１ 檔案計(jì)算機(jī)管理的內(nèi)涵
１．１ 檔案計(jì)算機(jī)管理的定義
檔案計(jì)算機(jī)管理指的是檔案管理人員以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤、磁盤和光盤等為載體進(jìn)行文字材料的存儲(chǔ)。那么檔案計(jì)算機(jī)的管理形式主要有以下的4種：電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙，當(dāng)然還有其他的一些形式。
１．２ 檔案計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)
檔案計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)主要是相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件而言的，檔案計(jì)算機(jī)管理的主要特點(diǎn)是：① 檔案計(jì)算機(jī)管理不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，所以也不是直觀就能翻閱得到的，這就需要我們借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱讀；② 檔案計(jì)算機(jī)管理的檔案信息借助計(jì)算機(jī)直接進(jìn)行快速、簡(jiǎn)單的處理和傳遞工作，比之前的紙質(zhì)摘錄等速度快捷； ③ 檔案計(jì)算機(jī)管理還能實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享，這樣也就意味著檔案的傳輸?shù)炔辉偈艿赜蚓嚯x和時(shí)間的影響了，更加方便； ④ 由于我們現(xiàn)在采用了檔案計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行管理，那么，如今的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和保存條件也就隨之發(fā)生變化，它不再要求紙質(zhì)、書寫等條件，而且對(duì)檔案的保存場(chǎng)地的面積也不再有相當(dāng)高的要求。總之，我們說(shuō)，隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)的發(fā)展，檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)將會(huì)日趨突出和明顯。
２ 檔案計(jì)算機(jī)管理工作中存在的問(wèn)題
２．１ 檔案計(jì)算機(jī)管理對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。而這種檔案原始記錄性主要是表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上和檔案的形式上兩個(gè)方面。我們都知道，一些檔案在存檔之前是需要當(dāng)事人的親筆簽名或者是當(dāng)事人的親筆手稿的，這都是檔案原始記錄的體現(xiàn)，有一定的真實(shí)性，進(jìn)一步說(shuō)，只有有這些親筆簽名等原始記錄的檔案才能有法律效應(yīng)，成為法律的憑證。但是，在檔案計(jì)算機(jī)管理工作中，電子文件從起稿開始到文件修改、印發(fā)都是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作的，這種模式雖然便于修改和復(fù)制、打印等，有一定的方便性，但是這卻使檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。所以，這也就引發(fā)了電子文件的原始記錄和憑證作用如何確定的爭(zhēng)論問(wèn)題：究竟電子文件能否作為存檔之用，電子文件是否具有一定的法律效應(yīng)等等，這些都是檔案計(jì)算機(jī)管理工作中遇到的問(wèn)題，也是我們急需解決的新課題。
２．２ 檔案計(jì)算機(jī)管理對(duì)檔案來(lái)源原則的影響
檔案信息的來(lái)源原則主要包括兩個(gè)方面：從外部環(huán)境來(lái)看，我們是遵循尊重全宗的原則；從內(nèi)部環(huán)境來(lái)看，我們是遵循尊重原始順序的原則。
但是自從檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理層面開始，隨著電子文件進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域開始，以原始順序?yàn)樵瓌t的檔案信息來(lái)源開始不斷地備受關(guān)注。在之前的紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中我們形成了這樣的原則，只有根據(jù)其來(lái)源才能形成一定的法律效應(yīng)和相應(yīng)的法律責(zé)任，而在現(xiàn)在的電子文件檔案過(guò)程中就打破了文件本來(lái)的順序。所以，在充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作時(shí)就需要我們不斷地根據(jù)客觀實(shí)際情況和變化，進(jìn)一步完善檔案信息的來(lái)源原則，并對(duì)其進(jìn)行豐富和發(fā)展。
２．３ 檔案計(jì)算機(jī)管理對(duì)檔案學(xué)理論研究的影響
就目前來(lái)看，我們的檔案管理理論的成熟和研究基本都是圍繞紙質(zhì)檔案為主要研究對(duì)象的，而對(duì)檔案計(jì)算機(jī)管理的研究還是處于萌芽階段的，所以，隨著檔案工作對(duì)象的變化，那么檔案工作原理、理論等方面的研究也就隨著需要進(jìn)行進(jìn)一步的更新。
３ 檔案計(jì)算機(jī)管理工作的改進(jìn)措施
３．１ 建設(shè)并實(shí)施電子文件檔案管理工程
檔案切實(shí)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理體系之后，需要我們做好對(duì)檔案的歸檔工作，做好電子文件的技術(shù)處理工作，建設(shè)并實(shí)施電子文件檔案管理工程。
建設(shè)并實(shí)施電子文件檔案管理工程，這就要求我們的檔案管理人員深入到現(xiàn)行的電子檔案文件管理、工作領(lǐng)域，切實(shí)去了解電子文件信息的重新排列和組合的來(lái)龍去脈。這也就是說(shuō)，我們?cè)谶M(jìn)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作時(shí)，需要檔案工作人員學(xué)會(huì)將已經(jīng)歸檔的電子文件更改為“只讀性”的文件模式，即是只能讀不能寫的不能更改的文件模式，這種模式對(duì)識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)有很好的作用，保證了檔案的本質(zhì)屬性——原始記錄性。
３．２ 檔案計(jì)算機(jī)管理一定要解決好電子文件檔案的保存工作
鑒于我們對(duì)檔案計(jì)算機(jī)管理的理論研究還處于一定的初級(jí)階段，又加之以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件檔案形成時(shí)間短、缺乏實(shí)際的貯存經(jīng)驗(yàn)，所以電子文件原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題很值得商榷和作進(jìn)一步的研究，盡管在理論上電子文件是可以長(zhǎng)期保存的。
３．３ 檔案計(jì)算機(jī)管理工作需要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)
優(yōu)秀的人員素質(zhì)對(duì)一個(gè)工作的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。檔案計(jì)算機(jī)管理工作的實(shí)現(xiàn)是需要我們的檔案管理工作人員提升自身檔案工作的質(zhì)量，為此，我們的檔案工作人員要適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷更新和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須積極搞好知識(shí)的學(xué)習(xí)、補(bǔ)充、消化等工作，促進(jìn)檔案工作人員隊(duì)伍素質(zhì)的強(qiáng)化。
３．４ 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化
在進(jìn)行檔案計(jì)算機(jī)管理工作過(guò)程中，我們需要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案著錄規(guī)則》的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)格式等方面的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，規(guī)范檔案著錄工作，保證檔案基礎(chǔ)信息和數(shù)據(jù)的通用性，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享創(chuàng)造條件。
４ 總 結(jié)
檔案計(jì)算機(jī)管理工作的實(shí)現(xiàn)可以加快檔案管理工作的效率，提高檔案管理工作的效能，從而減輕檔案管理工作原有繁重的工作。加強(qiáng)和國(guó)際的檔案管理進(jìn)行有效的接軌以及聯(lián)系，做好相關(guān)工作，使得計(jì)算機(jī)管理工作有效、順利進(jìn)行，更好地服務(wù)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和繁榮。
