縱觀浩蕩的全球信息化浪潮，信息化正在超越傳統(tǒng)的經(jīng)濟形態(tài)，推動世界經(jīng)濟加速發(fā)展。黨的十六大報告明確提出了要把推進(jìn)信息化作為我國面向新世紀(jì)的戰(zhàn)略舉措，提出信息化是我國加快實現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇。提出堅持以信息化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進(jìn)信息化，走出一條新型工業(yè)化的路子。這些，為我國信息化的發(fā)展指明了方向，檔案管理信息化逐漸被更多的企業(yè)加入到了自身發(fā)展改革中來。
?。?企業(yè)檔案管理信息化的明顯特點
?、?信息的非人工識讀性；② 系統(tǒng)依賴性；③ 信息與載體之間的可分離性；④ 信息的可變性；⑤ 信息存儲的高密度性；⑥ 多種信息媒體的集成性；⑦ 信息的可操作性。
２ 企業(yè)檔案管理信息化相對傳統(tǒng)檔案管理模式的優(yōu)勢
２．１ 檔案的保存手段和方法更先進(jìn)
傳統(tǒng)檔案的保存手段一般有：紙質(zhì)、圖片、照片、錄音、錄像等，因檔案保存的方法不同、時間長短不同，可能造成文檔紙張受潮、水浸、蟲蝕、火災(zāi)等各類損壞情況。每年企業(yè)需要投入相當(dāng)?shù)谋９芙?jīng)費，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。檔案需反復(fù)查閱，也可能存在原件受損或遺失等，這些都給企業(yè)檔案管理工作帶來很多困擾。企業(yè)檔案信息化借助計算機、網(wǎng)絡(luò)等工具，把有關(guān)資料制作成電子文檔保存，在保存空間、質(zhì)量、清晰度、準(zhǔn)確性等問題上都得到了提升。
?。玻?檔案管理省時省力，提高人力資本的利用率
傳統(tǒng)的檔案管理工作多由人工完成，需要檔案管理人員進(jìn)行大量的手工資料的收集、整編、匯總、存放等，工作量大且效率低，浪費時間，由此造成了人力成本的浪費。檔案信息化后，網(wǎng)絡(luò)化、自動化、實時化的優(yōu)點立刻凸顯：只需一次錄入數(shù)據(jù)，檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)多次利用并實現(xiàn)信息共享，信息可以進(jìn)行自動打印和復(fù)制等操作，便于檔案的調(diào)閱。
?。玻?檔案檢索的快速性、準(zhǔn)確性、自助性提升
傳統(tǒng)檔案管理工作檢索需要檔案管理人員從目錄中找出所需的記錄信息，然后據(jù)此在庫房中查找，既費時又費力。
檔案管理信息化的情況下，只需通過網(wǎng)絡(luò)就可即時查詢，更為快捷。管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。在信息共享的前提下，企業(yè)內(nèi)部的其他部門員工，如有工作需要，可根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息，實現(xiàn)信息檢索的自助方式，同時極大地減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。
２．４ 信息量可以大大增加，載體形式豐富化
隨著掃描技術(shù)、微縮、光盤技術(shù)等的發(fā)展，信息儲存的數(shù)量和密度可以比傳統(tǒng)方式的信息存儲量高出許多倍。傳統(tǒng)的紙件檔案一般只能記錄文字、圖形、圖表等形式的信息，但電子文檔可以同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫、視頻影像等多媒體信息。
一張３．５英寸的軟盤，有１．４４Ｍ字節(jié)，理論上可以存儲７０萬漢字。一張光盤容量達(dá)到６００～４ ０００ＭＢ的，可存儲３５萬張打印紙上的文字或10萬頁圖形信息。一個保存３０萬券檔案的中等規(guī)模的省級檔案館，其紙質(zhì)檔案的排列長度可達(dá)４～５千米，但是轉(zhuǎn)化錄入計算機，用ＣＤ－Ｒ刻錄僅僅４００片即可，用ＤＶＤ的密度刻錄保存僅需６０片，甚至一個皮包即可裝下全部資料。
隨著硬盤的出現(xiàn)，存儲量相較之前成了幾何級數(shù)的增長。移動硬盤的容量同樣是以ＭＢ（兆）和ＧＢ（千兆）為單位的，目前移動硬盤大多提供２０ＧＢ、３０ＧＢ、８０ＧＢ、１６０ＧＢ、３２０ＧＢ、５００ＧＢ、１ＴＢ的容量、最高可達(dá)５ＴＢ的容量，可以說是Ｕ盤、磁盤等閃存產(chǎn)品的升級版。隨著技術(shù)的發(fā)展，更大容量的移動硬盤還將不斷推出。
?。玻?可實現(xiàn)更廣義的檔案信息共享、遠(yuǎn)程傳輸，檔案信息管理系統(tǒng)也可以與其他辦公系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接
隨著辦公自動化在各企業(yè)的推進(jìn)，檔案管理信息化可與其他辦公系統(tǒng)進(jìn)行無縫連接，針對企業(yè)所需進(jìn)行各類信息資源整合和無縫利用，更高效地為企業(yè)管理者的決策提供服務(wù)支持，也減少普通員工的事務(wù)性工作，提高工作效率。
?。玻?提升檔案管理部門的業(yè)務(wù)能力和工作效率
檔案管理員可以從原來的手工勞動中解脫出來，不再只是從事打字、錄入、保管這類的簡單性勞動，而是提升到檔案收集、編研、分析調(diào)整、信息整合、與企業(yè)發(fā)展同步或超前的信息研究等更深一步的檔案管理階段。檔案信息化，對檔案管理人員的技能不斷提出新的挑戰(zhàn)，使其自身技能在發(fā)展中不斷提升，工作內(nèi)容從簡單到復(fù)雜，從枯燥到有新意，從可替代到有技術(shù)性含量，檔案管理人員不僅對自身發(fā)展?jié)M意度提升，也使得工作效率不斷高效，進(jìn)一步提高了企業(yè)的人才素質(zhì)。
?。?結(jié) 語
檔案信息化的建設(shè)工作是整個系統(tǒng)的建設(shè)工程，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)通過基礎(chǔ)性和技術(shù)性的建設(shè)，并通過網(wǎng)絡(luò)連接，從而發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的整體運行能力。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、連通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴大化。企業(yè)應(yīng)有計劃有組織地進(jìn)行培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)的新知識。檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時代發(fā)展的要求，為建立和提高公司的核心競爭力服務(wù)，為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。
