會計電算化的應用和普及,不單單是會計工作的現代化,同時也是推動會計工作實現制度化、標準化、規?；倪M程。會計電算化的發展,有助于提高會計人員的工作效率,降低其勞動強度;促進了會計工作的規范化,提高了其工作的質量;同時,電算化的應用也加快了信息的傳遞,使管理水平得到很大提高;會計電算化有效促進了管理的信息化,全面提升了會計人員的素質。要充分認識和理解會計電算化對于傳統會計職能的影響,必須對傳統會計的職能有所了解。
一、傳統會計職能的內容
(一)反映職能
反映職能是指運用會計自身特有的方式,通過分析、整理和歸集把復雜多變的經濟活動轉化成為一系列直觀有效的數據,向管理者提供相關的財務信息。
(二)監督職能
會計監督是指會計利用資料及信息反饋對于經濟活動的整個過程進行指導和控制。當然,會計監督除了對貨幣監督之外,還包括對實物的監督。這種監督功能必須立足于企業的經濟效益,根據企業的預算、計劃、定額以及各種制度,通過對業務、經濟的分析核算和檢查來實現對本企業一切經濟活動的合法性、合理性、真實性及有效性的全方面監督。
(三)參與經營決策
決策,就是從所有的備選方案當中選擇出最佳的方案,以幫助企業獲得最大的經濟利益?？茖W的預測是作出正確決策的基礎,然而不管是預測還是決策,其過程都涉及大量的財務方面的信息,這些信息恰巧是由會計來提供的,因而,為實現企業獲得最大經濟效益,參與經營決策自然也是會計職能的重要組成部分。
當然,對于傳統會計職能的認識并非固定不變,隨著管理水平的不斷提高,生產力不斷進步發展,我們不應拘泥于程式化的習慣當中,必須以發展的眼光去看待傳統會計職能。那么會計電算化對于傳統會計職能的影響具體體現在哪些方面呢?以下針對此問題進行簡要論述。
二、會計電算化對傳統會計職能的影響
會計電算化能夠推動會計的業務處理實現前所未有的飛躍式發展,在會計電算化形成以及發展的過程中,對于傳統會計職能的各個方面都產生了重大影響,使各項業務工作的開展發生一系列的變化。
(一)信息系統的組織體系
傳統會計的工作組織體制制定的主要依據是會計事務的各種不同性質;而在會計電算化的系統當中,會計的工作組織體制則是以不同形態的數據為制定的依據。很顯然,這兩種會計的工作組織體制截然不同,會計電算化將會計對于數據進行分散收集、處理以及重復記錄的傳統操作方式轉變成為集中收集、處理,數據共享的操作模式,使會計信息從提取到利用都更適應現代化的管理要求。
(二)簿記規則
傳統中,會計的規則規定總賬、日記賬都要使用訂本的賬冊,而明細賬則要使用活頁的賬冊,用這樣的幾個套賬進行互相之間的核對和牽制;賬目記錄出現的錯誤之處則要使用紅字和劃線法進行更正。
而電算化打印輸出的賬頁卻是卷帶狀的,能夠裝訂成為活頁的形式,卻不能是訂本形式;另外電算化打印輸出的是總賬、日記賬以及一些報表,因明細賬涉及太多二、三級科目,打印的數量較大,因而一般采用磁盤的形式輸出;賬冊的核對工作是依靠相關軟件來完成,只要所輸入的原始憑證正確,計算機便可以迅速地完成手工條件之下的各種賬務的處理工作;而對于賬簿記錄中的錯誤部分的處理,已然不可能采用原始的手工方式進行修改,但是為了確保審計追蹤的線索不中斷,所以規定所有已經通過校驗的數據都不得更改,如若出現了錯誤,則可理解為合法性的問題,用輸入“更正憑證”的方式進行更正,類似于傳統的紅字更改法。
(三)賬務的處理程序
傳統形式下,會計對于賬務的處理程序大致包括記賬憑證賬務的處理程序、科目匯總表的賬務處理程序、多欄式的日記賬的賬務處理程序等,在組織會計進行核對的時候,可以根據企業對于會計業務管理以及繁簡的需要,任選其中的一種處理程序進行核對即可。但不管采用的是哪一種,其共同的特點都是“平等登記”,也就是說所有記賬憑證的會計信息要以平行、等量、同向的方式記錄在總的分類賬目和明細賬當中。這樣就可以各有側重地去反映相關的會計信息,同時也能夠發揮出總的分類賬目所具有的統轄作用,通過對賬,發現人工記賬可能出現的部分錯誤,并及時地加以糾正。
而電算化的賬務處理程序當中,所考慮到的是會計數據的處理目標,也就是獲得管理中所需要的各種會計信息。其中間數據的處理可以認為是源于最原始數據的處理加工,因而,從輸入憑證到輸出報表,所有中間過程都交由計算機來控制。這種數據的處理方式和模式具有集中化、自動化的特點。事實上,存儲在數據庫當中的所有會計信息沒有所謂的總賬和明細賬的區別,但可以按照總賬或者是明細賬的格式來輸出,所以在會計電算化的系統當中,打印所輸出的總賬
(四)內部控制
在傳統的手工操作當中,設有崗位責任制度和各種內部牽制制度,有效保證了手工核算的情況下會計信息的準確性、企業資產的完整性和安全性。但計算機的引入、電算化的應用卻使企業內部的控制制度在重點、內容以及形式上發生了很大改變。
首先,內部控制的形式發生改變,原本手工操作中的一些內部控制措施在實現電算化之后就沒有了其存在的意義或是轉移到了計算機當中;其次,內部控制制度在內容上發生了變化,計算機技術的應用,為會計工作增加了很多全新的工作內容,同時也相應增加了新的控制措施和制度,如計算機軟硬件的編程、分析,計算機操作人員與維護人員之間的牽制、計算機病毒的防治等等;另外,內部控制的側重點發生了相應的改變,實現電算化之后,內部控制的重點轉移到對原始數據的輸入控制上,主要表現為會計信息輸入控制、人機交互處理控制等幾個方面。
(五)會計信息質量
會計信息質量主要通過時效性、重要性、相關性以及可靠性等指標來體現,實現電算化之后,這些指標的質量都大幅提高,同時還可以充分地利用計算機的優勢,增強了會計在核算方面的深度及廣度,使得會計向著多種量度去發展。
(六)會計檔案保管的形式
會計實現電算化之后,多數的檔案在物理性質上發生了改變,各種憑證和賬目及報表等會計資料都存儲于磁盤介質之上,備份或是刪除都是很容易的事情,所以要采用科學的管理方式,加強對于會計資料檔案的管理,以防止會計資料檔案的流失。
(七)人員機構
在傳統手工的會計工作中,參與工作的都是會計人員,他們保障是組織會計工作正常運轉的主體;但實現電算化之后,除了原有的會計人員之外,還需要配有相應的系統管理人員和操作人員。
三、小 結
會計電算化的應用對于傳統的會計職能的影響是多方面的,電算化將是未來會計工作的普遍形式,因而我們必須不斷地提高會計人員的自身素質,加快相關軟件的開發進度,為推動我國企業的現代化管理打下堅實的基礎。
