摘要：隨著網絡技術的普及，企業大量的對外支付已經使用網上銀行轉賬的形式進行，初步實現了對外支付的“零現金”模式。而企業的對內支付卻在大量使用現金，在一些大型企業，財務部門經常因為報銷而排起長隊，于是網上報銷系統等工具應運而生，使企業對內支付徹底實現“零現金”，從而開創了“零現金”財務管理模式。
關鍵詞：“零現金” 財務管理模式 網上銀行 網上報銷系統
一、“零現金”財務管理模式概述
本文所指的現金是狹義上的現金，即庫存現金。在企業中，我們可以用現金來支付日常報銷費用、工資、員工借款、小金額的貨款，也會采用現金收款的方式收款。而“零現金”管理模式卻是在互聯網和信息時代下新興的一種財務管理模式，它強調借助一定的工具（如網上銀行系統、網上報銷系統軟件、POS機等）在企業的經營過程中通過銀行轉賬的方法避免使用現金，實現資金使用的電子化和無紙化。
“零現金”財務管理模式的提出可以克服傳統現金使用模式的諸多缺點：安全性差，易挪用、盜取、丟失；日常支取成本高，需要經常跑銀行進行存取；效率低，現金盤點、清算、支付均需要大量的人力和物力。在國外，“零現金”財務管理模式的應用已經很普遍了，國內的外企大都運行著這種模式。在國內，一些大型集團也開始嘗試運行“零現金”財務管理模式，享受著“零現金”管理模式的安全、方便、快捷、高效。
二、“零現金”財務管理模式的具體內容
“零現金”的財務管理模式需要配備相應的硬件和軟件才能運行成功，它是電子化辦公在營運資本領域的延伸。目前的工具主要有網上銀行系統、網上報銷系統軟件、POS機等。網上銀行可以說是“零現金”財務管理模式的技術基礎，是實體現金轉為電子現金的關鍵。目前網上銀行在企業對外收取和支付貨款方面的應用已經非常普及，幾乎全部的貨款收支都會采取網上銀行在線支付和轉賬功能進行，貨款“零現金”模式已經初具規模。但是企業內部人員的日常報銷和借款活動都在大量使用現金，財務部每天進進出出的大都是企業內部員工，特別是在一些大型企業，網上報銷系統和POS機應運而生，能使內部員工報銷徹底實現“零現金”。
（一）網上銀行
網上銀行是傳統銀行在因特網的基礎上進行的功能創新，企業可以通過網絡在線自助進行賬戶開立、查詢、轉賬、支付、對賬、信貸、投資等活動，足不出戶就可以完成所有的業務。網上銀行的開通和使用也非常簡單，企業的對外支付都可以通過網上銀行來完成，貨款的“零現金”模式已經初具規模。
（二）網上報銷系統
網上報銷系統是以企業費用管理為核心，圍繞財務審批流程，從費用的預算管理、單據的填制、費用申請、費用審批、費用支付到費用狀態的查詢全部實現電子化，并能夠生成各種管理報表，實現費用實時分析的財務管理系統。網上報銷系統的審批流程模擬手工的報銷程序，但所有步驟卻通過電腦完成，省時又省力。目前網上報銷系統的產品有很多，各類系統的功能和操作都大同小異。一般的具體操作流程如下所述：
1.建立賬號。首先每個員工要申請一個網上報銷系統的賬號和密碼，這個賬號包含員工個人的基本信息，比如員工的工號、姓名、性別、企業內部郵箱、部門、職位、銀行賬號等。基本信息建立后，每次進入界面就不必再次輸入，系統會自動保存這些信息。其中部門信息確定后，系統會自動把員工的部門主管和部門經理與員工配對。職位信息確定后，系統會自動為員工分配報銷權限，比如哪些費用種類有權報銷，哪些不可以，從而有一個內部控制的作用。郵箱確定后，系統會在費用通過審批和支付時自動發郵件通知員工。銀行賬號則是在費用報銷成功后款項自動打入的賬號。網上報銷系統一般是網頁版的，直接打開網頁地址，輸入自己的賬號和密碼即可進入報銷界面。
2.填制單據和報銷申請。系統會根據費用的種類設計不同的報銷單模板，常見的有出差費用報銷單，市內差旅費報銷單，業務招待費用報銷單，借款單，勞務費報銷單等。進入報銷界面后，員工根據要報銷費用的類型選擇不同的模板。模板會引導你填寫相應的內容，比如報銷市內打車費，就要選擇市內差旅費的模板，模板會要求員工輸入打車費發生的時間（一般具體到天）、起始地點、金額、打車的理由（如加班）、發票的種類（如的士票，公交車票，地鐵票）等。員工可以每隔一個星期把手中的發票集中報銷一下，也可以每隔半個月進行一次，時間比較靈活。有的系統還帶有附件上傳的功能，在附件較少的情況下可以使用。單據的所有要素填好后，就可以提交給系統，系統會根據員工的部門和職務自動將員工的申請提交給部門主管。這時系統會自動給員工發郵件，告知報銷申請已經提交成功。
3.報銷審批。模擬傳統報銷模式，網上報銷系統的審批也要經過多級審批。一般申請會先提交給部門主管審批，報銷申請的詳細信息會完整地呈現在部門主管的審批模塊。當部門主管審批成功后，系統會自動把單據往上一級領導傳遞，待所有需要簽字的領導都審批完后，報銷審批步驟就算完成了。這時系統會自動給員工發郵件提示員工報銷審批已經成功，可以進入報銷系統內查看。領導審批單據時，可以集中一個時間在系統內進行審批，大大提高了審批的效率，縮減了審批時間。
4.打印審批成功的單據，并手工附上發票等原始憑證。員工通過郵件得知審批成功后，就可以登錄網上報銷系統，將審批好的單據打印出來。審批成功的單據上除了有最初填寫的報銷內容外，還有各級領導的電子簽名和審批意見。此時，員工需要把報銷的發票等原始票據手工粘貼在報銷單后邊。
5.人工再次審核票據。為了保證原始憑證的真實性，企業會要求員工直管領導再次人工核對打印出來的報銷信息和原始憑證，并手工簽字。這時所有的手續才算齊全，員工就可以直接將單據交給出納，進行報賬。出納會最后審核信息，并將信息在系統內進行匯總。有的企業會設置一個單據投遞箱，員工把要報銷的單據投遞到箱子內，出納會定期去取，進行批量審核。
6.網銀批量支付。銀行會計會定期根據出納匯總的支付信息進行支付。報銷系統設置有網銀接口，動動鼠標即可支付。當然考慮到內控的需要，支付時會由兩個人同時進行，銀行會計設置好支付內容，另一財務人員輸入密碼，款項會自動打入各個員工之前設置的銀行賬號內。支付成功后，系統也會自動給員工發送郵件通知，員工可以自己去銀行進行確認。網上報銷系統的流程大致如此，非常方便快捷。
（三）POS機
這種運行方式是利用財務 POS 機做媒介，卡對卡、一對一進行轉賬完成零星交款、報銷支付、預借備用金和報銷還款業務。POS機常出現在超市、大賣場、飯店等零售企業和服務業。現在我們也可以將它引進企業的日常事務中。POS機有有線和無線兩種形式，無線POS機可以移動，相較有線POS機攜帶更加方便，收款不受時間地點限制。POS機相對于網上報銷系統而言稍稍遜色，應用性和功能性差一些。
三、“零現金”財務管理模式的應用優勢
（一）高度電子化，大大提高工作效率
企業對外支付使用網上銀行業務，不受時間地點的限制，可以隨時隨地進行款項收支，網上銀行就像企業的“移動小銀行”，即使是跨國業務，也可實現幾分鐘到賬，方便快捷。出納不必每天頻繁的跑銀行，進行款項存取，不必每天對著保險柜清點現金，大大減輕了財務人員的工作量，而且網上對賬更加清晰明了。
企業對內支付使用網上報銷系統，自助的報銷流程為每個員工和領導節省時間，減輕工作量。傳統的報銷方式一般是員工自己領取報銷單，自己填寫，由于很多員工是非財務人員，經常會填錯報銷單，導致返工重新填寫。員工自己填好報銷單后要先找自己的領導審核，然后到財務部找會計審核，會計審完后又要去找財務經理審核，財務經理審完后還要去找總經理審核，這樣一張單據的審核才算通過。最后員工要拿著單據找出納報銷，出納現場支付現金，兩人當面結清。如果中間哪個環節，相關審批人員不在，報銷就會擱淺。傳統的報銷系統可謂費時費力。而網上報銷系統有專門的報銷模板引導員工填寫。系統會自動提交申請，員工不必在各個部門間來回簽字。領導也不必在每個員工進來報銷時停下手中的工作，領導可以在任何時間在網上進行集中審批。對于出差的員工和出差的領導來說，報銷也不是件難事，只要能上網，在異地也可完成報銷和審批工作。
（二）可以實時監控，實時管理
“零現金”財務管理模式可以隨時從網上實時導出數據、實時對賬、查賬，實現實時管理。企業的網上銀行和網上報銷系統可以生成各種報表，進行各種數據分析。主要表現為：系統實時更新數據，保證數據的真實性；多年的數據可以進行對比分析，趨勢分析；實現數據集中管理，數據集中更安全。
（三）安全性高
“零現金”財務管理模式避免使用現金，防止了現金在流通中的丟失、盜取、挪用。也避免出現假鈔，大大提高了資金的安全性。另外網上銀行進出每筆業務都有單可查，可避免現金使用不規范行為。Z
參考文獻：
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