為了保證醫院藥品財產的安全,防止舞弊行為的發生,促進經濟活動的健康發展,藥品會計從保證醫院資產安全完整和會計信息的準確性、可靠性入手,用一整套科學的管理手段和獨立的核算方法,建立以會計為中心,覆蓋醫院經營管理各個環節的內部會計控制體系,真正做到了賬賬相符(即藥品支出額與財務收入相符),賬實相符(即藥品賬與實物相符)通過數量控制、實物控制,規范醫院會計行為,確保醫院藥品資產的安全、完整。建立采購與驗收環節的管理制度,對驗收程序做出明確規定,加強采購計劃、驗收入庫單、采購發票等原始憑證的相互核對工作。同時,對藥品的出庫、消耗、盤存管理也制定了相應的內部控制措施,確保藥品管理流程的合理性。
一、嚴格把關,加強藥品管理
藥品是醫院為了開展醫療活動而儲存的各類藥品,藥品管理要嚴格執行《藥品管理法》、藥品價格政策和職工基本醫療保險制度的有關規定,遵循“計劃采購、定額管理、加速周轉、保證供應”的原則,努力把好藥品的質量關,并制定相應的藥品管理制度。結合我院的實際情況,成立了招標采購辦公室和物流中心,招標采購辦公室負責醫院衛材、藥品及固定資產的招標采購,規范了藥品的采購流程,減少了中間環節,減少了藥品價格虛高的現象,節約了成本。物流中心的一部分職責是負責全院的藥品及公用藥如酒精、碘酊等公用藥的存貯、發出、藥品的質量控制及特殊藥品的管理工作,以保證臨床用藥的供應等等。搞好醫院藥品的存貯,是有效開展醫療衛生服務的重要基礎。用最低成本、最優方法來存貯最優品質、最佳數額的藥品,來滿足醫院各科室良好的運行需要,為了減少藥品的積壓,避免藥品過期失效,加快流動資金周轉,藥品“零庫存”管理就顯得尤其重要,必須加強管理。藥品消耗占醫院各種物資消耗的比重最大,藥品的儲備和周轉是醫院資金運動的重要組成部分,而通過藥品資金的周轉給醫院帶來的藥品加成收入是醫院主要業務收入的來源之一。
二、規范藥品的核算管理流程
規范藥品的核算管理流程,首先應該加強認識,這不僅是醫院財務部門的事情,還涉及招標辦、物流中心及臨床科室等多個部門,藥庫、藥房、財務、臨床科室之間相互監督,各負其責。對藥品的采購、入庫、領用調撥、報損、消耗等要按規定程序辦理有關手續,必要時需報請院領導簽字,會計方可準確進行會計核算。藥品會計應每月編制藥房藥品進銷存明細表,結合自身醫院實際分為西藥和中藥(包括中成藥和中草藥),并按期與財務部門的有關收入賬進行核對,做到賬賬相符、賬實相符。以我院為例,藥品按性質分為西藥、中成藥、中草藥3類,藥房也按分工的不同分為住院西藥房、中藥房、門診西藥房和中藥房,以及社區衛生所藥房(隨著“大病進醫院,小病進社區”號召的提出,社區衛生所應運而生)。住院病人在住院藥房領取藥品(中、西藥),主要形式為記賬;門診病人在門診藥房領取藥品(中、西藥),主要形式為支付現金或使用醫保卡。每個月月末,地段藥房負責人根據藥房實際收支,上報財務數據,藥品會計進行審核,并與財務部門藥品收入賬進行核對,準確無誤后方可進行財務核算。對住院藥房和門診藥房,藥品會計則根據藥品管理系統中的數據進行處理,形成在藥庫、藥房、財務、臨床科室之間相互聯系、相互制約、相互監督,確保藥品管理業務得到有效控制的局面。
醫院對藥品的核算要制定相應的管理制度,我院的工作比較特殊,為了保證臨床和門診病人用藥的供應,對液體和麻醉藥品以及常用藥品實行當月結賬,對不常用或用量極少的藥品實行3個月一結賬,減少資金占用。建立健全藥品出入庫制度,提高內部控制意識,抓住藥品采購、入庫、保管、出庫、領用等環節,同時,通過信息化系統加強管理,設置每個崗位的人員經過授權只能按照所授予的權限進行操作,對每一個功能模塊都設置操作權限和密碼,防止非法操作和越權操作,以確保經濟信息和會計信息的及時、準確、可靠與可驗證性。
1、藥品采購。藥品采購首先要查詢供貨單位的質量狀況,是否具備三證,即“合格證”、衛生行政部門頒發的“許可證”、工商管理部門頒發 “營業執照”,然后從多種渠道了解該企業信譽狀況。藥品采購人員應有高度的責任感,緊密配合臨床用藥,有計劃地采購藥品,我院根據自身需要,成立了招標采購辦公室,加強了藥品采購的透明度,減少了中間環節,節約了采購成本。
2、入庫管理。藥品的購入必須建立健全入庫手續,藥品入庫時,藥庫保管員應對藥品的品種、規格、數量、質量、價格、供應商、廠商、生產批號等與采購計劃和發票逐一進行核對,藥品會計現場監督,對不符合規定的和臨近有效期的藥品拒絕驗收入庫,并及時進行退換處理。驗收合格后,由藥品會計輸入微機,如有調價事宜,據有關文件進行調價,并負責通知各藥房相關負責人,并負責藥品轉換量的計算:(因我單位實行的是藥品入藥庫是按盒為劑量,調撥出庫到藥房是按最小轉換量發放),按照發票或隨貨同行入賬,并打印藥品入庫單,月末由藥品會計和庫房保管員共同簽字后連同發票或隨貨同行交領導核準蓋章后,由藥品會計將核對無誤的發票、入庫單匯總、加蓋藥品會計審核章后交財務科,財務科據以入賬。
3、出庫管理。藥品的領用必須建立健全藥品出庫領用手續,各藥房及各科室應當提前填寫藥品請領單交由負責藥品采購的人員。領用藥品時,藥品會計應根據各個藥房領用藥品的數量和規格打印藥品出庫單,并由倉庫保管人現場清點無誤后與藥品領用人共同簽字后方可領藥。藥品會計通過微機管理信息系統進行出庫管理,原則上采用“先進先出法”,并遵循有效期在前的先發出,確保患者用藥的安全和藥庫藥品的核算管理。
4、調價、報損管理。如遇藥品價格調整,藥品保管員應及時清點調價藥品的數量,而藥品會計應當根據國家物價部門的通知,結合本院經營情況,確定應調價的品種進行調價,并及時通知各個藥房進行核對。如果藥品報損,藥品保管員也應及時填寫藥品報損單,交由分管院長簽字后,由藥品會計現場監督,方可進行報損處理。
5、藥品“零庫存”管理。藥品“零庫存”管理可使庫存壓縮到最低限度,所需采購的品種和數量都相應減少,從而減少因庫存量大而占用較多資金的現象。提高了藥品庫存管理水平,降低了成本、節約了資源。財務管理中的ABC分類法正是藥品“零庫存”管理的最佳方法。這個方法概括起來就是:分清主次,分類管理。ABC分析法用于庫存管理,是庫存物資按品種多少和資金占用額的大小進行分類。醫院藥品種類繁多,有的藥品盡管品種數量很少,但金額巨大,如果管理不善,將給醫院造成極大的損失。相反,有的藥品雖然品種數量繁多,但金額微小。因此,醫院很有必要對藥品分成ABC類進行嚴加管理。A類藥品的特點是金額巨大,但品種數量較少,應當嚴格管理、重點管理、嚴格控制;B類藥品金額一般,品種數量相對較多;C類藥品品種數量繁多,但價值金額卻很小,對于這類藥品應當一般管理、一般控制。三類藥品的金額比重大致為70%、20%和10%。而品種數量比重大致為10%、20%和70%。通過對藥品進行ABC分類,可以使醫院分清主次,采取相應的對策進行有效的管理和控制。
6、盤存管理。藥品盤點是藥品核算管理中的一個重要環節,必須定期進行,我院藥庫每月月末對藥品進行一次全面的盤點。藥品會計根據打印的庫存價目表與藥庫藥品管理人員全面核對實物,對盤盈、盤虧的藥品要如實填寫藥品盤盈盤虧表,并對盤盈盤虧的原因做出書面說明,由藥庫領導簽字報請分管院長審核核準后,財務科據以入賬。藥品的盤點工作量大,藥品會計要不定期地根據藥品庫存價目表和藥品進銷存表抽查核對藥品的庫存量,以加強藥品盤點工作的準確率。按規定及時進行賬務處理,充分發揮財務人員在物資清查中的作用,真正起到藥品會計核算監督的作用,保證醫院藥品財產的完整。
每月月末,藥品會計要進行會計報表工作:根據藥庫、藥房藥品賬賬、賬實核對無誤后,藥品會計要編制藥品進銷存月報表,(藥品期初余額+本月購入藥品增加發生額+藥品調價發生額-藥品出庫發生額=藥品本期期末庫存金額),與財務科主管人員對賬。
藥品是醫院資產的重要組成部分,隨著社會主義市場經濟的發展,醫療體制的不斷改革和完善,藥品會計的作用日益凸現。因此,確保藥品質量,嚴格控制藥品消耗,切實管理好藥品是財務管理的重要工作之一。加強藥品采購、領用、庫存等環節的管理及財務會計核算,有效地規范藥品管理核算流程對于確實保證醫院資產的安全完整、加速資金周轉、降低消耗、提高經濟效益起著重要作用。醫院應增強衛生體制改革的緊迫感,重視藥品收支核算管理,準確計算藥品收支結余,力求醫療收支差額與藥品收支結余保持大體平衡,使醫院走上健康的發展道路。
(作者單位:山東中醫藥大學第二附屬醫院)
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