１ 前 言
隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理工作的必然選擇?！皬V義的檔案信息資源既包括檔案信息本身，又包括有關(guān)提供檔案信息的設(shè)施、設(shè)備、組織、人員、資金等其他資源?！豹M義的檔案信息資源主要是指檔案信息內(nèi)容本身，包括檔案原件的數(shù)字化文本、電子文件以及其他開發(fā)成果的數(shù)字副本等。
信息資源規(guī)劃作為一門科學(xué)，是一整套由方法論、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和支持軟件工具所組成的技術(shù)體系。檔案信息資源規(guī)劃需要深厚的系統(tǒng)工程理論作基礎(chǔ)；需要熟練準(zhǔn)確地運(yùn)用檔案業(yè)務(wù)知識(shí)制定一套完善實(shí)用的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；需要熟悉檔案業(yè)務(wù)、洞察檔案工作發(fā)展方向，從而提出充分的需求，使應(yīng)用系統(tǒng)的功能模塊符合業(yè)務(wù)流程、實(shí)用并支持可持續(xù)發(fā)展；還要掌握信息技術(shù)知識(shí)、了解信息技術(shù)的最新動(dòng)向，選取最適合本單位或本系統(tǒng)區(qū)域情況的軟件平臺(tái)和工具。從當(dāng)前整個(gè)檔案行業(yè)的情況來(lái)看，在檔案信息資源規(guī)劃過(guò)程中，有幾個(gè)問(wèn)題需要特別注意。
?。?重視并解決好數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題
標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息資源規(guī)劃的生命所在，必須對(duì)檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個(gè)方面制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)檔案信息資源各方面建設(shè)具有總攬性的前提與基礎(chǔ)，也是最亟待解決的實(shí)際問(wèn)題。檔案管理軟件開發(fā)了多年，數(shù)據(jù)定義和編碼仍沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。雖然對(duì)數(shù)據(jù)元素的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題大家已達(dá)成共識(shí)，然而具體到標(biāo)準(zhǔn)制定，各部門或各地的方案又各不相同，本部門的“信息孤島”消失了，更大范圍內(nèi)的“孤島”又出現(xiàn)了。這其中有個(gè)重要原因就是，檔案實(shí)體管理的業(yè)務(wù)規(guī)范不統(tǒng)一。現(xiàn)階段的檔案信息系統(tǒng)是以檔案實(shí)體管理為模型的，模型的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息資源管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)自然也不會(huì)統(tǒng)一。
檔案信息資源規(guī)劃建設(shè)是一個(gè)規(guī)模巨大的信息系統(tǒng)，技術(shù)密集是其顯著特征。因此，檔案信息資源規(guī)劃建設(shè)需要解決一系列的技術(shù)難題，如傳統(tǒng)館藏檔案的數(shù)字化以及數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)上傳遞利用，必須應(yīng)用多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、海量存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)字通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、智能檢索技術(shù)等。對(duì)于新型的檔案業(yè)務(wù)，比如電子文件、電子檔案的管理，應(yīng)該在借鑒傳統(tǒng)實(shí)體檔案的數(shù)據(jù)定義和編碼的基礎(chǔ)上，先制定出數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，并以此來(lái)規(guī)范業(yè)務(wù)流程。在現(xiàn)代信息資源管理理論中，用信息流（數(shù)據(jù)流）來(lái)規(guī)范業(yè)務(wù)流是一個(gè)發(fā)展方向。這些技術(shù)具有復(fù)雜性、先進(jìn)性，且處在不斷的發(fā)展變化之中，同樣對(duì)檔案信息資源規(guī)劃建設(shè)提出了更高的要求。
檔案信息資源管理的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)據(jù)元素（例如文件級(jí)檔案目錄條目、案卷級(jí)檔案目錄條目等）標(biāo)準(zhǔn)、信息分類編碼（例如主題詞表、關(guān)鍵詞表）標(biāo)準(zhǔn)、用戶視圖（例如各類表單、屏幕視圖等）標(biāo)準(zhǔn)以及概念數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)和邏輯數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)。這些標(biāo)準(zhǔn)在檔案信息資源規(guī)劃的初期就可以開始醞釀，在規(guī)劃的過(guò)程中結(jié)合業(yè)務(wù)流和數(shù)據(jù)流的調(diào)研分析不斷完善，并最終固化到軟件系統(tǒng)里，指導(dǎo)系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)人員的工作，從而進(jìn)一步規(guī)范檔案信息資源的管理。
３ 設(shè)立專門的數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)，抓好數(shù)據(jù)管理工作
檔案信息資源的主體是檔案實(shí)體和檔案數(shù)據(jù)。本文僅討論檔案數(shù)據(jù)。從20世紀(jì)８０年代至今，由于檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，我們積累了一些數(shù)據(jù)。且不說(shuō)這些數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，只看數(shù)據(jù)本身的質(zhì)量，就會(huì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題嚴(yán)重。由于著錄有較多的主觀因素，著錄者的水平和認(rèn)識(shí)不同，有些題名不能概括檔案的內(nèi)容，有些分類不準(zhǔn)確，有些主題詞提取不恰當(dāng)，再加上錄入計(jì)算機(jī)時(shí)的操作失誤，相當(dāng)比例的數(shù)據(jù)存在質(zhì)量問(wèn)題，影響了系統(tǒng)查準(zhǔn)率和查全率，在機(jī)檢為主要手段的信息時(shí)代無(wú)疑會(huì)降低工作質(zhì)量。
數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的問(wèn)題，其實(shí)在信息化建設(shè)初級(jí)階段是難以避免的。關(guān)鍵是我們要及時(shí)總結(jié)，分析問(wèn)題，解決問(wèn)題，避免問(wèn)題重復(fù)發(fā)生。
因此，培養(yǎng)造就一批高素質(zhì)的復(fù)合型人才，為檔案信息資源建設(shè)的發(fā)展與完善奠定堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。由相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)人員和計(jì)算機(jī)技術(shù)人員共同組成數(shù)據(jù)管理專職機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)人員可以采取抽查或其他有效手段，結(jié)合傳統(tǒng)的檔案利用工作經(jīng)驗(yàn)，負(fù)責(zé)把好著錄的質(zhì)量關(guān)；技術(shù)人員則保證數(shù)據(jù)以最高效和安全的方式組織和存儲(chǔ)。數(shù)據(jù)是基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)質(zhì)量是生命。成立專門機(jī)構(gòu)來(lái)保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，避免垃圾數(shù)據(jù)的繼續(xù)增加，無(wú)疑是明智的，也是有效的。
?。?部門之間要團(tuán)結(jié)協(xié)作
有人認(rèn)為，開發(fā)信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃是純技術(shù)工作，可以由計(jì)算機(jī)技術(shù)人員完成，并不重視業(yè)務(wù)人員的作用。實(shí)際上檔案信息資源的建設(shè)是從檔案業(yè)務(wù)中產(chǎn)生，并要最終回到檔案業(yè)務(wù)中去的。因此檔案信息資源規(guī)劃需要檔案業(yè)務(wù)人員的深度參與，需要他們提出系統(tǒng)功能和信息服務(wù)的要求，他們對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)的分析和對(duì)未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展的理解，是一個(gè)成功的規(guī)劃方案的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。這就對(duì)業(yè)務(wù)人員的知識(shí)水平、業(yè)務(wù)技能等均提出了更高的要求。技術(shù)人員則應(yīng)樹立創(chuàng)新意識(shí)和信息意識(shí)，不斷提高和更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息加工處理技術(shù)和一定的外語(yǔ)知識(shí)，精準(zhǔn)地分析業(yè)務(wù)人員介紹的業(yè)務(wù)運(yùn)作機(jī)制和管理經(jīng)驗(yàn)，并運(yùn)用自己的專業(yè)知識(shí)做出準(zhǔn)確、清晰的需求分析。
檔案信息化建設(shè)的腳步已經(jīng)落在了很多行業(yè)的后面，這增加了我們工作的緊迫感。但是，只要我們認(rèn)識(shí)到不足，并用科學(xué)的態(tài)度和方法改進(jìn)我們的工作，檔案信息資源建設(shè)的前途一片光明。
