一、電算會(huì)計(jì)中借貸記賬法是否不適用
在借貸記賬法中，“借”既可以表示增，也可以表示減，而“貸”既可以表示減，也可以表示增，盧卡？帕喬利提出的復(fù)式借貸簿記方法之所以幾百年來一直為人們所推崇，正是因?yàn)槠洹坝薪璞赜匈J，借貸必相等”的錙銖必較、涇渭分明的科學(xué)原理。盡管我國會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)也曾一段時(shí)間對(duì)增減記賬法和收付記賬法情有獨(dú)鐘，但最終仍達(dá)成共識(shí)，采用了國際上通用的借貸記賬法。有人以會(huì)計(jì)軟件常以正、負(fù)號(hào)分別替代借、貸符號(hào)為由，企圖說服人們相信這一記賬法已經(jīng)難以勝任新形勢(shì)。應(yīng)當(dāng)注意的是，即使借、貸符號(hào)在數(shù)據(jù)庫中不采用“借”和“貸”加以表示，也并不表明借貸記賬法就可放棄。不可否認(rèn)，在將借貸記賬憑證的發(fā)生額登錄到總賬之后，對(duì)于登賬后所結(jié)計(jì)的期末余額往往以正數(shù)表示借方余額，而以負(fù)數(shù)表示貸方余額，甚至在借貸庫文件中只設(shè)一個(gè)金額字段，在該字段中分別以正負(fù)號(hào)表示借貸方。但所有這些標(biāo)記都沒能改變“有借必有貸，借貸必相等”的規(guī)則，其實(shí)質(zhì)仍然是借貸記賬法。這里的正、負(fù)號(hào)與增減記賬法的增減符號(hào)的屬性風(fēng)馬牛不相及。
從長遠(yuǎn)來看，隨著原始憑證的逐步電子化，記賬憑證的自動(dòng)生成勢(shì)在必行，屆時(shí)，何種記賬方法使自動(dòng)生成更可行，當(dāng)然要根據(jù)其科學(xué)性而定。智能軟件的設(shè)計(jì)憑借的是科學(xué)的方法和嚴(yán)密的思維與推斷，而經(jīng)過了數(shù)百年磨練的借貸記賬法，無疑是未來智能專家設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)軟件的最佳選擇。當(dāng)然，一味否定增減記賬法的科學(xué)性也是錯(cuò)誤的。在計(jì)算機(jī)之中，當(dāng)采用增減記賬法填制記賬憑證之后，我們完全可以編寫一段簡短的程序?qū)⑵滢D(zhuǎn)換為借貸記賬法下的相應(yīng)記賬憑證。其轉(zhuǎn)換的主要依據(jù)是各該科目的記賬符號(hào)與所屬科目類別。以從銀行提取現(xiàn)金為例，在增減記賬法下，增記“現(xiàn)金”，減記“銀行存款”。現(xiàn)金和銀行存款都是資產(chǎn)類科目，對(duì)資產(chǎn)類科目，其增加就轉(zhuǎn)換為“借”，其減少就轉(zhuǎn)換為“貸”。依此，也可將借貸記賬法下的憑證轉(zhuǎn)換為增減法下的憑證。
二、“反結(jié)賬、反記賬、取消審核”的可行性
至今，尚有不少會(huì)計(jì)核算軟件設(shè)置“取消審核”、“反記賬”、“反結(jié)賬”的功能。在實(shí)際工作中，這些設(shè)置的確給會(huì)計(jì)人員的會(huì)計(jì)處理帶來許多方便，盡管許多學(xué)者對(duì)此提出異議，但不少實(shí)務(wù)工作者卻對(duì)其依依不舍。有的學(xué)者甚至認(rèn)為，在計(jì)算機(jī)特定的工作環(huán)境中，反記賬的作用不可替代。其理由是，在實(shí)際工作中存在大量錯(cuò)誤的記賬憑證，如果不施行反記賬的做法，則將導(dǎo)致賬簿中存在大量無用的冗余信息，影響對(duì)會(huì)計(jì)信息的使用。
所謂電算化會(huì)計(jì)中“反記賬”，事實(shí)上也就是將一批原先已經(jīng)登錄到賬簿上的發(fā)生額從各該賬戶再予以扣減，使各該賬簿恢復(fù)至該批憑證登賬之前賬簿的發(fā)生額和余額狀態(tài)。毋庸置疑，沒有人會(huì)贊同手工會(huì)計(jì)下采用“反記賬”。對(duì)手工的賬簿記錄，為了保證其有案可稽，當(dāng)其發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，不準(zhǔn)涂改、挖補(bǔ)、刮擦或者用藥水消除字跡，不準(zhǔn)重新抄寫。同時(shí)，對(duì)兩種出錯(cuò)情況的更正應(yīng)當(dāng)分別加以嚴(yán)格處理：一是登記賬簿時(shí)所發(fā)生的錯(cuò)誤，“應(yīng)當(dāng)將錯(cuò)誤的文字或者數(shù)字劃紅線注銷，但必須使原有字跡仍可辨認(rèn)”；在實(shí)際工作中，由于記賬憑證出錯(cuò)而導(dǎo)致賬簿記錄發(fā)生差錯(cuò)時(shí)而發(fā)生。一般采用兩種方式進(jìn)行相應(yīng)的修改：一是紅字沖銷法，二是補(bǔ)充更正法。這些詳細(xì)而又具體的規(guī)定所強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)，那就是對(duì)出錯(cuò)之處必需留有修改的痕跡。
在電算會(huì)計(jì)之中，記賬錯(cuò)誤和記賬憑證填制錯(cuò)誤仍然在所難免。雖然紅線注銷法在電算會(huì)計(jì)中難以操作，但對(duì)出錯(cuò)的電子數(shù)據(jù)，卻不能不留下修改的痕跡。解決的辦法只有一個(gè)，保留錯(cuò)誤電子數(shù)據(jù)，另作更改的記賬憑證，并據(jù)以登錄賬簿，換言之，要將正與誤兩張憑證同存于會(huì)計(jì)檔案之中，同時(shí)，其所登錄的正與誤兩處賬簿記錄并存于同一賬簿之中。《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》第十八條也作出與上相同的規(guī)定：“發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，可以采用紅字沖銷法或者補(bǔ)充憑證法進(jìn)行更正；記賬憑證輸入時(shí)，紅字可用‘－’號(hào)或者其他標(biāo)記表示”。
由上可見，不管是手工會(huì)計(jì)，還是電算化會(huì)計(jì)，對(duì)出錯(cuò)的修改均強(qiáng)調(diào)留有痕跡。事實(shí)上，電算化會(huì)計(jì)中，由于電子數(shù)據(jù)的修改在技術(shù)上可不留痕跡，因而更需要對(duì)留有痕跡予以強(qiáng)調(diào)。
