張國棟/文
河北億利集團自企業資源計劃 （ERP）系統使用5個年度以來，公司財 務對各項數據的分析提高了效率，對 公司領導決策提供了有利保障。企業 于去年對ERP再次升級，增加模塊管 理，順應了時代潮流，同時也順應了主 機車廠的審核要求，比如質量管理、設 備管理、合同管理等等。結合近年的 實踐，筆者認為，ERP系統合同管理對 公司業務方面有五大好處。 依據合同類別隨時跟蹤 就河北億利來說，合同包括材料 采購合同、產品銷售合同、價格合同、 模具合同、設備合同、工程合同、倉儲 配送合同、運輸合同等八大類別。ERP 系統管理的主要功能體現：在合同登 記查詢環節，方便查看合同簽訂情況； 在執行環節，可隨時跟蹤合同的實施 執行情況；可利用工程、設備、模具合 同等有合同總金額的登記結算單，跟 蹤合同的付款情況。 合同工作臺實現共享 合同簽訂后就具有法律效力，如 果沒有專人專管合同，會給公司辦理 開據發票、結算貨款、辦理銀行貼息等 業務造成不必要的麻煩。原來公司合 同這塊都是由財務部門保管，業務部 門從不做關注，這就給下一年的合同 簽訂造成困擾，不知道上一年的條款 如何簽訂。現在ERP系統合同管理模 塊正好解決了這一難題，各業務部門 的合同由業務部門負責，在ERP系統 中進行錄入，這既達到了保存的效果， 又實現共享的作用。 合同執行單有利于監督 合同在登記完后，在合同的履行 中可以參看“執行單”。按合同要求項 目完成進度輸入ERP系統，合同執行 單參照合同內容進行填寫，執行單與 合同實現了綁定，不用單獨賬外記錄 合同的完成程度，不用去現場就可以 知曉項目的進度，這少了匯報工作的 時間，更有利于領導及時地進行監督。 合同結算單有利于資金編排 在合同的結算模塊，企業借助ERP 系統合同管理模塊，可根據合同的執 行情況，對該項目進行結算。這有利 于公司資金計劃的編排，也有利于項 目進度更加完善。參照合同或是合同 執行單生成合同結算單，使整個合同 簽訂與付款能夠串成一條線，達到環 環相扣、融會貫通得效果。 合同模塊流程管理 在河北億利集團，公司分業務部 門對合同進行分別管理，財務部相關 會計對所負責業務的各項合同進行審 核。采購合同全部有采購部門負責， 包括材料采購合同、價格合同、模具合 同、設備合同、工程合同；銷售合同有 銷售部門負責，包括銷售合同、倉儲配 送合同，包括主機廠的第三方物流公 司；物流合同由公司物流部負責，包括 公司發出商品時的運輸合同。 公司在啟用ERP系統管理后，業務 操作流程為：合同責任人在ERP系統合 同管理模塊錄入合同文件，相關會計負 責審核合同錄入情況。付款時由合同責 任人填制 “合同結算單” ， 參照 “合同” 生 成，并審核模具、設備和工程合同，生效 后會自動生成 “執行單” 。責任人把審批 單據打印后，交財務會計制作憑證。財 務會計審核審批單，并審核ERP結算單， 無誤后制作憑證。最后由出納付款。
