會計(jì)電算化,就是以計(jì)算機(jī)為工具,網(wǎng)絡(luò)為載體,在知識經(jīng)濟(jì)時代把信息技術(shù)和電子技術(shù)應(yīng)用于會計(jì)工作的簡稱,是一種利用計(jì)算機(jī)程序替代手工記賬、算賬、報(bào)賬從而對會計(jì)資料進(jìn)行分析和利用的現(xiàn)代化記賬手段。會計(jì)電算化工作包括會計(jì)電算化人才的培養(yǎng)、會計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用以及會計(jì)電算化制度的建立等等。從某種意義上說,我們通常所說的會計(jì)電算化是以會計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用為核心,建立相關(guān)制度和培訓(xùn)相關(guān)人員,旨在服務(wù)于企業(yè)管理信息系統(tǒng)。然而,企業(yè)管理信息系統(tǒng)是會計(jì)電算化工作發(fā)展的客觀生存環(huán)境之一。
一、會計(jì)電算化對煤炭企業(yè)審計(jì)工作的影響
審計(jì)和會計(jì)面臨環(huán)境改變的高度一致性,使得會計(jì)工作的每一次重大變革,都會直接導(dǎo)致審計(jì)工作的重大變革。
(一)對審計(jì)內(nèi)涵和內(nèi)容的影響
我國從上世紀(jì)80年代起,會計(jì)電算化工作就有了前所未有的發(fā)展。會計(jì)電算化系統(tǒng)將逐步完全取代手工會計(jì)信息系統(tǒng)是歷史趨勢發(fā)展的必然。兩者所用工具的差異導(dǎo)致傳統(tǒng)審計(jì)工作也將迅速發(fā)展為電算化審計(jì),手工審計(jì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娝慊瘜徲?jì),使得審計(jì)概念在會計(jì)電算化工作背景下有了進(jìn)一步的拓展。
手工審計(jì),是由具有相對獨(dú)立性的專門機(jī)構(gòu)和人員對被審計(jì)單位的財(cái)務(wù)收支狀況以及會計(jì)記錄等經(jīng)濟(jì)資料所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性和有效性進(jìn)行評價(jià)、審查和鑒證的經(jīng)濟(jì)監(jiān)督活動。電算化審計(jì)有兩種內(nèi)涵:其一是審計(jì)工作中引入了計(jì)算機(jī)信息技術(shù),建立了審計(jì)信息系統(tǒng),審計(jì)工作的辦公自動化得以實(shí)現(xiàn);二是對會計(jì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程、信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理過程和處理結(jié)果進(jìn)行審計(jì)。從概念上來看,電算化審計(jì)比手工審計(jì)的目標(biāo)和任務(wù)要更為寬泛和廣闊一些。
煤炭企業(yè)會計(jì)電算化系統(tǒng)的審計(jì)內(nèi)容主要包括會計(jì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)、會計(jì)軟件的程序設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)文件和內(nèi)容的控制等。在會計(jì)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)階段,煤企審計(jì)人員應(yīng)積極參與系統(tǒng)的調(diào)試、檢驗(yàn)和驗(yàn)收整個過程,檢查系統(tǒng)的規(guī)范、合法、安全等方面是否存在問題,更應(yīng)從煤炭企業(yè)自身特殊的角度去審查系統(tǒng)的可審性、審計(jì)線索的設(shè)置等狀況。
(二)對煤炭企業(yè)審計(jì)人員和審計(jì)技術(shù)要求的改變
傳統(tǒng)煤炭企業(yè)電算化隊(duì)伍很多是原來的會計(jì)或出納經(jīng)過短期培訓(xùn)形成的,年齡和知識層次的局限使得他們對計(jì)算機(jī)軟硬件以及互聯(lián)網(wǎng)知之甚少,只會使用財(cái)務(wù)軟件處理簡單業(yè)務(wù),一旦出現(xiàn)例外故障或異常情況,就束手無策,甚至出現(xiàn)因誤操作使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失,或?qū)е孪到y(tǒng)崩潰的情況。電算化條件下,煤炭企業(yè)中不了解計(jì)算機(jī)的審計(jì)人員會因?qū)徲?jì)程序的改變而無法進(jìn)行審計(jì);不會使用計(jì)算機(jī)的審計(jì)人員無法進(jìn)行系統(tǒng)審查或利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行審計(jì);不了解系統(tǒng)特點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)的審計(jì)人員無法識別和審計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)。因此,會計(jì)專業(yè)知識以及必備的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識對于煤炭企業(yè)審計(jì)人員來講是應(yīng)該熟練掌握的。
由于在電算化條件下審計(jì)的內(nèi)涵和外延已擴(kuò)展到電算化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)、數(shù)據(jù)分析與內(nèi)部控制等方面,若對電算化系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)時采用傳統(tǒng)手工審計(jì)方法,則達(dá)不到審計(jì)的目的,客觀要求煤企審計(jì)人員必須輔以計(jì)算機(jī)審計(jì)技術(shù),用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)審計(jì)軟件去應(yīng)對各種工作平臺下的會計(jì)軟件。
(三)對煤炭企業(yè)會計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制的影響
我國大多數(shù)煤炭企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)不是設(shè)立在董事會或?qū)徲?jì)委員會之下,而是與紀(jì)檢、監(jiān)察部門合并,由于分管領(lǐng)導(dǎo)對審計(jì)工作不熟悉或者支持不夠,內(nèi)部審計(jì)人員不能把檢查、評價(jià)企業(yè)管理情況的信息直接傳遞給企業(yè)的決策層,以使其正確決策。電算化系統(tǒng)的使用,會計(jì)信息的存儲與處理高度依賴于計(jì)算機(jī),使得手工會計(jì)系統(tǒng)中的某些職責(zé)相分離,牽制力明顯下降。所以煤炭企業(yè)現(xiàn)代審計(jì)是以評價(jià)內(nèi)控制度為基礎(chǔ)的抽樣審計(jì),即審計(jì)人員把對被審單位內(nèi)控制度的審查和評價(jià)作為制定審計(jì)方案和決定抽查范圍的根據(jù)。
(四)煤炭企業(yè)審計(jì)的空間范圍擴(kuò)大
對被審計(jì)單位的會計(jì)報(bào)表進(jìn)行審計(jì),借以出具審計(jì)報(bào)告,鑒證被審計(jì)會計(jì)報(bào)表的合法性、公允性和一貫性,這些是現(xiàn)階段煤炭企業(yè)審計(jì)的主要內(nèi)容。從原始憑證到報(bào)表都是由紙質(zhì)承載,審計(jì)線索均記錄在案,若對存在有疑問的會計(jì)數(shù)據(jù),逆向跟蹤報(bào)表數(shù)據(jù)到原始憑證資料,就可解決問題,這是紙質(zhì)會計(jì)數(shù)據(jù)時代的審計(jì)范圍;數(shù)據(jù)電子化后,數(shù)據(jù)原始的儲存狀態(tài)審計(jì)人員無法接觸,審計(jì)線索的取得完全依靠電算化系統(tǒng)提供的查詢功能,這個階段下審計(jì)的范圍就擴(kuò)展到了對整個電算化系統(tǒng)的審計(jì)。
(五)對煤炭企業(yè)審計(jì)檔案管理工作的影響
電算化條件下,大部分審計(jì)檔案都是通過代碼的形式存儲在磁性介質(zhì)上,物理性質(zhì)發(fā)生了改變,由于磁性介質(zhì)易擦寫,備份、復(fù)制很容易,這就要求用更科學(xué)的方法對審計(jì)檔案進(jìn)行保管。可是手工條件下所形成的審計(jì)檔案,都是以紙張為載體記錄所有的信息,是企業(yè)審計(jì)的重要原始資料,按照相關(guān)規(guī)定必須妥善保管而且相對比較容易保管。當(dāng)然,有弊就有利,煤炭企業(yè)電算化人員如果在檔案的管理上應(yīng)用電子檢索的功能,查詢起來就會十分方便、快捷,這比手工審計(jì)進(jìn)了一大步。
二、會計(jì)電算化條件下煤企審計(jì)工作的宏觀對策分析
會計(jì)電算化是煤炭企業(yè)審計(jì)變革的推動器,它將大大加快利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段按照審計(jì)環(huán)境要求進(jìn)行審計(jì)變革的進(jìn)程。那么,煤炭企業(yè)審計(jì)工作應(yīng)該怎樣來適應(yīng)會計(jì)電算化時代的到來呢,筆者認(rèn)為主要應(yīng)從以下幾方面來進(jìn)行:
(一)積極培養(yǎng)復(fù)合型知識結(jié)構(gòu)的煤炭企業(yè)審計(jì)人員
任何工作的關(guān)鍵都是人才的培養(yǎng),煤炭企業(yè)審計(jì)人員的知識的更新速度,決定了煤炭企業(yè)審計(jì)工作實(shí)現(xiàn)電算化的進(jìn)程。電算化條件下,煤炭企業(yè)審計(jì)人員要有扎實(shí)的會計(jì)、審計(jì)等專業(yè)基礎(chǔ),熟悉企業(yè)審計(jì)以及其它會計(jì)法規(guī)規(guī)范,同時也要不斷學(xué)習(xí)電腦數(shù)據(jù)處理知識、電算化系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)和評審技術(shù)、電算化審計(jì)軟件的開發(fā)使用和維護(hù)技術(shù)等等。
煤炭企業(yè)應(yīng)組織廣大審計(jì)人員,在企業(yè)允許的條件下參加電腦綜合應(yīng)用能力的培訓(xùn),強(qiáng)化和更新計(jì)算機(jī)知識,積極提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平,能夠熟練操作電算化處理系統(tǒng)進(jìn)行,獲取審計(jì)證據(jù);人力資源部門還應(yīng)優(yōu)化組合審計(jì)小組人員,發(fā)揮審計(jì)專家和計(jì)算機(jī)專家的協(xié)同能力,相互溝通,合理分工,提高效率,不留盲點(diǎn);煤炭企業(yè)還可以鼓勵審計(jì)人員進(jìn)行后續(xù)學(xué)習(xí),充分發(fā)揮高校作為培養(yǎng)煤炭企業(yè)電算化審計(jì)后備人才搖籃基地的作用。
(二)建立穩(wěn)定可靠的會計(jì)電算化系統(tǒng)
煤炭企業(yè)在會計(jì)電算化運(yùn)行初期,為保證電算化和手工核算的一致性,手工記賬和電算化必須同時運(yùn)行三個月以上的時間,要建立包括操作人員工作職責(zé)和工作權(quán)限的管理制度,預(yù)防記賬憑證等數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)以及預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的記賬憑證未經(jīng)復(fù)核而登賬的制度和措施,加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬件的管理,保障系統(tǒng)機(jī)房設(shè)備的安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)轉(zhuǎn)、會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件安全保密、保存穩(wěn)妥。會計(jì)軟件在初始數(shù)據(jù)以前,企業(yè)應(yīng)系統(tǒng)地整理會計(jì)業(yè)務(wù)資料,確保賬證、賬賬、賬實(shí)相符,并對初始化數(shù)據(jù)進(jìn)行試算平衡,同時為了保證從手工方式到電算化方式的順利過度和轉(zhuǎn)換,還要詳實(shí)準(zhǔn)確的錄入包括固定資產(chǎn)卡片、工資固定信息等重要數(shù)據(jù),為今后的企業(yè)日常業(yè)務(wù)的處理備份可靠完整的資料。
(三)適應(yīng)電算化會計(jì)的方法和手段的采用
電算化條件下,手工審計(jì)方法和手段已不能完全達(dá)到目的。會計(jì)電算化的審計(jì)范圍和范疇已有很大的拓展,除對手動輸入的原始數(shù)據(jù)和打印輸出的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審查外,還需要對系統(tǒng)程序的真是可靠、保密安全性進(jìn)行檢查,煤炭企業(yè)審計(jì)人員承擔(dān)的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)在不斷上升,因此審計(jì)技術(shù)和方法應(yīng)隨之改變。首先,應(yīng)該根據(jù)系統(tǒng)程序的設(shè)計(jì)流程圖,重點(diǎn)檢查程序設(shè)計(jì)是否符合會計(jì)法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定,借以考核其合法性;再者,利用被審計(jì)單位手工條件下的原始數(shù)據(jù),對系統(tǒng)進(jìn)行檢驗(yàn),并對會計(jì)電算化系統(tǒng)中存儲的數(shù)據(jù)和文件進(jìn)行審計(jì)。此外,計(jì)算機(jī)審計(jì)和手工審計(jì)工作上的不同點(diǎn),導(dǎo)致了許多巧妙的計(jì)算機(jī)審計(jì)工具和技巧的產(chǎn)生。煤炭企業(yè)計(jì)算機(jī)審計(jì)收集符合性測試的證據(jù),一般是通過設(shè)定模擬數(shù)據(jù)進(jìn)行測試,從而形成要收集的證據(jù),要注重對處理過程和業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行證據(jù)收集,不斷加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)審計(jì)技術(shù)和方法的研究。
(四)煤炭企業(yè)實(shí)施計(jì)算機(jī)審計(jì)以防范檢查風(fēng)險(xiǎn)
電算化會計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的存在一般有兩種方式:一種是全部會計(jì)數(shù)據(jù)存儲磁性介質(zhì)上;一種是將有關(guān)的會計(jì)資料打印出來,形成分類的書面會計(jì)賬簿資料。當(dāng)然,大量的會計(jì)資料都是存儲在磁性介質(zhì)中或電算化會計(jì)系統(tǒng)中,能夠打印出來的資料只有少部分。電算化系統(tǒng)下會計(jì)數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出的程序變化,導(dǎo)致了手工條件下許多熟知的審計(jì)線索不再清晰可見,這就要求審計(jì)人員在進(jìn)行實(shí)質(zhì)性測試時,必須深入到系統(tǒng)的內(nèi)部進(jìn)行測試審核,充分利用計(jì)算機(jī)獨(dú)有的功能,達(dá)到控制檢查風(fēng)險(xiǎn)的目的。
在對賬、證、表進(jìn)行審計(jì)時,除了結(jié)合通常手工條件下慣用的方法和手段外,煤炭企業(yè)每次審計(jì)工作開始時,還需要在測試系統(tǒng)程序控制的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步檢驗(yàn)被審單位電算化會計(jì)系統(tǒng)各項(xiàng)公式的設(shè)置狀況以及程序的可靠性,可以利用模擬數(shù)據(jù)測試被審單位的系統(tǒng)程序,將測試的結(jié)果數(shù)據(jù)與正確的或應(yīng)當(dāng)出現(xiàn)的結(jié)果進(jìn)行核對。
(五)信息系統(tǒng)的事前和事中審計(jì)
煤炭企業(yè)審計(jì)人員應(yīng)該有權(quán)審查系統(tǒng)的全部技術(shù)文檔資料,以及進(jìn)行系統(tǒng)測試和評價(jià)。這些審計(jì)要求應(yīng)該在企業(yè)制定的會計(jì)電算化制度中明確提出。針對煤炭企業(yè)審計(jì)可視線索自然消失的趨勢,審計(jì)人員應(yīng)積極參與信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、評審和驗(yàn)收,設(shè)置煤炭企業(yè)審計(jì)控制點(diǎn),由計(jì)算機(jī)自動記錄在會計(jì)數(shù)據(jù)處理流程中的有關(guān)審計(jì)所需的線索,提供測試數(shù)據(jù)和比較標(biāo)準(zhǔn)。
煤炭企業(yè)審計(jì)人員的工作是:系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)過程中,重點(diǎn)審查系統(tǒng)的合法性、合規(guī)性、安全可靠性、可審計(jì)性和可維護(hù)性;系統(tǒng)測試過程中,主要測試系統(tǒng)核心程序功能能否達(dá)到既定要求,程序編寫是否符合要求,內(nèi)部控制制度是否嚴(yán)密,測試數(shù)據(jù)運(yùn)行結(jié)果是否正確,系統(tǒng)對付突然事故和抗干擾能力,發(fā)生非常事件遭到破壞后的恢復(fù)能力如何,非法數(shù)據(jù)的容錯功能;系統(tǒng)評價(jià)過程中,可審計(jì)性是最重要的,如果達(dá)不到,有權(quán)否決整個系統(tǒng),即一票否決權(quán),這是評價(jià)系統(tǒng)是否達(dá)到既定設(shè)計(jì)與開發(fā)目的關(guān)鍵所在。當(dāng)然,通過各種實(shí)質(zhì)性和符合性測試方法,對會計(jì)電算化的運(yùn)行結(jié)果進(jìn)行審計(jì)的事后審計(jì)也非常重要。
會計(jì)電算化的普及和實(shí)施,使得煤炭企業(yè)傳統(tǒng)的審計(jì)方式受到了巨大的沖擊,并引發(fā)了煤炭企業(yè)審計(jì)的變革。煤炭企業(yè)審計(jì)工作如何更好的適應(yīng)和獲取會計(jì)電算化帶來的便利,減小由于會計(jì)電算化的實(shí)施所受到的影響,是煤炭企業(yè)會計(jì)工作的重要課題。煤炭企業(yè)自身必須采取相應(yīng)的對策,根據(jù)煤炭企業(yè)審計(jì)的特殊要求,運(yùn)用科學(xué)合理的方式因地制宜的采取措施,這樣才能充分利用會計(jì)電算化來提高煤炭企業(yè)審計(jì)工作的質(zhì)量和效率。
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