應收賬款是指企業因賒銷產品或勞務而形成的應收款項,是企業流動資產的一個重要項目。隨著市場經濟的發展,商業信用的推行,企業應收賬款數額明顯增多,應收賬款的管理日益成為企業經營活動中的核心問題之一。
一、企業應收賬款管理不善的弊端
(一)降低企業的資金使用效率,使企業效益下降
企業在賒銷產品時,發出存貨,貨款卻不能同時收回,而銷售已告成立,這種沒有貨款回籠的入賬銷售收入,勢必產生沒有現金流入的銷售業務損益產生、銷售稅金上繳及年內所得稅預交;如果涉及跨年度銷售收入導致的應收賬款,則可產生企業流動資產墊付股東年度分紅。企業因上述追求表面效益而產生的墊繳稅款及墊付股東分紅,占用了大量的流動資金,久而久之必將影響企業資金的周轉,進而導致企業經營實際狀況被掩蓋,影響生產計劃、銷售計劃等,無法實現既定的效益目標。
(二)夸大企業經營成果,加大企業的風險成本
由于我國實行的記賬基礎是權責發生制,發生的當期賒銷全部記入當期收入,因此企業的賬上利潤的增加并不代表能如期實現現金流入。如果實際發生的壞賬損失超過提取的壞賬準備,會給企業帶來很大的損失。因此,企業應收賬款的大量存在,虛增了賬面的銷售收入,夸大了經營成果,用有限的流動資金來墊付各種稅金、費用、應支付的利潤和收賬成本,加速了企業的現金流出,加大了企業的風險成本。
(三)管理難度及成本加大
由于應收賬款的大量存在,特別是逾期應收賬款的比例在不斷上升(目前,我國逾期應收賬款的數額占應收賬款總額的比例高達60%以上,西方國家不到10%)。在催收過程中,迫使企業投入大量的人力、物力和財力,增加了管理的難度及成本。目前我國企業應收賬款管理中存在著許多問題,諸如未對應收賬款按風險進行信用管理、沒有建立一套完善的賒銷制度、內部控制不嚴、未對應收賬款進行輔助管理;對應收賬的風險性認識不夠;忽視信用管理;防范意識淡薄;運用法律手段解決債務糾紛的意識不強,造成大量壞賬的產生等。
二、加強企業應收賬款管理的對策建議
(一)建立應收賬款的防范機制
1.建立專門的信用管理部門,統一管理。設立企業獨立的信用管理職能部門可改變傳統的管理工作中相互脫節、相互沖突、缺少整體規劃和協調的狀況,真正在銷售與財務之間建起一座橋梁,從而明確了應收賬款管理的責任,形成一種合理的經營管理體制。
企業的信用管理部門首先要對客戶進行風險評估,建立起客戶的風險評估檔案,同時根據風險程度的大小來決定可賒銷的額度;當銷售部門開始對客戶銷售時,信用管理部門根據風險評估檔案授予該客戶的信用額度,當銷售部門對其銷售時發生的應收賬款額度超出信用額度規定時,信用管理部門給予制止,這樣可以把應收賬款控制在合理范圍內,使得企業資本成本降低,有利于捕捉新的投資機會;而財務部門只負責日常的賬務處理和資金管理,不參與客戶信用評估。這樣三個部門協調一致、專門管理的結果是在銷售額和營業利潤增加的同時使現金流量也得到增加,從而減少了應收賬款產生壞賬的可能性。
對賒銷的管理,傳統上有兩種觀點,一種是由財務部門擔當信用管理的主要角色進行賒銷管理,可是財務人員雖然對企業銷售賬務處理比較清楚,但對具體客戶的情況不是十分了解,所以簡單地歸財務部門管理并不合適。另一觀點是由銷售部門或其人員來管理。果真如此,誰來監控銷售人員,再加上銷售人員一般變動較大,其原來管理的客戶應收賬款回收困難,又如何解決。因此單純地由銷售部門自己管理也不妥當。企業信用風險管理是一項專業性、技術性和綜合性較強的工作,須特定的部門或組織才能完成。企業對賒銷的信用管理需專業人員大量的調查、分析和專業化的管理和控制,因此,企業應設立獨立的由不同部門專業人員成立的信用管理職能部門。現在我國企業中一般采取兩種方式設立信用管理部門,一種是財務總監領導下的信用管理部門,另一種是銷售總監管理下的信用管理部門。信用管理部門要取得財務和銷售部門的支持,并在賒銷管理中起到主導作用。
2.建立客戶資信評價管理系統。信用管理機構必須對客戶進行風險管理,對客戶信息進行匯總、整理、分析、歸檔,并利用信息分析模型對客戶的資信進行評級,其目的是防患于未然。根據“5C”系統進行判定是企業常用的評價模型。“5C”即:信用品質、償付能力、資本、抵押、經濟狀況。信用品質,指客戶的信譽,即履行償債義務的可能性,常被視為評價客戶的首要因素;償付能力,指客戶的償債能力,即其流動資產的數量和質量以及與流動負債的比例;資本,指客戶的財務實力和財務狀況;抵押,指客戶拒付款項或無力支付款項時能被用作抵押的資產;經濟狀況,指可能影響客戶付款能力的經濟環境。企業可選擇一些能夠反映客戶償付能力的有代表性的財務指標作為其反映客戶自身特征、行業特征的非財務量化指標,如客戶與企業往來的歷史記錄,客戶的規模、財務狀況、發展前景、行業的風險程度等。通過設定不同資信好壞程度的評價標準來獲得客戶的資信評價,動態監督客戶尤其是核心客戶,了解客戶的資信情況,給客戶建立資信檔案并根據收集的信息進行動態管理。
3.建立應收賬款的監控體系。應收賬款的監控體系包括賒銷的發生、收賬、預期風險等各個環節。
(1)賒銷發生監控。一般銷售業務要經過接受顧客訂單、批準賒銷信用、按銷售單供貨、按銷售單裝運貨物、向顧客開具賬單、記錄銷售、收回資金這樣一個業務流程。賒銷監控主要發生在接受顧客訂單、批準賒銷信用、記錄銷售和收回資金流程。
在接受顧客訂單流程時,顧客的訂單只有在符合管理當局的授權標準時才能被接受,銷售管理部門應根據信用部門客戶管理體系提供的情況決定是否批準銷售。
在批準賒銷階段,信用管理部門的職員收到銷售單后,將銷售單與該顧客已被授權的賒銷信用額度以及至今尚欠的賬款額加以比較。根據調查的客戶資信狀況和其他相關信息,信用部門決定是否批準該客戶的賒銷,并在銷售單上簽署明確的意見。
在記錄銷售和回收資金流程,財務部門應將銷售數據和資金收回數據及時反饋給信用部門,更新客戶動態資源體系。
(2)財務部門對應收賬款的分析管理。財務部門應定期對應收賬款的回收情況、賬齡等情況進行分析,而不能將所有責任都交給主要負責確定賒銷授信額度和資信調查的信用管理部門,這是內控制度的重要環節。財務部門應編制一定期間的賒銷客戶的銷售、賒銷、收賬、賬齡分析表及分析資料交管理當局。在分析中應利用比率、比較、趨勢、結構等分析方法,分析逾期債權的壞賬風險及對財務狀況的影響,以便確定壞賬的處理及當前賒銷策略。
(3)信用部門和銷售部門進行應收賬款跟蹤管理服務。從賒銷過程一開始,到營收賬款到期日前,對客戶進行跟蹤、監督、從而確保客戶的正常支付貨款,最大限度地降低逾期賬款的發生率。通過定時向客戶發送付款通知書或催款通知單,并建立客戶還款進度記錄簿等應收賬款跟蹤管理服務,保持與客戶經常聯系,提醒付款到期日,催促付款,可以發現貨物質量、包裝、運輸、貨運期以及結算上存在的問題和糾紛,以便作出相應的對策,維護與客戶的良好關系。同時也會使客戶感覺到債權人施加的壓力,使客戶一般不會輕易推遲付款,極大地提高應收賬款的回收率。通過應收賬款跟蹤管理服務,可以快速識別應收賬款的逾期風險,以便選擇有效的追討手段。
在工作中信用部門和銷售部門要互相配合,分清各自在跟蹤服務中的職責,達到相互監督相互促進,提高應收賬款回收率,促進企業銷售的目的。
(4)發揮內部審計的監督作用。內部審計在應收賬款管理中的監督作用主要體現在兩個方面,一是不斷完善監控體系,改善內控制度;二是檢查內控制度的執行情況,檢查有無異常應收賬款現象,有無重大差錯、玩忽職守、內部舞弊、故意不收回賬款等情況,確保應收賬款的回收。在我國內部審計大部分還停留在經營效益審計方面,而對企業內控制度設計、遵守,揭示企業員工舞弊、貪污等工作進行的遠遠不夠。內部審計對應收賬款審計主要應在銷貨和收款流程,在銷貨流程方面應核查銷售業務適當的職責分離、正確的授權審批、充分的憑證和記錄、憑證的預先編號、按月寄出對賬單等方面。在收款流程方面主要檢查收款記錄的合理性、核對應收賬款、分析賬款賬齡、向債務人函證等方面。
(5)建立銷售收款“一條龍”責任制。為了防止銷售人員擴大銷售而盲目賒售,應明確銷售人員不僅要負責銷售,而且要負責收款,建立貨款回籠制度,以貨款回收情況作為考核銷售部、銷售人員業績的依據。每個銷售人員必須對每項業務從簽訂合同到貨款回收全程負責,明確銷售責任,加強貨款回籠;同時,財務人員應加強對貨款回收的監督,防止舞弊行為的發生。
(二)應收賬款的處置
即便設置了完善的應收賬款監控體系,也不能保證不發生逾期應收賬款,這主要有兩個方面的原因,首先是監控體系的制定是否合理,以及監控體系是否得到有效執行;其次是市場經濟的瞬息萬變隨時有可能導致債務人財務狀況惡化而無力償還到期債務。在逾期賬款面前,我們除了向法院提出訴訟申請執行外,還可以采取以下幾種積極的方式。
1.建立逾期應收賬款催收制度。建立催收制度應包括成立清收小組、落實責任、選擇催收手段、制定催收政策和策略、實施依法清收手段這幾個方面。
(1)成立清收小組,對應收賬款催討。企業管理當局對已到期的應收賬款應交由應收賬款清收小組進行催討。對于清收小組的組織管理工作要注意以下幾個問題:一是原款項經辦人、部門領導或單位負責人應為某項應收賬款的當然負責人,參加清收小組,在清收小組負責人的調配下參加工作。二是清收小組成員按客戶分工,并分解落實清理回收目標任務。三是嚴格考核,獎罰分明,提高催討人員的積極性和效果。
(2)落實逾期應收賬款催收的責任。對于逾期的應收賬款,清查小組負責具體的催收,財會部門應當督促清查小組加緊催收。
(3)選擇逾期應收賬款催收手段。選擇逾期應收賬款催收手段有四種:動之以情,曉之以理,輔之以利,訴之以法。動之以情,是指催收欠款要運用生意場上與顧客多年積淀的交情,說出自己催收時的傷心為難之處,打動對方的還款之心。曉之以理,當僅以動之以情而未能奏效時,就應情中寓之以理,曉之以利害,以理服人,以事實服人,則對方考慮還款會更深入一層。輔之以利,當客戶實在有難處,雖也領情明理,但就是付不出款,則可以考慮給客戶以一定程度的債款減讓,以激起客戶還款的積極性,打破還款的僵局。這種方法往往行之有效,而且能使客戶關系更加牢固。訴之以法,是指當情、理、利三種手段均告無效,那就只能利用法律手段討回欠款。
(4)制定催款政策和策略。單位對各種不同的逾期應收賬款應當制定不同的催款政策:對于過期較短的,不必過多地催討,以免將來失去這一市場;對于過期稍長的,可以措辭婉轉地寫信催款;逾期較長的,應頻繁地使用信件和電話催詢;對于逾期過長的,應當措辭嚴厲,必要時可提請有關部門仲裁或提請訴訟。
(5)實施依法清收手段。實施依法清收手段包括選擇法院管轄、申請財產保全、申請支付令、申請法院執行,辦理債權文書公證和責任延伸等。依法清收時應注意以下事項:要明確主題,確定被告是依法清收的前提;要重視時效,我國法律規定,民事訴訟時效為兩年,否則,訴訟時效一過就得不到法律的保護;要收集證據;要善于調解。
2.債務重組。債務重組是處置企業應收賬款的一種有效方法,主要包括采取貼現方式收回債權、債轉股和以非現金資產償債三種方式。
(1)采取貼現方式收回應收賬款。貼現方式是指企業資金嚴重缺乏而購貨者又無力償還的情況下,可以考慮給予債務人一定折扣而收回逾期債權。
這種方式不同于企業在銷售中廣泛采用的現金折扣方式,首先它是用針對債務人資金相對緊張的逾期債權;其次,往往伴隨著修改債務條件,即債務人用現金清償部分債權,剩余債務在約定日期償還。通過這種方式企業雖然損失了部分債權,但收回了大部分現金,對于盤活營運資金、減低壞賬風險是一種較為實際的方法。
(2)債轉股。債轉股是指應收賬款持有人與債務人通過協商將應收賬款作為對債務人的股權投資,從而解決雙方債務問題的一種方法。
由于債務人一般為債權人的下游產品線生產商或流通渠道的銷售商,債權人把債權轉為股權投資后對產品市場深度和廣度的推廣很有利。自上世紀90年代后期開始,隨著企業產權制度的改革債轉股已成為企業處理巨額應收賬款的重要方式之一。
值得注意的是,將應收賬款轉為股權投資,對于股份制企業債務人法律上有一定的限制。如按照《公司法》規定,公司發行新股必須具備一定的條件。因此,債轉股只有在滿足國家規定條件下才能順利進行。
(3)以非現金資產收回債權。以非現金資產收回債權是指債務人轉讓其非現金資產給予債權人以清償債務。債務人用于償還的非現金資產主要有:存貨、固定資產、無形資產等。在債權人不缺乏現金流量,而債務人的非現金資產又能為債權人利用,或者債務人的非現金資產有活躍的交易市場確定參考價格,才可以考慮以這種方式收回應收賬款。利用債務重組方式收回應收賬款企業要根據自身與債務人情況選擇適合的方法。
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