無疑，ERP為企業(yè)內(nèi)部控制提供了一個全新的運行環(huán)境，同時也對企業(yè)內(nèi)控產(chǎn)生了很大的影響。東風悅達起亞汽車有限公司就是一例。
“東風悅達起亞自從內(nèi)控搭上ERP的‘順風車’，運營成本降低了，費用支出可實時監(jiān)督，數(shù)據(jù)分析更加方便及時，舞弊事件更是少之又少了?！睎|風悅達起亞汽車有限公司財務(wù)部運營總監(jiān)仇大華在接受《中國會計報》記者采訪時說。
記錄采購環(huán)節(jié)的“蛛絲馬跡”
在ERP環(huán)境下，企業(yè)可以有效加強對業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。以采購環(huán)節(jié)為例，東風悅達起亞每年需要采購大量的機器設(shè)備和輔助設(shè)施，全年的采購業(yè)務(wù)量巨大，對公司的經(jīng)營影響很大，所以加強采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督與控制顯得格外重要。
“在ERP環(huán)境下，東風悅達起亞對采購環(huán)節(jié)采取了‘網(wǎng)上流程報備’的方式，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中留下的詳細數(shù)據(jù)記錄，隨時可以查看?！痹趯|風悅達起亞的調(diào)研中，南昌大學科學技術(shù)學院財會系副教授譚文浩對此印象深刻。
據(jù)介紹，東風悅達起亞的采購分為一般設(shè)備的采購和重大設(shè)備的采購。一般設(shè)備的購買由采購部門的業(yè)務(wù)員在資材采購系統(tǒng)中進行電子招標，選擇資信度高、服務(wù)好、產(chǎn)品性價比高的產(chǎn)品供應商，這樣公司每年可以節(jié)省幾千萬元的采購成本，從而大大降低了經(jīng)營成本。對于 重大設(shè)備的采購，由業(yè)務(wù)員提請書面報告進行戰(zhàn)略采購，然后領(lǐng)導在幾個符合條件的供應商中選取最優(yōu)的一個。以上所有采購流程都是在系統(tǒng)中完成，在系統(tǒng)中都有詳細的數(shù)據(jù)記錄。這些記錄在下次采購的時候，相關(guān)人員可以參照對比，減輕公司的利益受損程度。
通過預算實時控制費用支出
在東風悅達起亞的系統(tǒng)流程中，所有業(yè)務(wù)部門的費用支出，都必須通過SAP遠程操作，方能進入SAP財務(wù)系統(tǒng)。
一般業(yè)務(wù)發(fā)生的費用主要分成兩部分，一是綜合費用，二是工廠投資項目。綜合費用包括制造費用、管理費用、營業(yè)費用、直接材料、輔助材料等，在SAP中通過會計科目進行控制。例如，車間的設(shè)備維修費通過該車間的制造費用預算進行控制。而投資項目則是通過投資預算 進行控制。例如，沖壓車間需要購買一臺2400T壓力機，需使用其壓力機的投資預算號。通過使用投資預算號和會計科目，有效地控制了各項費用的合理有效的支出?！叭魏雾椖浚绻耙荒甓葲]有申請預算，則無法申請付款或報銷。SAP為預算控制職能的實現(xiàn)，提供了強有力的信息系統(tǒng)支撐。”仇大華總結(jié)說。
另外，任何部門申請費用或投資都必須由業(yè)務(wù)部門的預算員做一份起案報告，由財務(wù)部進行必要性、價格、數(shù)量等項目的審核，確認通過后由領(lǐng)導簽字，然后通過資材采購系統(tǒng)傳輸?shù)讲少彶?，由采購部對價格、數(shù)量、付款條件進行審核。在此基礎(chǔ)上，才能進行招標并確定最終的供應商。這樣做的好處顯而易見：在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，可以選擇質(zhì)量、服務(wù)最好的供應廠商。若采購價格低于業(yè)務(wù)部門的預算申請價格，則業(yè)務(wù)部門就節(jié)省了該部門的預算經(jīng)費，改善了資金的配置。
數(shù)據(jù)分析方便及時
在傳統(tǒng)的環(huán)境下，財務(wù)人員將大量的時間花費在會計核算上，很少有時間去分析數(shù)據(jù)，并在數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上改善企業(yè)的經(jīng)營管理。
比如在手工環(huán)境下，領(lǐng)導要取得一個重要的決策數(shù)據(jù)，通常要由下面的人忙碌很長時間才能得到，而且數(shù)據(jù)的準確性還很低，嚴重影響決策的質(zhì)量?！暗牵F(xiàn)在在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，要提供一個數(shù)據(jù)，可以隨時從系統(tǒng)中導出，非常方便快捷?！背鸫笕A說。
在ERP環(huán)境下，東風悅達起亞可以通過系統(tǒng)直接掌控某些核心數(shù)據(jù)。“在此基礎(chǔ)上，對這些數(shù)據(jù)進行深層次的挖掘、分析，比較分析企業(yè)運營狀況是否正常、健康，在同行業(yè)中是否處于優(yōu)勢地位。如果企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績不是很理想，則及時分析原因，控制成本費用、改善營銷策略、提高銷量、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、挖掘產(chǎn)能加快技術(shù)改造，通過一系列的數(shù)據(jù)分析，快速改善了企業(yè)的經(jīng)營現(xiàn)狀，優(yōu)化了資源配置，加強了企業(yè)內(nèi)部的控制，提高了資產(chǎn)運營效益?！弊T文浩對此做出較高的評價。
將舞弊事件“扼殺在搖籃”
ERP信息系統(tǒng)的本質(zhì)就是要將企業(yè)內(nèi)部的資源進行整合，優(yōu)化資源配置，最大可能地發(fā)揮資源優(yōu)勢。
“要使得資源優(yōu)勢最大化，首先就是要將所有業(yè)務(wù)流程規(guī)范化，將人為操縱的影響控制在最小范圍內(nèi)。而要做到這一點，既要有強有力的內(nèi)部控制制度的有效運行，又要有嚴密的系統(tǒng)控制程序?！弊T文浩說。
在東風悅達起亞，ERP系統(tǒng)正是這種管理理念的載體，在實施ERP信息系統(tǒng)的過程中，就將這些控制理念灌輸在系統(tǒng)執(zhí)行程序中?！袄?，填制會計憑證的人與審核記賬的人不能是同一個人，負責發(fā)票入賬的人員不能同時具有付款清償權(quán)限等等。在SAP系統(tǒng)中，每一筆付款清賬憑證都可以找到對應的應付款憑證，這兩個憑證是相互關(guān)聯(lián)與牽制的，真正起到了內(nèi)部控制的作用?！背鸫笕A舉例說。
