摘要：文章首先深入分析了外貿(mào)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀，其次給出了外貿(mào)企業(yè)如何做好預(yù)算管理的對(duì)策。
關(guān)鍵詞：外貿(mào)企業(yè) 財(cái)務(wù) 預(yù)算管理
一、前 言
信息時(shí)代的到來(lái), 經(jīng)濟(jì)漸漸呈現(xiàn)出全球化的格局, 我國(guó)外貿(mào)企業(yè)所面臨的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步建立，越來(lái)越多的外貿(mào)企業(yè)開(kāi)始借鑒國(guó)外經(jīng)驗(yàn)，摸索運(yùn)用財(cái)務(wù)預(yù)算管理，取得了一定的成效。但從實(shí)施的情況來(lái)看，還存在一些問(wèn)題，諸如預(yù)算缺乏客觀性、激勵(lì)機(jī)制不健全、缺乏有效控制制度、與業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)結(jié)合不緊密、預(yù)算管理導(dǎo)向不明確等，導(dǎo)致預(yù)算管理的效果不盡如人意，有的甚至形同虛設(shè)。有鑒于此，本文試圖探討我國(guó)外貿(mào)企業(yè)的財(cái)務(wù)預(yù)算管理與控制的完善措施。
二、外貿(mào)企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算管理的重要性分析
（一） 財(cái)務(wù)預(yù)算管理可以減小財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、回避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下，外貿(mào)企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)很多，其中對(duì)企業(yè)的影響最大的應(yīng)屬財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)最主要的表現(xiàn)形式就是支付風(fēng)險(xiǎn)，這種風(fēng)險(xiǎn)是由企業(yè)未來(lái)現(xiàn)金流量的不確定性與債務(wù)的到期日之間的矛盾引起的。許多外貿(mào)企業(yè)正是沒(méi)有處理好二者的關(guān)系，影響了企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，甚至最終破產(chǎn)。所以如何減小財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、回避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)就成了外貿(mào)企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)的一項(xiàng)重要工作。財(cái)務(wù)預(yù)算是企業(yè)全面預(yù)算的一部分，企業(yè)想要回避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，獲得順利發(fā)展，必須要搞好財(cái)務(wù)預(yù)算。一般而言，財(cái)務(wù)預(yù)算所考慮的不是利潤(rùn)，而是現(xiàn)金流量的確定性與到期債務(wù)之間的關(guān)系。企業(yè)在編制預(yù)算時(shí)要充分考慮到財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)的影響，企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)盡量通過(guò)預(yù)算安排好資金的使用，從而回避企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
（二） 預(yù)算為大家提供了一個(gè)共同努力的方向。
預(yù)算可以將企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)分解為一系列具體的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，使生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)進(jìn)一步具體化，并落實(shí)到企業(yè)的各個(gè)部門(mén)，這樣企業(yè)的董事會(huì)和全體員工就有了共同努力的方向。預(yù)算還能幫助企業(yè)控制成本。通過(guò)對(duì)下一年度作出預(yù)算，定下經(jīng)營(yíng)指標(biāo)并逐層下達(dá)銷(xiāo)售、生產(chǎn)指標(biāo)，并據(jù)此控制成本。
（三）預(yù)算管理的推行有利于解決困擾經(jīng)營(yíng)者的分權(quán)管理與集權(quán)控制的矛盾，有利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)預(yù)警機(jī)制的建立，有利于落實(shí)企業(yè)的利潤(rùn)、資金、成本費(fèi)用等目標(biāo)責(zé)任，有利于挖掘企業(yè)資源潛力而實(shí)現(xiàn)協(xié)同效益，也有利于企業(yè)實(shí)施精益管理、流程再造等現(xiàn)代管理模式。
（四）預(yù)算管理能促進(jìn)外貿(mào)企業(yè)加強(qiáng)基礎(chǔ)管理，完善各項(xiàng)管理制度，不斷提高經(jīng)營(yíng)管理水平。
企業(yè)預(yù)算管理是國(guó)外大中型企業(yè)普遍采用的一種現(xiàn)代管理機(jī)制。近年來(lái)，為適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)生存、發(fā)展的需要，這種管理機(jī)制的理論方法和成功經(jīng)驗(yàn)日益被我國(guó)企業(yè)所重視。首先，現(xiàn)代企業(yè)制度需要現(xiàn)代水平的預(yù)算管理。在現(xiàn)代企業(yè)制度下，出資者、經(jīng)營(yíng)者與各部門(mén)及職工之間的關(guān)系變得更加復(fù)雜，有效地規(guī)范他們之間的關(guān)系需要有力的預(yù)算制約手段。其次，資產(chǎn)的安全完整需要嚴(yán)謹(jǐn)高效的預(yù)算管理。確保資產(chǎn)安全完整，光靠單一的資產(chǎn)管理法規(guī)和制度顯然不夠，必須輔之必要的預(yù)算手段，資產(chǎn)管理如果孤立于預(yù)算管理之外，也就成了空中樓閣。最后，優(yōu)勝劣汰機(jī)制、激勵(lì)約束機(jī)制需要具有法律效力的預(yù)算管理。任何一個(gè)預(yù)算管理松懈的企業(yè)必然難尋減支增效之源，注定要在低效率和低效益中走向失敗。因此，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、約束機(jī)制離不開(kāi)規(guī)范化的預(yù)算管理，外貿(mào)企業(yè)的生存和發(fā)展也需要強(qiáng)化具有法律效力的預(yù)算管理。
三、外貿(mào)企業(yè)如何做好預(yù)算管理
(一)預(yù)算基礎(chǔ)工作要做細(xì)、做牢。
全面預(yù)算編制方案是編制預(yù)算的重要依據(jù)性文件。由于不同企業(yè)或同一企業(yè)在不同時(shí)期的機(jī)構(gòu)設(shè)置、預(yù)算管理目標(biāo)、預(yù)算重點(diǎn)等方面的差異，會(huì)導(dǎo)致預(yù)算方案的不同。故企業(yè)預(yù)算方案的編制應(yīng)從本企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，不要照套照搬別人的做法。外貿(mào)企業(yè)的預(yù)算方案，一般應(yīng)由預(yù)算委員會(huì)成員負(fù)責(zé)草擬，由預(yù)算委員會(huì)全體成員討論通過(guò)，并于每年第 4季度根據(jù)下一年度企業(yè)的工作指導(dǎo)方針、主要的預(yù)算目標(biāo)及經(jīng)營(yíng)管理的總體思路進(jìn)行調(diào)整。預(yù)算編制方案主要包括編制的原則和程序、管理的組織機(jī)構(gòu)、編制內(nèi)容、方法和要求、時(shí)間安排以及各類(lèi)預(yù)算報(bào)表等。
1.預(yù)算編制的原則和程序。外貿(mào)企業(yè)預(yù)算的編制應(yīng)本著“客觀全面、從嚴(yán)從緊、人人參與、與業(yè)績(jī)考核掛鉤”的原則，按照“自上而下，自下而上，上下結(jié)合、分級(jí)編制、逐級(jí)匯總”的編制程序，運(yùn)用報(bào)表形式予以反映。
2.預(yù)算管理機(jī)構(gòu)。預(yù)算管理的權(quán)利機(jī)構(gòu)——總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)、預(yù)算管理的組織機(jī)構(gòu)——預(yù)算委員會(huì)，預(yù)算管理的執(zhí)行機(jī)構(gòu)——預(yù)算委員會(huì)審核小組。其中，預(yù)算委員會(huì)的組長(zhǎng)應(yīng)由企業(yè)的總經(jīng)理?yè)?dān)任，成員應(yīng)由企業(yè)總會(huì)計(jì)師和主管業(yè)務(wù)的副總擔(dān)任。預(yù)算委員會(huì)審核小組成員由預(yù)算委員會(huì)指定，組長(zhǎng)由主管業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理?yè)?dān)任，組員由財(cái)務(wù)部經(jīng)理、辦公室主任和業(yè)務(wù)部代表組成。同時(shí)明確各部室經(jīng)理對(duì)本部門(mén)預(yù)算管理工作負(fù)責(zé)。
3.預(yù)算編制的內(nèi)容。區(qū)分業(yè)務(wù)部室和職能部室，遵循收支兩條線來(lái)編制。總體框架：業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)編制經(jīng)營(yíng)預(yù)算、變動(dòng)性費(fèi)用預(yù)算及本部室資金預(yù)算；職能部室負(fù)責(zé)編制企業(yè)固定性費(fèi)用和本部門(mén)變動(dòng)性費(fèi)用預(yù)算、固定資產(chǎn)預(yù)算、投資預(yù)算、其他業(yè)務(wù)收支預(yù)算；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)在匯總分析部門(mén)預(yù)算的基礎(chǔ)上，編制企業(yè)的信貸預(yù)算及企業(yè)的全面預(yù)算。在總體框架下，具體列示每個(gè)員工和部室所需編制的預(yù)算內(nèi)容、要求、依據(jù)和方法，原則是簡(jiǎn)潔清晰、通俗易懂、便于操作。每個(gè)員工的預(yù)算上報(bào)部室，部室分析匯總后上報(bào)企業(yè)預(yù)算委員會(huì)審核小組。同時(shí)要求預(yù)算編制部門(mén)對(duì)各項(xiàng)預(yù)算數(shù)據(jù)提供詳細(xì)的說(shuō)明，并對(duì)預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行可行性分析。
4.預(yù)算編制的時(shí)間安排。年度預(yù)算一般于每年的第4季度進(jìn)行較好。企業(yè)最好在每年 11月份下達(dá)下年度的工作指導(dǎo)方針、主要的預(yù)算目標(biāo)和經(jīng)營(yíng)管理的總體思路；各部室于每年12月上旬編制預(yù)算，預(yù)算審核小組于每年12月中旬審核、平衡全公司預(yù)算后報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)研究，通過(guò)后于每年12月下旬發(fā)文做出批復(fù)。
5.預(yù)算報(bào)表。預(yù)算是以各種報(bào)表的形式予以反映的，所以預(yù)算報(bào)表的設(shè)計(jì)最好與現(xiàn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表口徑相銜接，但項(xiàng)目可根據(jù)實(shí)際需要有所增減。預(yù)算報(bào)表一般應(yīng)包括業(yè)務(wù)預(yù)算表、費(fèi)用預(yù)算表、資金預(yù)算表、固定資產(chǎn)預(yù)算表、投資預(yù)算表、資產(chǎn)負(fù)債預(yù)算表、利潤(rùn)預(yù)算表、現(xiàn)金流量預(yù)算表等。
（二）預(yù)算過(guò)程嚴(yán)肅認(rèn)真、不徇私情。
每個(gè)人在向部室申報(bào)個(gè)人預(yù)算時(shí)會(huì)含有一部分水分，各部室在匯總員工個(gè)人預(yù)算的基礎(chǔ)上也會(huì)增加一部分水分后再作為部室預(yù)算上報(bào)。那么，如何將預(yù)算制訂與實(shí)際的差距縮減到最小呢？預(yù)算審核小組起到至關(guān)重要的作用。預(yù)算審核小組首先應(yīng)在分析的基礎(chǔ)上參考各類(lèi)基期數(shù)據(jù)，同時(shí)將預(yù)算期國(guó)內(nèi)外政治、經(jīng)濟(jì)政策變化，國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)的供需變化，業(yè)務(wù)方式的變換，各種資產(chǎn)的購(gòu)建及出售報(bào)廢計(jì)劃，投資的籌劃，人員的增減，職工工資福利待遇的變化等等因素進(jìn)行通盤(pán)考慮后，框算出預(yù)算期各部室及企業(yè)總體的預(yù)算參考值，作為實(shí)際評(píng)審各部室預(yù)算的基礎(chǔ)；其次，預(yù)算審核小組應(yīng)逐部室進(jìn)行評(píng)審，統(tǒng)一意見(jiàn)；最后，預(yù)算審核小組與各部室逐一進(jìn)行反復(fù)核審，最終確定并出具各部室及企業(yè)整體的預(yù)算草案上報(bào)預(yù)算委員會(huì)。由預(yù)算委員會(huì)同意后上報(bào)總經(jīng)理辦公會(huì)進(jìn)行討論。如通過(guò)，則以企業(yè)正式文件予以批復(fù)。否則，再重新進(jìn)行核審。由此可以看出，在預(yù)算審核的整個(gè)過(guò)程中有兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：預(yù)算審核小組成員和總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)成員。他們對(duì)預(yù)算工作的嚴(yán)肅認(rèn)真和不徇私情是決定預(yù)算合理性、真實(shí)性、可執(zhí)行性的決定性因素。
（三）實(shí)施有效的內(nèi)部控制預(yù)算的編制只是確定年度可實(shí)現(xiàn)的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃與目標(biāo)，通過(guò)目標(biāo)分解來(lái)強(qiáng)化內(nèi)部各責(zé)任預(yù)算單位的目標(biāo)責(zé)任。
那么如何通過(guò)實(shí)施內(nèi)部控制來(lái)有效地執(zhí)行預(yù)算呢？筆者認(rèn)為：
1.通過(guò)制度或操作流程來(lái)進(jìn)行
預(yù)算的執(zhí)行需要有各種完善的配套制度和操作流程作保證。預(yù)算的管理制度和操作流程應(yīng)結(jié)合外貿(mào)企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和不同企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、部門(mén)設(shè)置、人員配備以及內(nèi)部各崗位間的相互銜接和相互制約等來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)。但總的指導(dǎo)思想是一切業(yè)務(wù)開(kāi)支必須在符合相關(guān)制度規(guī)定的前提下，才可按具體的操作流程來(lái)辦理。
2.通過(guò)授權(quán)來(lái)進(jìn)行
也就是指員工在執(zhí)行預(yù)算時(shí)，必須得到相應(yīng)的授權(quán)，明確各自的管理職責(zé)。一般來(lái)講，對(duì)預(yù)算內(nèi)支出由預(yù)算責(zé)任部門(mén)的負(fù)責(zé)人自行審簽，而不必進(jìn)行分級(jí)控制；而對(duì)于超出預(yù)算范圍或者根本就沒(méi)有列入預(yù)算范圍的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與事項(xiàng)，必須按制度規(guī)定進(jìn)行追加預(yù)算，并在追加的預(yù)算被批復(fù)后方能自行審簽。財(cái)務(wù)部經(jīng)理和現(xiàn)金或銀行出納人員只對(duì)單據(jù)票面的合理性、合法性和有效性進(jìn)行審核。
3.通過(guò)電算化管理來(lái)進(jìn)行
電算化管理可從真正意義上實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算、特別是對(duì)費(fèi)用預(yù)算的事前控制，從根本上杜絕超預(yù)算和預(yù)算外開(kāi)支情況的發(fā)生。企業(yè)于年初將批復(fù)的費(fèi)用預(yù)算分部室錄入內(nèi)部費(fèi)用審核系統(tǒng)；各部室在發(fā)生費(fèi)用開(kāi)支項(xiàng)目時(shí)，自行進(jìn)入本部室費(fèi)用審核系統(tǒng)，填寫(xiě)相關(guān)欄次內(nèi)容，系統(tǒng)將自動(dòng)識(shí)別是否超預(yù)算開(kāi)支，若未超支則可打印出費(fèi)用審批單作為費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)或借款的內(nèi)部憑證，同時(shí)將該筆費(fèi)用進(jìn)行自動(dòng)累加，否則，將無(wú)法打印。需要說(shuō)明的問(wèn)題：一是與工資相關(guān)的經(jīng)費(fèi)及各種社會(huì)保險(xiǎn)、固定資產(chǎn)折舊、無(wú)形資產(chǎn)和遞延資產(chǎn)攤銷(xiāo)項(xiàng)目在費(fèi)用審核系統(tǒng)中可定為不設(shè)限額的項(xiàng)目。即，雖然也錄入預(yù)算金額，但在實(shí)際開(kāi)支時(shí)不進(jìn)行預(yù)算的審核；二是執(zhí)行權(quán)限，財(cái)務(wù)部費(fèi)用主管人員具有填開(kāi)、撤消、修改和打印的權(quán)限，其他人員只具有填開(kāi)和打印的權(quán)限。
(四)通過(guò)獨(dú)立性的監(jiān)控。
來(lái)進(jìn)行事實(shí)上，任何預(yù)算控制系統(tǒng)都離不開(kāi)監(jiān)督職能，而監(jiān)督職能如果不獨(dú)立的話，則無(wú)法保證控制系統(tǒng)運(yùn)作的權(quán)威性。內(nèi)部審計(jì)、財(cái)務(wù)部門(mén)的審核、人力資源部門(mén)的績(jī)效考核、預(yù)算委員會(huì)的定期例會(huì)和分析等都具有獨(dú)立性的監(jiān)控和考核，由此保證了預(yù)算制度本身的公平、公正與公開(kāi)，從而使得被監(jiān)督考核的對(duì)象置于透明狀態(tài)，保證了預(yù)算管理在企業(yè)內(nèi)部控制中發(fā)揮高效管理的作用。
