費用是反映企業(yè)在一定期間資源消耗情況的重要指標,費用發(fā)生是為了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要。企業(yè)會計核算系統(tǒng)提供的費用信息既是企業(yè)外部利益相關(guān)者作出經(jīng)濟決策的依據(jù),也是企業(yè)內(nèi)部計算損益、確定考核獎懲標準的重要指標。企業(yè)發(fā)生的每筆費用通過財務部門的歸集整理,列支于不同的項目中。企業(yè)的各項費用形成是否遵循了使用效益原則,使用費用的單位(或部門)向財務部門提供的報銷資料是否合法合規(guī),財務報告中相關(guān)數(shù)據(jù)是否真實準確。如何才能有效避免虛假經(jīng)濟業(yè)務、不規(guī)范報銷事項的發(fā)生,從而提高財務信息的可信度?這些都是企業(yè)在經(jīng)營過程中所必須面對的問題。
一、當前企業(yè)費用內(nèi)部控制存在的一些問題
如何通過對企業(yè)費用的內(nèi)部控制來促進企業(yè)守法經(jīng)營,國家、地方出臺了《中華人民共和國會計法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《企業(yè)會計制度》等法律規(guī)定,企業(yè)在執(zhí)行國家政策、法律規(guī)定的基礎(chǔ)上。根據(jù)自身特點對財務規(guī)定進行了細化,以適應內(nèi)部管理的需要。但是,總有少數(shù)人,抵不住私利的誘惑,違規(guī)違紀,謀取個人或小團體的利益。
(一)利用企業(yè)資源。謀取私利
有的單位(部門)負責人,以“多元化經(jīng)營”為幌子,利用企業(yè)的資源,開設(shè)地下工場或組織地下工程隊,非法營業(yè),將收入存于私設(shè)的“小金庫”,或轉(zhuǎn)存于其他企業(yè)(個人)賬戶。而所需原材料、燃料、人工等費用則計入本單位(部門)正常生產(chǎn)(服務)成本之中,不但加大了企業(yè)負擔,也使企業(yè)成本不實。
(二)內(nèi)外勾結(jié),中飽私囊
有的單位(部門)負責人利用采購大宗原材料(燃料)之機,與供貨單位串通作弊,提價增量,或以次充好,損害企業(yè)利益,從而取得供貨單位高額回扣,存于私設(shè)的“小金庫”,甚至裝入自己的腰包。
(三)弄虛作假,損公肥私
經(jīng)濟業(yè)務不存在或不合理,利用假發(fā)票報銷。表現(xiàn)一。為了將無法入賬的獎金、禮品、個人消費等變不合理為“合理”而使用虛假發(fā)票;表現(xiàn)二,編制虛假業(yè)務或夸大費用開支,利用套開或虛開發(fā)票套取現(xiàn)金。
有的管理人員。在辦理外委加工(或修理)業(yè)務時,編制虛假業(yè)務或抬高加工(或修理)費用,套取企業(yè)資金。
(四)偷稅漏稅,含贓枉法
有的單位(部門)負責人通過偷稅漏稅、拖欠保險金、少提或多提固定資產(chǎn)折舊和修理費用來調(diào)節(jié)當期利潤以保證企業(yè)(或少數(shù)高管)的眼前利益等違法違紀活動,常常是企業(yè)管理當局(或少數(shù)高管)假借財會人員之手所為。一些財會人員懾于企管當局(或少數(shù)高管)的壓力,或為巨大利益所引誘,與違法違紀者同流合污,甚至為虎作倀。
二、關(guān)于企業(yè)費用內(nèi)部控制的幾點思考
為了減少乃至杜絕企業(yè)貨幣資金流失,確保會計信息完整、準確,必須強化企業(yè)費用的內(nèi)部會計控制。
(一)建立健全不相容職務分離制度
《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》規(guī)定。“不相容職務分離控制要求企業(yè)全面系統(tǒng)地分析、梳理業(yè)務流程中所涉及的不相容職務。實施相應的分離措施,形成各司其職、各負其責、相互制約的工作機制。”《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》之《內(nèi)部牽制制度》中對組織分工的規(guī)定,“購入材料物資,應由采購人員辦理采購、報賬手續(xù),倉庫人員驗收入庫,記賬人員登記入賬。”
企業(yè)應在執(zhí)行前述國家相關(guān)制度規(guī)定的同時,制定適合本企業(yè)特點的不相容職務分離制度,它既是對有關(guān)人員搞好本職工作,減少乃至杜絕錯誤和舞弊行為的制度保證,也是對不規(guī)范或違法行為的一種約束。
企業(yè)的任何一項重要的經(jīng)濟業(yè)務或事項,都不應由一個單位(部門)、甚至一個職員包辦。前述大宗原材料(如基本建設(shè)工程用的磚瓦沙石等地產(chǎn)物料)采購中發(fā)生問題,就是違反采購業(yè)務職務分離所致。企業(yè)管理當局為了趕工期、搶進度,忽視采購部門、材料驗收部門和使用單位之間的制約關(guān)系,同意或默許使用單位自行辦理采購業(yè)務,這就給個別違法亂紀者以可乘之機,他們使用非法手段獲取各種“合規(guī)”的原始手續(xù)及憑證,財會部門在費用確認當中對其業(yè)務的真實性往往無法準確辨認。如果企業(yè)嚴格履行相關(guān)制度規(guī)定,就會大大降低財會部門在費用確認中的無奈。
(二)實行關(guān)鍵崗位輪換制度
目前,在大多數(shù)企業(yè)中,一些經(jīng)濟活動的關(guān)鍵崗位職務,長期由同一個人擔任。一方面,有利于工作人員熟悉該項業(yè)務及其相關(guān)環(huán)境、條件,將業(yè)務做得精益求精;但從另一方面。卻也給了那些違法亂紀者和貪腐分子作奸犯科的機會。凡事有利就有弊,要做好關(guān)鍵崗位輪換工作的調(diào)查研究,加強崗位人員的思想疏導,使愛崗敬業(yè)者。愉快地轉(zhuǎn)入新的崗位發(fā)揮才干。通過崗位輪換,不但使隱秘的違法亂紀者暴露,并能打破某些在長期經(jīng)濟業(yè)務中糾結(jié)成的利益小集團。《內(nèi)部控制評價》(朱思榮)有一案例,某市政公司出納員鄧某乘會計麻痹大意(一向?qū)k公室人員不加防范)之機。利用空白現(xiàn)金支票,偷蓋印鑒,侵吞公款屢屢得手;直到會計調(diào)走,“印章由財務科長保管”,“財務科長的偶然發(fā)現(xiàn)”,終于讓這個延續(xù)了5年的被“蠶食”的黑洞有了一個終結(jié)。然而。5年間被鄧某侵吞的近百萬巨款卻永遠地損失了。如果該公司能實行關(guān)鍵崗位輪換制度,此損失將會減少或杜絕。
(三)改善“一支筆”審批制度
“一支筆”審批,雖未見于國家發(fā)布的有關(guān)企業(yè)管理的法規(guī)、準則、規(guī)范中,但確已成為許多企業(yè)奉行的(成文的或不成文的)財務管理的金科玉律。這一制度。在企業(yè)由生產(chǎn)型向經(jīng)營型轉(zhuǎn)變中,曾經(jīng)對加強經(jīng)營管理起到良好作用。但是,隨著人們(特別是能人和精英)價值觀念的轉(zhuǎn)變(更加看重自身經(jīng)濟利益),其弊端逐漸顯現(xiàn)出來。近幾年來,國家在企業(yè)中揭露出的經(jīng)濟犯罪大案。與財權(quán)僅集中于一兩人之手不無關(guān)系。因此,對于生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)生的各種費用,固然不應回到“多支筆”審批的混亂狀態(tài),又不可繼續(xù)實行無約束(由直接下級監(jiān)督他的上級,不可能成為有效的約束)的“一支筆”制度,而應該把“一支筆”審批和內(nèi)部牽制結(jié)合起來。對于大宗的原材料成本支出,可由經(jīng)營經(jīng)理(財務總監(jiān))和生產(chǎn)經(jīng)理(分管生產(chǎn)負責人)聯(lián)合審批;對于大額度后勤費用,則由經(jīng)營經(jīng)理(財務總監(jiān))和后勤經(jīng)理(分管后勤負責人)共同審批;對于特別重大的費用事項,由企業(yè)高層成員集體討論決定。
而對于涉及經(jīng)營經(jīng)理分管部門經(jīng)濟利益的大額度費用審批,經(jīng)營經(jīng)理應“回避”,由企業(yè)一把手或其授權(quán)的其他副手審批。總之,對于某項費用是否“一支筆”審批,要由其額度大小而定,這應在企業(yè)內(nèi)部會計控制制度中作出明確的規(guī)定,以免相關(guān)人員無所適從。
(四)縝密地制定費用計劃
這是對費用進行事前控制的重要手段。凡事預則立,不預則廢。一個切實可行的,既具有先進性,又不失穩(wěn)妥的費用計劃,是提高經(jīng)濟效益的保證。
首先,企業(yè)財會部門通過對本企業(yè)歷史資料、外企業(yè)相關(guān)信息、本企業(yè)當期生產(chǎn)經(jīng)營目標的認真分析,并聽取其他職能部門及基層生產(chǎn)經(jīng)營單位意見,采用科學的計算方法,合理地確定出企業(yè)總的費用指標,并分類、分單位(部門)細化。
其次,僅有指標,尚稱不上計劃,還應由財會部門牽頭,組織生產(chǎn)、銷售、采購等部門及基層單位的專業(yè)人員。集體或分別認真研討,策劃完成計劃指標的手段、措施,形成目標一手段網(wǎng)絡體系。
最后,編制書面的費用計劃,由企業(yè)管理當局審核批準,發(fā)布執(zhí)行。
(五)對費用形成過程進行控制
對于大額度費用,應強調(diào)事中控制,不能單純依靠財會人員把住費用確認和貨幣資金支付這一最后環(huán)節(jié)。比如前述大宗原材料采購業(yè)務,不應由使用單位單獨操作,也不應由采購供應部門包攬。近年來,企業(yè)的采購供應部門成為貪污受賄案件多發(fā)地,與獨攬企業(yè)的采購大權(quán)有著密切關(guān)系。因此,強化內(nèi)部牽制實屬必要。企業(yè)成立定價委員會、招標辦公室,把大宗材料、重要固定資產(chǎn)的采購定價權(quán)、供應商確定權(quán)從采購部門分離出來,使費用形成的過程控制得到加強,對減少舞弊、提高采購效益,起到了良好作用。
(六)財會人員把住費用確認和貨幣資金支付關(guān)
經(jīng)濟事項已經(jīng)發(fā)生,第一,要依據(jù)《企業(yè)會計準則》關(guān)于費用定義及確認條件進行確認。會計人員應根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)規(guī)定認真辨識。不可草率,因為任何錯誤的確認,都將造成會計信息失真,甚至會掩蓋經(jīng)濟犯罪。第二,要對取得相應憑據(jù)的合法性、有效性進行審核監(jiān)督。對于不符合財務報銷規(guī)定的票證堅決予以退回。同時也要對經(jīng)濟事項本身的真實性進行調(diào)查和核實,杜絕虛假經(jīng)濟事項的發(fā)生。第三,對于費用批示、審核結(jié)果要進行復核,查看是否有越權(quán)審批、違規(guī)違法使用費用、濫用職權(quán)、串通舞弊等行為發(fā)生。第四,對費用確認及出納審核報銷的過程和結(jié)果進行監(jiān)督檢查,避免差錯和犯罪。由于存在“照章辦事”“出事有領(lǐng)導頂”的思想和情緒,個別出納人員工作馬馬虎虎,缺乏應有的責任意識。殊不知,財務案件中出納人員犯罪不在少數(shù),且利用出納人員犯罪的也不在少數(shù)。應該對出納報銷過程進行嚴格監(jiān)督,確保費用報銷資料真實、正確、合法、有效。一方面保證會計核算的質(zhì)量,另一方面防止發(fā)生貪污、舞弊等違法行為。第五,費用報銷的監(jiān)督檢查中,還要關(guān)注費用支出計劃、采購程序、獲取原始票據(jù)、審核報銷等環(huán)節(jié)之間是否起到互相監(jiān)督、互相牽制作用,發(fā)現(xiàn)哪個環(huán)節(jié)出了問題,追究相關(guān)人員的責任。
另外,在企業(yè)費用內(nèi)部控制中不但要立,更要有行。即制定了好的政策、措施和手段。關(guān)鍵在于執(zhí)行,在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)問題、改進方法、堵塞漏洞,進而提高費用控制的質(zhì)量與水平。促進企業(yè)經(jīng)營管理的有序發(fā)展。
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