息系統的結構和功能,應用會計信息系統管理精英,對于會計信息系統目標確定和目標實現也是極其重要的。會計信息系統主要包括以下子系統:賬務處理子系統、工資核算子系統、固定資產核算子系統、材料核算子系統、成本核算子系統、銷售核算子系統、報表管理子系統,同時還包括具有管理會計職能的財務分析子系統、預測決策子系統、資金管理分析子系統以及內部經濟核算管理分析子系統等。熟練運用這些子系統進行計劃、組織、管理和控制,最終實現信息的共享和預測,是實現目標的重要環節。
2、計劃職能的作用之二:通過清楚地說明任務和目標之間的關系,制定出指導日常決策的原則,并培養計劃執行者的主人翁精神和責任感。目前,會計信息系統的功能是不斷完善的,完善過程中必然會出現各功能系統之間的功能差異界限模糊化和部分重疊的現象。大量數據信息是已被采集并存在于數據庫中的,但是由于傳統軟件特定功能的限制,使得這些信息并不能根據用戶的真正服務需求達到有效利用,任務和目標的關系不明確造成任務分工不明確,目標難以達到,經營效率低下,重復性和浪費性的活動不減反增。企業戰略的下行貫徹與企業內部的信息透明度和共享度密切相關,由于各部門之間的業務操作關系,導致企業內部必然存在相互的信息不對稱現象和信息的主觀選擇性供給問題。同時,隨著企業規模的擴大,許多原來手工環境下由不同個體分別完成的業務處理環節集中由計算機統一處理,又出現了難以形成手工會計系統下的相互牽制、相互制約問題。這樣導致的權責利不對等必然無法激勵員工,同時也會對企業會計信息系統控制實施構成威脅。
以上情況的出現不是偶然的,這就要求會計信息系統自身是一個協調完善的有機體,而實現這一階段目標需要專業技術部門根據企事業自身的具體情況購買配備或自主研發、構建和完善并最終形成適合企業規范、決策和發展的會計信息系統。同時需要建立內部網絡連接,加強部門之間信息的交流與共享,解決信息不對稱、內部控制機制難以實現的問題,在組織規范系統本身的基礎上協調企事業單位的各項活動。
3、計劃職能的作用之三:借助計劃可克服由于資源的短缺、未來情況的不確定性所帶來的困難,使本來難以實現的或者難以有效實現的目標得以實現,使管理者預見到行動的結果。計劃職能考慮到了企業未來行動可能出現的各種結果,同樣會計信息系統也需要包羅各種企業決策有用的信息,如企業主頁被訪問次數、外部使用者對財務報表的關注點、客戶滿意程度、市場價格信息,尤其是企業所持有證券的價格信息等,而不是僅限于收集基于會計事項的企業部分業務活動信息,只有達到此項標準,企業未來突發事項的不確定性才能更好地得以預測和控制。因為信息在企業管理中的作用日趨重要,網絡環境促使的信息存儲高度集中、單位時間傳遞的信息量提高,所以企業的運營管理越來越依賴會計信息系統。
此外,對于會計信息系統能否正確地發揮其預期功能,實現企業績效提升的目標不僅要考慮會計信息系統的各子系統開發水平,更要關注系統內部各項軟資源的作用是否能夠得到有效發揮,如系統化管理思想的應用和會計信息系統開發中人力資源與各子系統的有效整合等。對會計信息系統而言,軟資源環境屬于不可控的環境因素,對系統功能的實現和效用的發揮具有一定的約束作用。由此看來,在企業運用會計信息系統時,必須事先做出完整的規劃,能夠充分考慮各個因素對會計信息系統的影響,這樣才能盡快克服和解決不確定因素對會計信息系統的影響。
4、計劃職能的作用之四:其設立的目標和標準是為了以后實施控制。會計信息系統如果達到了特定的自我協調與完善的標準,也可以做到無形的控制。在市場經濟環境下,通過資金籌集和運作謀求效益的最大化永遠是企業管理與控制的主旋律,但由于會計系統運行機制和運行環境的變化,控制的側重點、控制的內容與方法不可避免地會發生裂變,并且這種影響將會在較長時期內發生作用。企業原有的會計控制制度會消失、弱化,最終轉變為網絡經濟環境下的控制。因為網絡經濟環境下的會計信息系統需要實現遠程處理、查詢、網上支付等功能,需要信息的進一步開放與共享,而開放與共享將增加安全控制的難度。這就需要建立新的控制機制,如會計信息資源控制、資金安全控制、系統開發控制、系統維護控制、系統應用控制等。
三、結束語
計劃職能理論作為管理學的基礎理論,對企事業單位各項活動的指導規范作用是不言而喻的,因此也是值得我們進行深度研究和借鑒的,以計劃職能為基礎來討論作為企事業單位各項工作與部門、信息與溝通的銜接鏈條,以及具有全面監控作用的會計信息系統是具有初步探索思維的,但其深層次的融合還需進一步的探討研究。
(作者單位:山東財政學院會計學院)
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