民辦高校；辦公室；管理效能；研究與實踐
管理效能高低是辦公工作質量、效益和效率的客觀反映，是辦公室隊伍整體素質的綜合體現。面對繁重復雜的辦公室工作，追求效能的不斷提高，是辦公室工作的中心和出發點，是辦公室工作的生命所在。在學校行政管理體系及機構建設中，民辦高校始終強調成本與效益，以最少的成本，獲取最大的效益。民辦高校辦公室作為學校行政機關的綜合管理機構，在學校工作中處于承上啟下、協調左右、聯系內外的樞紐地位，可謂“牽一發而動全身”。因此，辦公室必須提高管理效能，在抓隊伍、促規范、強管理、能創新上下功夫，才能更好地促進學校的建設、發展、改革與穩定，為實現學校辦學利益的最大化創造條件。
一、民辦高校辦公室工作的特點與問題分析
相比于公辦高校，民辦高校獨立性和自由性更大。民辦高校辦公室在崗位設置、人員配備等方面更實際、更精簡、更靈活。經過近幾年的發展，民辦高校辦公室工作逐步走上了規范化、正規化，但還存在不少問題，主要有：
第一，對辦公室工作職能的認識不夠。民辦高校辦公室作為學校聯系上下的橋梁和紐帶，其重要性是毋庸置疑的。但在實際工作中，從上到下，包括很多領導在內對辦公室工作職能界定不清，將辦公室工作簡單地定性為“打雜”，認為辦公室工作無非就是收發文件、端茶遞水、接打電話等低層次的事務性工作。在定崗定編的時候，辦公室人員一律不納入專業技術人員之列。由于思想觀念的誤區，辦公室人員的工作積極性大打折扣，專業特長難以得到發揮，很難樹立起長遠的發展目標，辦公室的參謀決策、綜合協調、督辦、公關等重要職能得不到充分的發揮，這樣導致了辦公室整體的工作處在低水平狀態。
第二，辦公室人員隊伍整體偏弱。隊伍偏弱主要體現在文化水平偏低、專業性不強、技術不高、不穩定等方面。筆者認為，導致隊伍整體素質不高的主要原因有三個：一是人才引進隨意性比較大。由于民辦高校沒有事業編制，高水平、高水平的年輕人才引不進來，人才引進的標準很難確定，沒有形成合理的人才梯度結構。加上人為因素的影響，某個崗位存在隨時換人的情況。二是現有人才缺乏系統的培訓。民辦高校辦公室人員很多都半路出家，有些是從企業轉到學校，或是從輔導員、教師隊伍中選，參差不齊。出于辦學成本考慮，民辦高校辦公室人員很少有外出培訓的機會，工作水平很難上臺階。三是待遇低，缺少激勵機制。辦公室屬于清水衙門，工作人員就像老黃牛一樣，年復一年，日復一日，默默無聞，工作業績不容易顯露。所以，辦公室人員待遇普遍偏低，很難上去。
第三，缺乏系統的規章制度和規范管理。民辦高校是近30年來才得到迅速的發展。除了辦學早、達到一定規模、具有影響的民辦高校規章制度健全、管理規范外，很多后起的民辦高校工作重點仍然放在規模擴張上，缺乏健全的規章制度和規范的管理。由于缺少系統的規章制度，管理不規范，民辦高校辦公室存在不同程度的無章可循或有章不循的情況，制度的“廢、改、立”相互之間沒有銜接，管理文件出臺的時間缺乏科學性、連續性等。健全的規章制度是學院發展的保障，這需要辦公室從學校和全局考慮，全面梳理已有的各項規章制度，還沒完善的制度加緊完善，加強制度的監督檢查和貫徹落實。
二、提高辦公室管理效能的策略
（一）推行扁平化管理，建設一支有前瞻性、能戰斗、服務意識強的人才隊伍
扁平化管理作為現代企業一種高效的管理模式，具有機構精簡、效率高、管理幅度大等特點。筆者認為，高校辦公室實行的傳統“金字塔”式層級管理體制存在人浮于事、效率低下等弊端，民辦高校辦公室可以充分發揮管理體制和運行機制自主靈活等特點，引進企業的扁平化管理模式，有利于實現效率、效果、效益的最大化。以民辦高校辦公室崗位設置為例，大都以黨政辦合署辦公為主，主任一肩挑兩職，下面設文秘、行政綜合、黨務綜合、宣傳、檔案管理等崗位，共2級管理層；有些規模大一些的學校，在主任下面增設主任助理或副主任一職，相比傳統辦公室從主任、副主任、科長、副科長到普通人員5級管理層更優化。層級壓縮，精簡人員，明確崗位工作目標和職責，各司其職，各盡所能，業務上直接接受主任或副主任指導。每年，實行輪流換崗。這樣，每個崗位人員都能獨當一面，成為業務能手。這對調動辦公室人員積極性，提高辦公室工作效能創造了條件。
（二）積極轉變觀念，實現工作職能創新
隨著民辦高校的發展導向已經從單純的規模擴張轉向內涵建設和規范管理，辦公室必須把自己置于學校發展與改革的高度，主動轉換觀念，從傳統的“等、靠、要”，奉命撰文，照章辦事等低層次的事務型工作中擺脫出來，樹立參謀意識、全局觀念和創新工作職能，做好調研、參謀和信息服務工作，協助領導謀大事，實現從傳統的交辦型、事務型向學習型、研究型、創新型的轉變，真正成為學校領導民主決策、科學決策的智囊團，從而使辦公室的工作適應蓬勃發展的新形勢。
（三）加強制度建設，優化辦公室工作流程
沒有規矩不成方圓。要提高辦公室管理效能，就必須建立嚴謹、系統的規章制度，規范辦公室的各項管理。民辦高校辦公室崗位精簡，人少事多，沒有完善的規章制度作保障，就很難保證辦公室管理效能。以我們學院為例，辦公室針對辦文、辦事、辦會、協調、參謀、信訪和督辦等工作環節，制定了一系列行之有效的工作程序和規章制度，在全院教職工中印發了《廣州南洋理工職業學院制度匯編》、《廣州南洋理工職業學院工作流程》，并將相應的工作程序、制度上傳至學院辦公室網站，使得辦公室內的各項工作都按照規范化的流程進行，減少了工作中的隨意性和各種人為因素，最大限度地提高了辦公室管理效能。
