【摘要】作為ERP體系的典型代表，金蝶K/3ERP正在被越來越多的企業推廣應用。本文將剖析該軟件標準財務模塊的使用障礙，同時提出切實可行的應對措施。
【關鍵詞】系統預設 總賬模塊 工資核算 現金核算 固定資產核算
會計教學中，對企業建立賬套時首先必須進行屬性設置，這一般需要十到二十分鐘，往往首次使用者缺乏足夠的耐心，對一些參數的設置和篩選沒有引起足夠重視，甚至是一邊安裝一邊打游戲、聊天等占用系統空間，無論是安裝建賬的效率，還是系統設置的精準度，都會受到影響。建賬成功后，應考慮系統內部的“機構的設置”。對于教學工作來說，一般對于會計電算化這門課的考試沒有專用的模塊，那么機構的設置就是這門課比較重要的內容了?！皺C構的設置”在設置成功后就不能修改了，所以最好把學生的“姓名+學號”作為學生的機構設置項目的內容，這樣做不僅可以防止學生抄襲其他人的答案，而且可以作為學生的唯一標識。
一、基礎資料的設置
如果要設置一些基礎性的資料，在輸入的時候順序就變得很重要。比如：企業的一些部門要設置在職員的前面；在物料前面要先設置計量單位。在金蝶K3/ERP財務管理軟件中，在建立好會計科目結構的基礎上，企業可以根據自身的特性需求來增加或減少軟件中的會計科目，也可以在軟件中新增原有會計科目之外的相關聯的會計科目，新增的會計科目在設立時必須遵循一定的前提條件，即增加的會計科目代碼要與軟件中原有的科目代碼位數長度相同，不可重復。
新增設的科目大多數是明細會計科目，根據國家會計制度的規則，一級的科目設置要依照國家統一規定的會計制度來設立，企業可以根據自身需求自由設立二級或三級會計科目。不過也會有一些特殊的情況發生，如軟件應用者因某些原因刪去了一個主要的總賬會計科目，而根據本企業業務發展的需求，是需要這個被刪去的總賬會計科目的，那么唯一的解決方法就是增加新的會計科目來實現。
若是想減少或更改會計科目，此會計科目務必是軟件中過去存在的，且尚未被使用過的。例如，在應收和應付賬款管理系統與別的管理系統結合來使用時，應收賬款這個會計科目是要在其相應的核算項目和受控系統實施修改的。例如“應收應付系統”被設置為受控系統，那么“客戶”往來系統就應該被設置為核算項目 ，因為在設置客戶信息時是要運用到“應收賬款”會計科目的，客戶的應收款項和銷售業務是通過應收賬款科目來管理和核算，如要修改其屬性必須在客戶信息設置之前才能進行?！皯召~款”會計科目和客戶的信息關聯后，確定后的“應收賬款”會計科目其屬性就無法隨意更改了。
從以上分析可以看出，要更改或刪去某個科目，先決條件是此科目自建賬之后從未被使用過。需要注意的是，科目一旦被使用，其屬性就不能被隨意更改。
二、總賬系統
1. 總賬期初數據的錄入和結束初始化。在進入總賬科目期初數據錄入的操作界面時，會出現多幣種核算選擇的情況，要在 “錄入科目初始余額”的窗口中，轉換需要的幣種后錄入期初數據。如轉換幣種選擇為“人民幣”，然后就要在白色顯示區域框框內輸入所有資產類科目、負債類科目和所有者權益類會計科目的期初余額。例如，有要核算項目的科目時，此時要先點擊核算對話框界面的對號，在進入后錄入要核算的明細數據，數據保存成功后，總賬科目的匯總金額便會呈現在期初余額輸入界面中。試算平衡的工作需要全部數據都輸入后，還要轉換到“綜合本位幣”狀況下才可以進行。
只有期初化數據試算平衡，總賬系統的初始化工作才可以結束。若有試算不平衡的現象發生，首先要審核幣別是否轉換為“綜合本位幣”，其次要從導致試算不平衡借方和貸方的差額，去審核數據是否多錄入、是否少錄入、是否漏錄?？傎~系統如要與固定資產及應收應付系統結合使用，并且是在相同時間段里開始使用的，總賬系統的初始化結束工作要在其他相關的系統初始化結束后方可實施。
2. 參數的設置及業務處理。正確設置系統參數在金蝶軟件中是起著至關重要的作用，設置正確的系統參數有利于業務流程順利實現預期目的。設置總賬參數的內容具有不固定的多樣性。大多數情況下利潤分配科目和本年利潤科目屬于總賬選項卡要設置的內容，另外要對一些項目進行鉤選。如“當憑證過賬時就要提前審核”這項鉤選，依據企業的會計信息系統內部控制的需要，憑證在過賬之前都要進行審核，否則無法進行過賬。又如，“在結賬時必須把有關損益類科目為零的余額”這項鉤選，這要求企業在年末要把所有損益類賬戶的余額全部轉入“本年利潤”賬戶，損益類科目年末無余額。在總賬順利進行結賬前，還有一些項目也需注意，例如：憑證是否都已經記賬等。
三、憑證處理
1. 要快捷、高效錄入正確的憑證，可以借助以下三種方式：①創建常用摘要內容的摘要欄，便于快捷制作憑證。②巧妙利用快捷鍵F7建立摘要欄，便于快速從賬套中調集所需要的數據信息，如摘要內容、客戶信息、職員信息，科目代碼等。③創建常用模板憑證，便于相同業務的憑證的高效錄入。
2. 對已審核過并已入賬的憑證是無法刪除和修改的。制單人只有在審核人撤銷審核操作后，才能對憑證進行修改。審核憑證的方法可分為兩種，即成批審核和單張審核。具體操作流程如下：進入財務會計→總賬→憑證處理→憑證查詢→會計分錄序時簿。
例如要單張審核憑證時，選中要審核的憑證點擊“審核”按鈕→進入“記賬憑證的審核”窗口后在點擊“審核”按鈕，審核人的名字會在左下角顯示，此時審核即可完成。例如成批審核點擊“編輯”菜單下的“成批審核”命令→“還沒有審核過的憑證”→點擊“確定”即可，此軟件雖然一次可以對多張未審核的憑證進行審核，但不能分批對憑證進行審核。
3. 憑證的過賬處理與反過賬處理。憑證過賬可分兩種流程：①進入財務會計→總賬→憑證處理→憑證過賬；②進入財務會計→總賬→憑證處理→憑證查詢→輸入過濾條件后→“會計分錄序時簿”→“編輯”→全部過賬或過賬命令。
這兩種方法適用于不同的方法。第一種方法主要適用于要進行過賬條件設置的憑證。第二種方法主要適用于沒有過賬條件設置或者憑證范圍和內容設置要求等簡單憑證的過賬。值得說明的是，憑證反過賬與憑證過賬的操作流程一致，所以這里就不再贅述。根據日常的操作經驗，筆者認為“憑證查詢”模塊平時使用較多，所以正確對條件進行篩選是運用好“憑證查詢” 模塊的重點。查詢條件越是詳細，那么搜索出來的憑證就越是符合要求，而且也利于操作效率的提高。
4. 憑證的填制、審核、過賬。對會計軟件而言，“在錄入時記賬憑證不是正確的，那么輸出的記賬憑證也不是正確的”。因為會計核算系統唯一的數據來源于記賬憑證，他的數據是否正確將影響所有會計信息系統是否真實和可靠，所以會計憑證必須保證其數據的真實性。在金蝶K/3中，有一個專門的憑證審核功能。根據會計制度的規定，審核人和制單人不可以是同一個人，企業可以根據實際需要選擇“只有審核的憑證才可以過賬”。這個操作體現了會計信息系統的內部控制的有效性，所以這個選項一般操作中都要選擇。
5. 在金蝶K/3ERP管理系統下，賬簿和會計報表一般包含了所有手工會計信息系統的范圍，甚至比手工還要詳細。這就是由于在電算化系統中，數據的強大實現了賬證表一體化的情形。這個功能減少了會計人員的工作量，使其工作效率得到了極大的提升。
6. 期末處理。期末處理時比較重要的兩個處理分別是期末調匯和期末結賬。期末調匯是對企業的外匯業務進行結匯，但是一旦匯率輸入錯誤，就會導致生成的轉賬憑證發生錯誤。而這張錯誤的憑證在金蝶K/3中是無法修改和刪除的，所以在以后的軟件開發中，希望這個問題可以得到相應的解決。對于期末結賬，系統要求所有應該結賬的業務都應該先進行結賬，然后總賬系統才能正常進行結賬。如果總賬系統不能進行結賬，可能由兩個原因造成：一是其他業務系統有的沒有結賬；二是總賬系統中可能存在未審核和過賬的憑證或者外幣業務沒有進行期末的結匯，或是損益類科目沒有結轉完全等。
四、應收款管理系統
對于應收賬款的核算主要注意壞賬準備的計提，壞賬準備是否正確計提將影響應收賬款的最終余額的正確性，所以在系統中，要掌握其中的正確的操作。
例如在金蝶K/3中，應在應收款管理系統中找到“系統參數” 窗口。選擇 “壞賬計提方法”的選項卡，要查看科目的代碼設置是否正確或者有沒有忘記計提，這將直接影響應收賬款的余額。其中，對于如果操作員沒有把“應收賬款”科目設置為需要計提壞賬科目的，那么在應收款管理系統中“計提壞賬準備”窗口將沒有數據的顯示。
五、固定資產管理系統
財務會計系統中初始卡需要先進行錄入，然后錄入固定資產管理，接著點擊業務處理，最后單擊新增卡。其他的有關子系統在數據初始錄入，有關設置要在初始化系統下設置，在這種情況下不太符合使用者的操作習慣。初始數據錄入完后畢要保存，如果要結束初始化必須先核對初始數據確保其正確性，避免影響以后各期計提折舊的結果。如果出現了錯賬，更有可能的是管理系統中要求固定資產不能在期末進行結賬處理。
使用者如果及時覺察到這個問題，那么有以下的方法可以解決：首先核對數據，如果數據有誤，要對數據進行反初始化處理，對錯誤的數據進行更改，最后再重新進行折舊的計提。一旦固定資產清理業務和處置的業務發生錯誤，就會導致生成的轉賬憑證的錯誤，而這張錯誤的憑證在金蝶K/3中是無法修改和刪除的，所以在以后的軟件開發中，希望這個問題可以得到相應的解決。一般在計提提折舊中工作量法是常用的一種方法，在設置初始數據和折舊方法都沒有問題的情況下，就要在“工作量管理”中輸入模塊方案名稱?！肮ぷ髁抗芾怼?中出現錯誤，多數原因是基礎資料中的卡片類別管理設置成“使用狀態不管如何必須不計提折舊”這個選項，把其修改成“由使用狀態決定是否計提折舊”選項，這樣就可解決以上情況。
特別需要注意的是，這個項目的修改要先由系統管理員對固定資產進行反初始化，然后會計人員才能修改此選項。但是在固定資產折舊進行系統操作的過程中，一般存在以下幾個問題：第一，會計準則規定對于當期減少的固定資產仍要計提折舊，但是在金蝶K/3中，“折舊管理”這個窗口不對本期已經清理的固定資產的折舊進行顯示。第二，反結賬的操作復雜。系統管理員一般多系統有反結賬的操作權限。這就要求一般會計人員在錄入時候小心和謹慎，否則將會帶來一些麻煩。第三，反記賬的操作要按住SHIFT鍵再雙擊“期末結賬”，才能進行反記賬。會計人員來說，快捷鍵的使用具有難度，且不利于系統操作員的日常操作，系統設計人員應注意這個功能的實現。
六、現金管理系統
在系統管理現金日記賬中登記共有三種處理模式：從總賬中引入日記賬；復核登記日記賬；手工錄入日記賬。引入日記賬與復核日記賬屬于總賬數據的統一模式，而不是初學者認為兩種不同功能的模式。但是，當企業的日記賬的工作量較大時，或者是根據企業的業務活動的流程來進行設置時，所謂的復核記賬就是出納對總賬的現金和銀行存款憑證進行檢查登賬的流程，也就是通過檢查憑證的方法登記銀行和記現金日記賬。
七、工資管理系統
在金蝶K/3中要對企業的工資進行核算，就必須對工資進行分類，這個分類是必須設置的。就算企業只有一種工資方案和類型，也必須對這一種工資和類型進行設置，否則將無法進行工資管理系統的后續設置。
在工資類別設置好的時候，操作人員可以通過選擇“打開工資類別”這個選項，選擇工資的類別，然后在工具欄中選擇“導入” 選項，導入需要的企業的職員和部門的人員數據資料。
最后進行相應的工資核算。當設置工資的計算公式時，可以采用手工錄入。因為多半數據是可以從系統中選擇的。在手工錄入時系統會自動檢測是否有此項目，若無此項目，要提前增加項目而后進行手工錄入；錄入時需要轉換輸入法為半角才可以輸入一些符號，以免在保存公式時提示語法錯誤。對系統中沒有的數據，軟件操作者可通過人工輸入。
主要參考文獻
龔中華，何亮.金蝶ERP——K/3標準財務培訓教程.北京：人民郵電出版社，2009
【作 者】
張 寧 顏毓潔（教授）
【作者單位】
（陜西科技大學管理學院 西安 710021）
