
隨著企業公司化管理的逐步推進,企業內部控制在企業經營管理中的重要性日益顯著,作為企業內部控制體系中的重點企業內部會計控制也越來越受到領導層的重視,而會計組織及會計人員控制又是企業內部會計控制的重要環節,其有效性直接關系到企業經濟效益的提高、會計信息質量的加強和企業資產的安全完整等重大問題,會計崗位科學合理的設置、會計人員有效的控制成為會計機構負責人工作的重中之重。實行會計人員崗位輪換制度是保障大中型企業內部會計控制制度有效運行的方法之一。
會計崗位輪換制是企業財務部門有計劃地按大體確定的期限,讓會計人員輪換從事各種不同會計崗位的做法,從而達到增強員工的適應性、開發員工多種能力、提高員工換位思考意識、培養主管的目的。
一、會計崗位輪換的有利因素分析
1.會計崗位輪換能有效防止職務舞弊、杜絕內部會計控制漏洞。
進行崗位輪換的會計人員可以在工作交接過程中發現問題,也可以在輪崗后的日常工作中發現問題,因為會計人員能力差異,會計人員可能會在新的崗位上發現該崗位日常工作中的差錯或弊端,從而達到加強企業財務管理、健全內部控制制度,及時發現管理中的問題和漏洞的目的,通過明確責任、糾正錯誤來防范操作風險,也可以減少利益誘惑的機會。
2.會計崗位輪換能調動會計人員的工作積極性、提高財務部門整體業務水平。
崗位專業化在提升企業效益的同時,也會使人感到枯燥甚至讓人產生厭倦情緒,專業化的員工在同一崗位工作時間過長往往會變得沮喪、沒有激情,工作中還會因思維固定難以開拓創新。通過適當的崗位輪換,能弱化財務工作的單調性,也能激勵員工提高競爭意識,給會計人員創造了展示自我能力的機會。不同會計崗位對會計人員的專業性、實踐性要求不一,會計人員崗位輪換制度,為員工創造了學習的機會,促使各崗位人員不斷提高其業務素質水平,讓會計人員有機會全面接觸企業會計核算和財務管理業務,為公司和員工帶來雙贏。輪崗員工在熟悉新崗位的工作后,將很可能改變以前的工作習慣,擺脫經驗的束縛,打破常規,從不同的角度,拓展新的思路、改進工作方法,從而提高財務部門整體業務水平。
3.會計崗位輪換能促進會計組織良性發展。
會計崗位輪換是一項成本較低的會計組織內部調整和變動,既能給會計人員帶來工作的新鮮感,又能激發員工的挑戰意識,成功的崗位輪換能使會計組織重組后更具效率。有研究表明,當一個組織的壽命超過五年后,員工對于工作已經非常熟悉,工作的挑戰性明顯下降,組織也因溝通減少,反應遲鈍而老化,出現疲頓傾向。因此,會計人員通過適時地工作輪換,能促進會計組織內部人員流動,更新組織的壽命,激發組織的活力,從而促進會計組織良性發展。
4.會計崗位輪換有利于促進崗位之間的交流與協作,優化財務部門的工作環境。
不同崗位間的本位主義或小團體主義,往往是因為對其他崗位的工作缺乏了解,以及各崗位之間的人員缺乏溝通造成的。通過會計崗位輪換,各崗位的人員都有機會接觸其他崗位的工作,感受本崗位和其他崗位之間的協作關系,自覺進行換位思考。通過工作交接中的相互學習,會計人員不僅能提高自身業務水平,還能增進團結,營造和諧協作的工作環境。
5.會計崗位輪換有利于激勵優秀員工、培養專業技能全面的綜合型人才。
企業內部領導崗位的數目畢竟有限,員工晉升的機會相應受到很大的限制。會計崗位輪換成為留住人才、激勵優秀員工的一種很好的辦法。通過崗位輪換,會計人員的工作內容和范圍擴大,員工可以獲得更多對職業生涯有幫助的培訓機會、可以獲得輪換到更有前景或是更具有吸引力的崗位上的機會,使員工擁有不同的工作經歷,積累豐富的工作經驗。適時的崗位輪換,能使優秀員工有機會熟悉全面業務,為企業培養更多專業技能全面的綜合型人才,做到一崗多能,在關鍵的時候能夠頂上去,不會出現因為人員突然離崗導致工作銜接不暢的問題。
二、會計崗位輪換的不利因素分析
會計崗位輪換作為一種先進的管理方法,在給企業帶來管理效益的同時,必然也需要企業付出相應的管理成本和承擔操作不當帶來的損失,會計崗位輪換的不利因素主要有以下幾點:
1.會計崗位輪換可能會造成會計組織不穩定的情況。
會計是一門實踐性很強的專業,會計崗位設置一般都是適用于企業的實際情況,各崗位之間的工作性質、工作量和對人員的要求都有不同,會計人員的業務水平和服務意識也參差不齊,如果僅按個人意愿輪換崗位可能會出現個別員工不能勝任該崗位工作的情況,但如果完全不考慮個人意愿僅按崗位需要和個人實際能力安排輪崗,員工可能會出現抵觸、怠崗等情緒。
2.會計崗位輪崗可能會降低短期內工作效率。
會計崗位具有專業性、連續性等特點,會計崗位輪換后,輪崗員工需要一段時間熟悉新崗位,輪崗之初勢必會造成短期內工作效率下降的情況。尤其某些關鍵崗位,對會計人員的綜合專業技能要求很高,譬如總賬會計,除了需要豐富的實戰經驗,高度的職業敏感性外,熟悉企業全面業務還需要一段時間,短期內必然會導致工作效率降低。
3.會計崗位輪換可能會導致會計人員的短期行為。
如果輪崗制度設計不合理,員工輪崗面積大、頻率快,可能會造成許多崗位都是新手的情況。有些員工可能對原任崗位的工作尚未摸清就被輪換到新的崗位,這樣可能會使員工降低對自身的要求,業務上不要求精益求精,認為得過且過的混過在崗這段時間就行,把本崗位工作當做短期行為,形成工作不認真、敷衍了事的習慣。
三、會計崗位輪換實施方案
綜上所述,會計崗位輪換有利有弊,如何發揮崗位輪換的積極作用,最大限度地避免其不利影響,筆者結合本單位會計崗位輪換案例,就如何開展會計崗位輪換談幾點心得。
1.制定有效可行的崗位輪換管理辦法。
根據企業自身的實際情況,在實施崗位輪換前財務機構負責人制定符合本企業的崗位輪換管理辦法,如總則、崗位輪換對象、實施輪換的辦法、崗位輪換紀律等;建立完整詳細的崗位責任制,如崗位工作說明書及工作流程圖;規范崗位輪換程序。通過以上制度的建立使崗位輪換制度成為企業財務部門長期戰略規劃。
2.輪崗前做好部門內動員工作,充分收集員工輪崗意愿。
根據企業會計崗位設置,編制崗位輪換申請意向表。通過填報輪換崗位意向,使財務機構負責人充分了解員工輪崗意愿,在堅持崗位要求的前提下,充分考慮員工的意愿,最大限度的減少輪崗給員工帶來的抵觸情緒,通過和員工的充分溝通,取得員工對輪崗的理解與支持。
3.高度重視會計崗位輪換時工作交接。
會計崗位輪換時的工作交接非常重要,通過交接可以防止賬目不清、財務混亂,明確移交和接交人員的責任,可以及時發現問題及時解決。工作交接要求移交人員事先整理相關資料(含物品移交和工作移交),在會計機構負責人的監督下,將本人經管的各項工作全部移交給接交人,接交人按照交接清冊逐項點收,三方在交接清冊上簽名蓋章。
4.密切關注輪崗后員工工作表現。
輪崗初期是問題爆發的集中期,密切關注輪崗后員工的工作表現,幫助員工及時消除因輪崗引發的不良影響,盡快適應新的工作崗位,讓輪崗后的工作平穩快速步入正軌。
5.加強業務知識培訓。
為了讓員工能順利適應新的崗位,會計機構負責人要有計劃的組織部門業務知識培訓。培訓內容包括本企業主營業務知識的普及、會計基礎知識的鞏固與更新,各崗位關鍵業務的操作流程、注意事項等;培訓形式包括員工自我培訓和聘請專業人員授課培訓等。通過相關培訓,讓員工既能更好地掌握本崗位業務,還能有機會了解其他崗位的相關知識,不僅可以為日后輪崗打下基礎,還能拓寬知識面、多角度的提高職業判斷能力。
長沙礦山研究院有限責任公司/彭麗瓊