隨著中國經濟股份制改革的推行以及高校管理體制改革的同步推進,高校的管理和運營模式正在悄然改變,不再單純依靠國家撥款和財政支持,而是逐步向外部市場放開,以增強機構內部的活躍性和競爭力。會計和財務是企業經營的重要內容,是衡量企業發展水平的標準,學校自然也不例外,而身為高校的二級下屬機構,在響應國家號召的同時,更多的是要在新環境新形勢下謀生存、求發展,這樣才能更好地為學生服務,為高校服務,為社會服務。
一、高校后勤集團財務管理中存在的問題及原因分析
當前高校后勤集團,在性質上面兼有事業單位與企業集團的的特征,情況較為特殊,其在管理上的問題主要有以下幾個方面:
1.人員素質參差不齊
高校后勤集團員工素質參差不齊,并且財務相關知識和法律觀念淡薄,又因其涉及職責范圍較廣,對其職責認定也存在諸多問題,這些都給管理帶來了一定難度。財務管理觀念方面,不少員工存在應付敷衍的思想,認識不到財務管理的重要性,對財務制度的執行和落實沒有形成足夠的重視。而在日常運行和財政支付中,如貨品的采購和日常的經費開支方面,人員隨意性較強,缺乏基本的支出控制和節約觀念,缺乏公共財產責任意識,因此很容易出現資金和倉庫庫存的浪費和不合理利用現象。
2.各部門協同意識不強
在制定物資采購計劃和實行物品采購時,直接由二級部門直接簽定,將財務部門排除在外。集團下設的采購中心除新生用品和辦公用品外,基本沒有任何實質性工作,沒有充分發揮部門職能,因而財務部門和采購,以及倉儲部門的相互制約和協調作用沒有真正落到實處。各部門采購物資時各自為政的局面,以及手續的不健全,導致賬面混亂,給財務的審核和評估帶來很大麻煩。
3.財務監管不力
業務上的粗放管理,自然導致倉管業務涉及到的資金支出和資料統計缺乏有效監管,預算編制透明度不夠,執行力度不強。由在財務支出上缺乏完整的預算編制方案,具體執行過程中存在較大漏洞,倉管人員的隨意性較明顯,財務支出浮動性較大,為各種各樣的名目的出現提供溫床,甚至不排除會出現超支乃至失控的結果。缺乏嚴格的財政預算和成本控制方案,使財務部門對其他部門的監督權限發揮不出來,尤其是對采購和倉管的監督無法充分發揮作用;而編制過于簡單化,不夠科學準確,對執行也極為不利。
4.管理流程和制度不健全
倉儲的出入庫應該有嚴格的規范,如實填寫相關數據,以配合財務做好編制預算。目前高校集團在物資驗收入庫時一般只有供貨商和倉管員,采購員也是事后在入庫單補簽字,倉管員與采購員的制約關系反映不出來,流于表面形式。高校后勤集團在合同的簽訂和單據填寫上不夠嚴謹,為進一步的發展埋下了巨大隱患。
二、加強財務管理的可行性措施
內部倉管委派制能夠有效改善高校集團財務存在的問題。實行內部倉管委派制,將倉管員劃入財務統一管理,可以保證部門人員的素質和基本情況,集團的內部控制得到強化,倉儲管理的權責關系以及與其他部門關系加以嚴格界定,從而規范物流管理,真正加強對倉儲部門進行管理的力度。委派的時候,可以選賢任能,提高人們對倉管部門的重視程度。
1.加強財務預算編制,實行統一管理
將各項工作集中到統一的會計部門管理之下,可以大大提高工作效率。及時跟蹤、分析并編制預算調節表,隨時分析最新變化,而且要與上級部門及時溝通,上報直接管理部門備案。按照公平公正原則和清晰透明原則,對財務支出和倉儲流動進行嚴格預算,保證資金和物品的來源和用途合乎要求,避免非法占用和重復投入情況的發生。
2.強化財務控制和流程管理
針對集團運營中出現的責任追究不明確、采購和倉管隨意性大、資金流向不嚴格不明確和財務對相關部門的監管缺位等一系列問題,要從財務的本質和職能出發,在不增設部門和人員的情況下,強化財務控制和流程管理。其具體實行措施就是在財務部門下設一個倉管部,改變以前倉管放任自流的狀況,同時定期審核出入庫數據及總體狀況,掌握倉庫的物資流向及流動數量。
3.加強專業的人員體系建設
實行統一領導、分級管理的內部控制體制,即集團財務部門統一領導各部門倉管,嚴格倉儲管理制度,制定符合本部門實際的人才選定、培訓和分派體系,培養出一支具有高素質的員工隊伍。
三、結論
實行內部倉管委派制, 將倉管員劃入財務統一管理,通過對本金投入方向、規模和結構的控制,對資金的投入和流向進行控制管理,并且建立起采購部門、倉管部門和財務部門之間的制衡和監督關系,從而改善高校后勤集團經營現狀,實現可持續發展。
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