摘要：本文論述了撫順市熱力有限公司供暖財務收費集成管理系統的項目管理，探討了金蝶財務軟件實施及日常管理維護。我作為用戶方的項目負責人參與了該項目，主要負責系統的組織規劃實施開發及日常財務資源管理，該系統具有嚴格的安全，穩定，時實高效和可靠性能要求，是一個基于網絡的大型數據庫實時分布式系統。為了克服傳統手工記帳的局限性，會計電算化被廣泛應用。會計電算化是集計算機學、信息學、管理學、會計學等學科知識為一體的一門綜合性的邊緣學科，金蝶軟件記賬是隨著電子計算機、信息技術的飛速發展和會計改革的不斷深化所產生的結果。金蝶財務軟件記賬是電算化會計的一種體現形式。
關鍵詞：財務電算化 財務軟件實施 供暖企業 帳套維護
撫順市熱力有限公司依據本單位供暖收費的特點及新的實際需求，在原有收費軟件的基礎上，開發了基于金蝶財務軟件客戶/服務器結構、適于同城市多地點網絡收費的供暖收費集成管理系統。根據供暖收費數據量大，要求速度快，查詢統計要求較高的特點，確定選用C/S模式來構建整個系統。并通過虛似專用網絡（VPN）技術實現總部財務部門與分支部門之間的數據傳送，公司總部財務部門采用VPN SERVER端，各分公司采用VPN的分支端，數據庫放在總部，異地的分公司能夠實時性的遠程訪問總部的數據庫，企業的這種VPN互聯解決方案，可以達到低成本、高安全性、高可靠性的實際效果，也便于協同動作和統一管理。
一、計劃階段編制完整的財務信息資源計劃
在企業準備上財務核算系統之前，應該先問問自己：我們的財務收費核算賬目是否明了？我們希望這個項目解決我們的哪些問題？最好在開始項目之前，完成前期數據準備。對于一些基礎數據，例如各種基本資料的編碼。我們有必要提前完成，免得拉長項目實施周期。金蝶財務軟件使用前，必須設置好基礎資料，基礎資料是運行系統的基石，有點象做房子前要準備好材料一樣。基礎資料的準備順序基本上就是系統默認的順序。這個順序沒有什么特別的，怎么著都行，你在需要時自動提示你需要先處理哪一些。不過我還是要將一般處理順序說明一下，最好是：幣別、憑證字、計量單位、結算方式、倉庫、倉位、部門、職員、科目、客戶、供應商、物料。一些項目是有必錄項與非必錄項的，在前期我們可以只錄入必錄項，以后在需要時再錄入非必錄信息。在客戶、供應商、部門、職員、物料等中，其代碼可以隨時更改，在更改代碼后，其原有信息自動過到新代碼之中。會計的專業比較強，而且有一些比較死的東西是必須掌握的。如果沒打好理論基礎，真正到了工作會沒有頭緒的！
二、改變財會人員的知識結構和工作職能實施會計電算化
在實施階段我們首先從改變財會人員的知識結構和工作職能做起，每月，我們都會請金蝶軟件公司專業人員對財務部及分公司會計進行培訓，要求會計人員既要掌握會計專業知識，又要掌握相關的計算機知識.網絡知識、信息、管理知識等，讓會計電算化促進會計人員的知識結構向既博又專的方向發展，從而提高會計人員的素質。
電算化會計是把電子計算機和現代數據處理技術應用到會計工作中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬和報賬，以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程，其目的是提高企業財會管理水平和經濟效益，從而實現會計工作的現代化。而傳統的手工會計則是會計人員在會計核算的基本前提和一般原則下，以貨幣為計量工具對企業經濟業務進行記錄。其流程表現為當一般經濟業務發生后會計人員根據原始憑證編制記賬憑證然后再根據記賬憑證進行賬簿登記最后再根據賬簿編制各種財務報表。我們要讓會計人員不僅應熟悉電腦操作，而且要能進行電腦內在功能的開發和利用；具備較強的邏輯推理和分析判斷能力。
三、系統開發成功后的日常應用注意事項及管理內部控制
新建帳套帳套存放著帳務的全部信息，包括：各種憑證、各種報表、各種總帳明細帳等。但是一個孤立核算單位的全部帳務信息只能存放在一個帳套中。首次使用金蝶平臺時用戶名為manager，口令為空，manager是平臺默認的系統管理員。一個帳套至少要有一個系統管理員，要及時更改manager的密碼。系統管理員的職責等同于會計主管和財務經理，具有無上的權限。初始化設置建立好帳套后還要對之進行初始化，否則不能進行日常處理。需要進行手工會計資料和計算機會計資料的互換；另外帳務日常工作所需的數據也要重新設置，包括固定資產信息的初始化、會計科目的初始化、核算項目的初始化、幣種的初始化。帳套初始化時還要注意初始數據的試算平衡和勾稽平衡問題。
帳套啟用好了就可進行正常的處理工作了。可處理的模塊包括憑證、帳簿、報表、期末處理、工資、固定資產、財務分析、出納、往來、維護。其中憑證模塊包括：憑證輸入、憑證審核、憑證過帳、憑證查詢、憑證匯總、憑證檢查、模式憑證幾個項目。
利用金蝶財務軟件輸入記帳憑證只要在憑證模塊中點擊“憑證輸入”按鈕即可打開記帳憑證對話框。在憑證字左邊的選擇框中選擇記帳憑證的類型；憑證號是根據輸入的同類記帳憑證每次自動增1；憑證有幾張單據就在附單據欄中輸入幾；憑證是什么時候登記的就在日期文本框中選擇輸入日期；在摘要欄下面的文本框中點擊一下即可輸入摘要信息，也可按F7鍵彈出“摘要”對話框選擇之前設置好的摘要信息，也可在“摘要”對話框中現場新增所需要的摘要信息；輸入完摘要信息后在科目代碼下面的文本框中點擊一下或直接按回車鍵都可進入科目代碼輸入項，在科目代碼文本框中輸入科目代碼信息或按F7鍵打開“會計科目”對話框，在“會計科目”對話框中選擇所需的會計科目選項；在借方金額、貸方金額中分別輸入借貸方金額；在結算方式中選擇輸入結算方式；在結算號內輸入結算號；在結算日期中輸入結算日期，憑證全部輸入完畢按菜單欄下面的保存按鈕保存此憑證。如果是手工填寫憑證只能通過人工查算借貸是否平衡；而用金蝶財務軟件能自動檢測借貸是否平衡問題，如果借貸不平衡，當保存憑證時會自動彈出提示對話框提示做帳者“記帳憑證借貸不平衡”。
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審核憑證時，只要點擊“憑證審核按鈕”就會提示做帳者是單張審核還是成批審核，選擇相應的選項即可進入單張審核流程或成批審核流程。確定要審核的內容準確無誤后按F3鍵或點擊工具欄中的“審核”按鈕，誰審核誰的姓名立即在審核簽章處出現。按提示很輕松的就可進行憑證的審核。已經審核過的憑證前面會有一個“*”標志。當然也可以取消過帳審核過程，方法很簡單在維護模塊里點擊“帳套選項”即彈出“帳套選項”窗口，然后點擊“憑證處理”選項，在“憑證處理”選項中把“憑證過帳前須經過審核”前面的標志取消便可。
把本期已經錄入的記帳憑證中的所有分錄都登記在相對應的帳簿中就是憑證過帳操作。憑證過財時只要點擊“憑證過帳”按鈕，然后按金蝶財務軟件提示即能自動完成憑證的過帳。過帳后的憑證不能再修改，只有通過沖銷進行更正。查詢憑證點擊“憑證查詢”按鈕打開“憑證過濾”對話框，可按內容、比較關系、比較值、未過帳、已過帳、全部、未審核、已審核條件查詢憑證。
金蝶財務電算化核算系統是一個人機相結合的系統，其基本構成包括會計人員、硬件資源、軟件資源和信息資源等要素，其核心部分則是功能完善的會計軟件資源。為使會計電算化工作走上規范化的道路，應建立健全內部控制。系統操作員以外的操作人員只享有操作權限，加強對電算化系統數據輸入、處理、輸出的控制，明確管理員、操作人員、維護人員的職責范圍，對軟硬件、文檔的安全要檢查，設置多級保密措施，對個別人容易出現的個人壟斷現象以及對系統管理人員的監管控制問題進行防范，所有這些都是制定會計電算化規章制度必須加以考慮的問題。
撫順市熱力有限公司從2008年初開始應用金蝶財務核算軟件系統，收到了良好的經濟效益和社會效益。實際應用結果表明，該系統性能滿足了財務收費數據量大、收費地點分散、快速查詢統計的要求，實時性、安全性、穩定性、容錯性好，使用維護也簡單，極大地提高了工作效率，減少了財務收費管理上的錯誤率。對供暖企業的取暖收費具有重要意義和實用價值。重新回顧整個開發過程，我以為團隊成員得到不僅僅是技術和經驗，更多是信賴和友誼，但是在整個開發過程中，團隊成員也經常為一些技術問題而爭論，甚至發生矛盾。在解決沖突方面，我始終處理得不夠圓滿，在溝通方面還是欠缺，在今天開發中我會不斷地努力和提高。畢竟，財務資源管理也是一門深奧的學問，它有待于我們去挖掘，研究和探索。
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作者“李峰
