隨著現代信息技術在會計工作中的廣泛運用,我國會計改革已邁出了穩健、有序的步伐,取得了輝煌成就。會計電算化經過幾十年的發展,在觀念、理論、方法等方面也隨著客觀經濟環境的變化而不斷改革、發展和完善,呈現出穩中求進。但是,在新形勢下,會計電算化的運用對會計核算和會計管理提出了更高的要求,加強內部控制尤其重要。
一、會計電算化內部控制的特點
手工操作與電算化會計的內部控制特點相比,呈現出以下主要特點。
1.會計崗位發生變化
由于會計電算化的工作自動化、控制的程序化,各種手續都由計算機自動處理,統一執行。會計基本數據的來源和處理方式、會計管理操作形式等都發生了很大的變化。與此相適應,會計工作的分工、崗位職責、權限也發生了變化。
2.會計資料存儲方式發生變化
在手工方式下,會計資料以賬本、憑證、報表等形式存儲于紙張上,增加、刪除、修改會計憑證或會計賬簿可以從會計人員的筆跡和印章上分清責任。而會計電算化將各種信息轉化為數字形式存儲在磁(光)介質上,經濟業務事項的說明和賬簿等要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢,其直觀性較差,并且修改、擦除和拷貝均不會留下任何痕跡。
3.電算化程序質量發生變化
如電算化程序本身的漏洞,會降低系統的安全性。而會計人員對計算機專業知識所知不多,就難以及時發現這些漏洞。同時電算化系統下的權限分工主要依靠口令授權,每個會計人員都有與自己權限相對應的口令,而有的會計人員安全意識淡薄,操作口令管理不嚴,造成泄密或被他人竊取。
4.會計介質將發生變化
網絡技術的迅猛發展,使會計電算化的范圍進一步擴大,會計介質將發生變化,并迅速走向電子化。如網上銀行的開通,通過網上劃轉資金,結算單據均以電子化的形式出現,會計數據流動過程中的簽字蓋章等傳統確認手段失去意義,都需要采取新的內部控制方法。
二、重新認識會計電算化條件下內部控制制度的必要性
1.確保原始數據操作準確度的需要
在電算化會計中,電子計算機輸出的數據是在程序控制之下,對輸入的數據源自動進行加工處理,并儲存于磁性介質上。所有記帳、分析及編制會計報表等工作均在計算機程序的控制下自動進行。然而,電腦中的原始數據必須是由人工事先進行審核和輸入計算機的,一旦原始數據在輸入中發生錯誤,計算機無法識別,只會將錯就錯地進行各種計算工作。因而自動處理數據的準確性,完全依賴于原始數據輸入的準確性,正因為會計電算化的這一固有弱點,所以對內部控制提出了一些新的具體要求。一切數據的處理方法和過程都必須規范化,并保持準確性和相對的穩定性,這樣才能保證會計信息質量的真實性、完整性和準確性。
2.控制操作人員職能的需要
授權、批準控制是一種常見的、基礎的內部控制。在手工會計系統中,對于一項經濟業務的每個環節都要經過某些具有相應權限人員的審核和簽章。但會計電算化后,職能劃分發生了巨大的變化。業務處理全部以電算化系統為主,因而電算化功能和知識的高度集中導致了職責的集中,會計人員的職能開始從核算型向管理型轉移。某些人員既可從事數據的輸入,又可負責數據的輸出和報送。因此,如果不加強內部控制,就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數據庫進行修改,操縱處理結果,從而加大了出現錯誤和舞弊的風險。
3.避免會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來風險的需要
實行會計電算化后,數據的載體不同了。信息來源于數據和程序,并且從一開始就存儲在各種磁性介質上。有些業務或處理結果可能不被打印出來,只有依靠電子計算機才能閱讀這些數據。如果缺乏適當的內控,那么未經批準擅自改動數據的可能性就明顯增大,而且數據改動后不會留下任何痕跡。電磁介質也易受損壞,且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存紙介質會計核算資料,而且要保存、保管好以磁性介質方式存儲的各種會計數據和計算機程序,以及系統開發運行中編制的各種文檔和其他會計資料。
三、加強會計電算化內部控制制度的具體措施
1.加強系統內部規章制度的建設
建立全面、規范的會計基礎管理制度,具有一套比較全面、規范的管理制度和方法,以及較完整的規范化的數據。會計基礎工作主要指會計制度是否健全,核算規程是否規范,基礎數據是否準確、完整等。
(1)職責明確
會計人員應該檢查組織結構、職權和責任的分配與分工情況,確定職責分工是否能夠提供有力的內部控制。
(2)安全控制
會計人員應該確定是否制訂了有關計算機硬件、計算機程序、數據文件、數據傳送、輸入和輸出資料以及人員的安全規定。
(3)提高內部會計人員的素質
建立以提高內部會計人員素質為目的控制措施,組織網絡安全方面及高級程序語言的培訓。
2.完善會計電算化系統的內部質量控制體系
手工會計中那種職權分離、互相牽制的控制方法,不能有效地控制會計電算化系統的內部質量控制風險,必須重新建立一系列完善的會計電算化系統的內部質量控制體系,主要是從組織形式和會計軟件的功能兩個方面來實現的,分為常規控制和應用控制兩類,包括以下主要內容:①組織控制制度;②操作控制制度;③開發與維護控制制度;④輸入控制制度;⑤處理控制制度;⑥輸出控制制度。
3.建立會計電算化系統內部質量的符合性控制
符合性控制是對會計電算化系統內部質量控制的完整性、有效性和實施情況進行控制。符合性控制可通過控制抽樣確定控制范圍,找出內部質量的控制弱點,確定內部質量控制的可靠性情況。進行符合性控制時,需要在明確控制目標的基礎上,確定控制標準來進行判斷,主要看內部質量控制系統的健全性、有效性和完善性等方面的控制指標。
4.強化內部審計制度
內部審計既是內部控制系統的重要組成部分,也是強化內部會計監督的制度安排。在會計電算化中,由于是“人機”對話的特殊形態,因而對內部審計提出了更高、更嚴格的要求。①對會計資料定期進行審計,電算化會計帳務處理是否正確,是否遵照《會計法》及有關法律、法規的規定;②審查機內數據與書面資料的一致性,如查看帳簿內容,做到帳表相符,對不妥或錯誤的帳表處理應及時調整;③監督數據保存方式的安全、合法性,防止發生非法修改歷史數據的現象;④對系統運行各環節進行審查,防止存在漏洞。
參考文獻
[1] 袁樹民.電算化會計[M].上海三聯出版社.1995.
[2] 張輝主編.會計電算化[M].機械工業出版社,2004.
[3] 劉忠玉.會計信息化:21世紀財務會計發展大趨勢[J].財經問題研究.2004.(8).
[4] 鄧庫平.會計電算化系統的內部控制問題研究[J].財會研究.2005.(1).
[5] 王蘊玲.談電算化會計信息系統的內部控制制度[J].河南財政稅務高等專科學校學報.2008.(3).
