一、信息與計算機應(yīng)用
(一)問題的提出
我國改革開放以來,大批企業(yè)被推向市場,每個企業(yè)由原來的被動執(zhí)行上級計劃變?yōu)樽灾鹘?jīng)營、自負(fù)盈虧、自我發(fā)展、自我約束的獨立法人實體,每個企業(yè)都要直接面對市場,獨立自主地進行經(jīng)營決策。為了保證決策目標(biāo)是科學(xué)的、可實現(xiàn)的,就必須調(diào)動一切可利用的信息資源來制定企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營活動計劃,并在執(zhí)行中不斷的反映計劃完成情況,分析經(jīng)營成果,調(diào)整經(jīng)營策略,同時為下一步的經(jīng)營決策提供可靠的依據(jù)。由此,會計工作也必然由原來單純的事后算賬轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑邦A(yù)測,事中控制,事后分析。例如:對生產(chǎn)費用的支出,就需要分別按產(chǎn)品品種、成本項目、管理部門等不同角度進行歸類分析;對銷售收入,就需要分別按不同產(chǎn)品品種、銷售渠道、銷售市場、銷售方式、銷售部門等進行不同標(biāo)準(zhǔn)的歸類分析,為進一步尋求降低生產(chǎn)成本的途徑,擴大有效銷售渠道等提供可靠的信息,滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的需要。
(二)會計電算化的實現(xiàn)
1·目標(biāo)設(shè)計。會計電算化的最終目標(biāo)就是通過建立電子計算機會計信息系統(tǒng),實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。也就是用計算機代替手工來完成諸如計算、整理、核對、分類、登記、制表等會計核算工作,實現(xiàn)分析、計劃、控制、決策之類的財務(wù)管理工作,借以對經(jīng)濟活動的全過程進行完整、連續(xù)、系統(tǒng)、綜合的核算和控制,提供經(jīng)濟管理上所需要的各種信息,來考核過去、控制目前和預(yù)測未來的各項經(jīng)濟活動。柳州市印刷有限責(zé)任公司是一個綜合性的印刷行業(yè),所需要的材料種類規(guī)格繁多,生產(chǎn)品種有十三個大項一百多個品種。傳統(tǒng)的會計工作方式,顯然已不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和激烈的市場競爭需要。在實現(xiàn)會計電算化的過程中,不僅是利用計算機來代替手工勞動,還需要通過對計算機系統(tǒng)的設(shè)置,來解決各類的存貨控制問題,對短缺、超儲、呆滯、積壓的存貨進行儲備分析,以保證生產(chǎn)需要和對呆滯積壓的材料進行處理。
2·功能的實現(xiàn)。通過上述的分析,公司財務(wù)部根據(jù)需求對設(shè)備和應(yīng)用軟件進行了認(rèn)真調(diào)查、對比和研究,邁出了實現(xiàn)會計電算化的步伐。為了保證會計電算化能順利的實施,公司決策層高度重視,特別是在公司的行政管理方面提供強有力的支持。同時,做好會計規(guī)范的基礎(chǔ)工作,強化會計人員的培訓(xùn),制定各種會計電算化管理制度,以保障會計工作從手工方式順利地轉(zhuǎn)移到計算機上來。經(jīng)過一年多的努力,1999年柳州市印刷有限責(zé)任公司順利的完成了會計電算化實踐。整個財務(wù)計算機系統(tǒng)是以總賬為核心,包含有應(yīng)收、應(yīng)付、購銷存、報表、固定資產(chǎn)、材料管理等六個子系統(tǒng)的較為完整的會計電算化體系。實現(xiàn)了從憑證輸入開始的一切財務(wù)工作的電算化。會計電算化的實現(xiàn),使公司的會計工作效率提高了30%以上,不僅能為公司的領(lǐng)導(dǎo)決策及時準(zhǔn)確的提供數(shù)據(jù),而且極大地減輕了財務(wù)人員的勞動強度,財務(wù)人員的數(shù)量也從原來的12人減少到8人,并且使得財務(wù)部門的主管有更多的時間去考慮如何做好公司的財務(wù)管理工作,為公司的決策提供更多更好的服務(wù)。
二、財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化
(一)圍繞財務(wù)構(gòu)造信息網(wǎng)
1·傳統(tǒng)會計電算化面臨的問題。我國會計電算化工作開展已近二十年了,成就是有目共睹的。但是,會計電算化的過程只是通過計算機來模擬手工會計核算方法,只能完成事后記賬、算賬和報賬以及提供初級管理功能,提供的數(shù)據(jù)相對滯后,不完全具有事前預(yù)測、事中控制、事后分析決策等財務(wù)管理功能。對決策管理的支持也不理想,傳統(tǒng)的會計電算化在更大的程度上是幫助企業(yè)解放了勞動力,也未能與采購、生產(chǎn)、銷售、庫存等系統(tǒng)有機地結(jié)合起來,從而造成數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)之間不能共享。信息不能通暢,極大地影響財務(wù)管理功能在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中發(fā)揮作用。
2·會計電算網(wǎng)絡(luò)化。即不僅具備傳統(tǒng)會計電算化的基本功能,而且還能夠支持遠程聯(lián)網(wǎng)處理財務(wù)計算機信息管理系統(tǒng)。這是會計電算化發(fā)展的必然。它在空間上不受地域的限制,在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下構(gòu)建的企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng),可以有效降低投資和運行成本,快捷便利地獲取企業(yè)信息系統(tǒng)中的各種財務(wù)信息,保持企業(yè)內(nèi)財務(wù)信息的一致性和準(zhǔn)確性,提高管理效率,在時間上使會計核算從事后達到實時。財務(wù)管理由此從靜態(tài)管理走向動態(tài)管理,大大地豐富了會計信息內(nèi)容并提高了會計信息的價值。企業(yè)的決策機構(gòu)也能夠基于網(wǎng)絡(luò)財務(wù)提供的動態(tài)會計信息,及時做出反應(yīng)、部署經(jīng)營活動和做出財務(wù)安排。因此,該公司在實現(xiàn)了會計電算化后,緊接著又成功的進行了會計電算網(wǎng)絡(luò)化的實踐,完成了傳統(tǒng)意義上的會計電算化的重要突破。
(二)財務(wù)、業(yè)務(wù)一體化
1·網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的局限性。雖然“網(wǎng)絡(luò)財務(wù)”解決了財務(wù)管理方面的空間問題和時間問題,但對于其他的企業(yè)的信息系統(tǒng)還是相對獨立和封閉的。企業(yè)里的信息70%來自于財務(wù)會計信息系統(tǒng),財務(wù)信息系統(tǒng)是企業(yè)信息系統(tǒng)的核心組成部分。現(xiàn)代的企業(yè)為了提高市場競爭力,必須最大限度地整合企業(yè)資源,實現(xiàn)信息資源的高度集成和共享。這就要求企業(yè)內(nèi)部形成完整、統(tǒng)一、開放的信息系統(tǒng)。
2·“一體化”分析。雖然柳州市印刷有限責(zé)任公司成功的實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)財務(wù),但是,網(wǎng)絡(luò)財務(wù)系統(tǒng)是一個相對封閉的“孤島”,整個企業(yè)的信息不暢,使得財務(wù)數(shù)據(jù)與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不一致依然困擾著企業(yè)。這里以成品庫為例,成品庫的賬本數(shù)據(jù)與財務(wù)的賬本數(shù)據(jù)之差曾高達400萬元人民幣之巨。財務(wù)系統(tǒng)不僅應(yīng)該能從企業(yè)的其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)中獲取信息,還應(yīng)該對企業(yè)其他各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行信息支持。整個企業(yè)的原始數(shù)據(jù)的輸入,要做到一個原始數(shù)據(jù)在企業(yè)的信息系統(tǒng)中只有一次輸入,多次使用,這樣才能保證整個系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一致性、準(zhǔn)確性和完整性。否則,從一個系統(tǒng)中獲得信息數(shù)據(jù),到另一個系統(tǒng)時卻變成原始數(shù)據(jù)的輸入。數(shù)據(jù)的多次重復(fù)輸入,非常容易造成整個企業(yè)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)不一致、不準(zhǔn)確和不完整。從客觀上柳州市印刷有限責(zé)任公司已提出了必須建立企業(yè)信息系統(tǒng)的要求。但是,針對柳州市印刷有限責(zé)任公司的實際情況進行分析,認(rèn)為建立一套完整的企業(yè)信息系統(tǒng),不論是從人才上來說,還是從投資上來說,條件都尚未具備。但將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)與網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的建設(shè)結(jié)合起來,完成財務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同則是完全可行的。
3·系統(tǒng)的實現(xiàn)。基于上述的分析,針對公司的倉儲、銷售、財務(wù)等信息資源共設(shè)計了包含四十多種相互關(guān)聯(lián)的各項管理信息表格及經(jīng)濟指標(biāo)處理系統(tǒng)。
