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申報單位：天津大學
案例作者：常瑩 李金丹 李麗影
【摘要】隨著高校各項事業的蓬勃發展，管理模式不斷創新，高校的財務管理需要逐步從核算型會計向管理會計轉型。業財融合是財務管理改革的重要發展方向，它通過將財務與業務的有效融合，從價值角度為單位實現戰略目標提供支持。我校充分利用信息技術搭建業財一體化融合平臺，提升智能化、信息化水平，重構業務管理流程，實現監督與風險防范，全面提升財務管理水平和服務質量。
以互聯網為代表的信息技術的廣泛深入應用，推動著社會各個行業朝著信息化、網絡化的方向發展。其中，會計行業的核算模式在這一背景下發生了深刻變化，從手工記賬到會計電算化，進一步發展到會計信息化。同時，其他行業的業務管理模式也發生了質的轉變，數字化、信息化程度不斷加強。在信息化發展過程中，由于行業內各個單位、單位內各個部門在開始階段更多從自身發展考慮，忽視了相互間的互聯互通，導致信息孤島現象普遍存在，嚴重制約了各自信息化程度的進一步提升。因此，會計信息化的未來發展，除了更加重視財務部門自身的系統運行效率，更要不斷強化與其他部門的信息互聯，為實現跨部門的業務融合奠定基礎。
自2019年起，按照財政部要求，全國各級各類行政事業單位開始執行新《政府會計制度》。制度的創新和變化對財務管理工作提出了新的、更高的要求，如固定資產、無形資產的折舊，收入的確認等新的核算要求。而這些要求也促使財務管理部門從信息化的角度出發，打破思維局限，強化與其他部門的數據交換，提升財務與其他業務部門間的業務交互，滿足新制度的要求。
我校是教育部直屬國家重點大學，“211工程”、“985工程”首批重點建設的大學，入選國家“世界一流大學建設”A類高校。近年來學校各項事業蓬勃發展，各項資金大幅增加，會計核算量與管理難度也與日俱增。黨的十九大報告明確提出，加快一流大學和一流學科建設，實現高等教育內涵式發展，這標志著我國高等教育正在發生從追求規模數量向追求質量的實質性轉變，高等教育事業發展已跨入“由大到強”的新階段。高校財務管理作為高校管理的重要組成部分，具有明顯的特征，長期以來的管理體制問題，導致高校內部存在較多業務和職能部門都與財務有著緊密的關系，部門工作重合度較高，但牽頭部門的不同又容易導致工作的協作性差。高校應該把握住此次政府會計制度改革的契機，推動高校經濟業務與財務會計管理的深度融合，化解兩者之間的沖突和矛盾，加快高校財務管理轉型升級，為高校的整體發展做出更大的貢獻。
業財融合是通過信息技術實現財務部門與其他業務部門的數據共享，并在部門間業務流程再造的基礎上，實現業務在不同部門間的無縫銜接。業財融合要求財務管理人員要樹立主動溝通意識，以主動服務的思維考慮財務工作與業務工作的銜接，并把重要信息及時反饋到業務部門，支撐業務部門決策。業財融合要求財務管理工作不再是單一的管控和要求，而是轉變為對前臺業務的事前分析、預測，事中交流、管控和事后評估、反饋的全過程參與，實現財務和業務的融合。業財融合的最終目標是為單位規劃、決策、控制等管理活動提供支持，提高業務流轉速度和資源配置效率，從而確保單位利潤最大化。業財融合是未來管理會計的發展趨勢，它通過財務與業務的有效融合，從價值的角度為單位實現戰略目標提供支持。
現階段，高校圍繞自身戰略目標的實現所進行的各項業務活動大多是分散獨立運行的，財務管理主要是停留在事后核算，事前預算和事中控制不足。借助業財融合的關鍵環節，改變原來獨立于業務發展之外的傳統財務管理模式，將財務活動嵌入業務活動的各個環節，真正做到財務管理貫穿于業務流程全過程。在有限的財力條件下，讓財務管理在資源、信息和管控中發揮最大作用，實現資源的優化配置，確保業務活動更好的為高校戰略目標服務，是財務管理成為高校發展的助推器。
隨著高等教育的快速發展，高校呈現出辦學主體多元化、經費來源多樣化、競爭對象多極化等特點，導致高校面臨的財務風險不斷增大。財務部門應以資金管控為抓手，參與到高校教學、科研、行政、后勤等各個業務管理環節，找到學校在這些環節中存在的經濟風險點，并利用財務數據分析風險存在的原因，及時采取措施予以改進，從而實現控制到位，防范風險的目標。
目前高校財務工作者日常核算工作繁重，管理會計服務學校發展的工作欠缺。同時，還存在師生報銷手續繁瑣耗時的困局。只有利用“業財融合”思想，依靠先進的信息技術，重構原有業務流程，才能從根本上去化解以上矛盾，提高財務管理服務水平。一方面提高財務工作效率和質量，另一方面，簡化報銷流程，將師生從繁雜的財務日常報銷中解放出來。
業財融合的實現，需要切實的做好頂層設計，從學校的整體角度思考問題，確定可行的實施方案，防止盲目行動，避免對現有正常業務造成不良影響。
2017年，在主管校領導帶領下，相關業務部門主要負責人以及科室業務骨干赴南方高校調研，學習兄弟高校的業財融合的成功經驗。調研論證完成之后，結合我校實際已有業務系統的建設情況，邀請軟件公司，就系統的對接開發方案，進行多次探討，最終確定詳細系統對接方案。
要實施業財融合，不能只依靠財務部門，更需要業務部門的全力支持，只有業務部門與財務部門達成共識，雙方具有共同的最終目標，通力合作，才能完成對業務流程的改造。我校在進行系統改造之前，財務處與業務部門，經過多次商討，對整條業務流程進行重新梳理再造，最終明確了業務流程的改造方案，并且明確了雙方的主體責任。
對現有業務的改造必然面臨一定失敗的風險，因此在實施業財融合的過程當中，我校采用了“試點先行，穩步開展”的策略。首先，選取了業務線條較為簡單，涉及師生有限的化學品采購業務線進行試點工作。在試點業務取得一定經驗和成果之后，再向其他業務擴展，切實做到穩扎穩打，不冒進。
化學品、材料等耗材的原有采購模式，是由師生先行墊付采購，之后再到業務部門的管理平臺備案審批，最后拿到票據之后，老師自行在網上預約報銷系統中填寫報銷信息，然后將票據粘貼好投遞到財務部門報銷。該模式下存在的主要問題是：
針對上述問題，我們對原有的業務流程進行了重構，建設將經濟事項、業務管控相統一的一體化網絡平臺，打通部門間的系統壁壘，實現業財融合。
圖1 統一采購平臺業務流程圖
圖1所示為全新的統一采購平臺的業務流程，通過類似于京東、淘寶這樣的網上購物平臺的模式，將原本分散的采購業務集中起來，建立了一套符合我校管理制度的采購操作流程，實現了統一采購、統一入庫、統一核算的目標。整條業務線，既實現了原有業務流程中的審批、采購、入庫、領用的節點管理，同時也完成了經濟流中的資金凍結、預算控制、核算報銷、資金結算等環節。在線上一個系統中，完成了耗材的全生命周期的管理，突破了時間和空間的約束，打破了傳統的業務系統壁壘，縮短了師生的采購流程，實現了財務和業務系統的數據共享。
從信息數據流上分析，首先要從源頭將業務數據信息化，業務系統的各個環節均會產生大量的數據，要對其以標準化的格式進行采集，為實現與財務系統實現共享做準備。而對于封閉的財務系統中的數據，要實現共享，需要以安全的方式開放足夠的標準化接口，允許業務系統獲取經費的信息，并且能夠獲取財務的反饋信息。雙方實現信息的互通互聯，打破原來的數據孤島，讓雙方數據在整條業務線上順利流動起來。統一采購平臺中，采購用戶是全校師生，挑選好商品后，需要選擇使用的項目經費，這時業務系統會實時通過接口讀取到財務系統中經費的項目預算、資金額度狀況，把財務信息延伸至業務前端。確認訂單后，在業務系統中完成審批，財務系統中同步完成經費的凍結，并在業務系統中預留支付和入賬信息。之后供應商在系統上受理訂單，送貨上門，用戶收到貨物后在線上完成驗收，申請支付即可。之后的工作由業務部門負責定期向供應商在線申請開票，收到票據后，從系統中自動向財務系統申請報銷結算，報銷數據通過接口傳遞給財務系統。財務部門最后根據業務部門提交的結算申請，解凍項目經費，完成項目支出和給供應商支付的操作，并將結果反饋到業務系統中，形成閉環。業務完結后，通過數據挖掘進行分析，充分利用數據的價值，為決策提供參考，讓信息進一步增值。
師生先行出差，出差期間自付出行必須的車票、酒店等費用，取得交通、住宿以及其他必要費用的車票和發票等紙質票據，返回學校后，在財務網上報賬系統填寫差旅費報銷單，并將取得的紙質發票或電子發票的打印版粘貼好，隨報銷單一起投遞至財務處。原有差旅費報銷模式存在的主要問題：
差旅政策條紋繁瑣，出差人員無法全部牢記，每次購票時需要前后對比自身職級和出差地點所對應的差旅標準，一旦出現超標而財務不予報銷超標部分時，需要修改報銷單并由出差人員承擔超出部分，有一定資金風險。
出差人員需自行墊付差旅費用，如果遇到出差時間較長或者票價較高等情況，資金壓力較大。另外，如果以公務卡支付差旅費用，雖減少了個人資金壓力，但公務卡還款周期短，存在賬單超期風險。
因公出行結束后，報銷流程繁瑣，填寫報銷單時需填寫出差人員及職級、出差行程、票價等多個事項，還要按規定粘貼紙質票據，報銷費時費力。同時，票據須在出差行程中妥善保管，一旦丟失，報銷幾乎無法進行，給當事人和學校造成損失。
差旅費報銷單需要經辦人、驗收人和項目負責人共同簽字，經辦人各處奔波，哪里審批不通過，都需要重新填寫報銷單。
根據我校差旅費管理辦法，結合我校實際情況，財務處經過多次調研，制定了系統需求，并協同供應商針對我校需求開發出了天津大學商旅服務平臺，并將平臺集成于我校財務信息門戶網站。出差人員只需通過PC端或微信H5響應式頁面直接登錄學校財務信息門戶操作，可以實現出差申請、審批反饋、票務預訂、完成確認等操作。系統還可以展現以人為中心的相關信息數據，如“個人中心”、“行程申請”、“出行購票”、“差旅記錄”等功能。系統業務流程如圖2所示。
圖2 商旅服務平臺業務流程圖
出差人員登錄平臺后，首先提交行程申請單，申請單中需填寫出行類型、事由、所屬經費項目、出行時間、出行地點和同行人員。提交審批，審批提醒信息可以通過微信推送給審批人，項目負責人可在系統中設定審批方式或進行審批授權。審批通過后，“出行購票”自動跳轉到商旅平臺購票頁面，可預訂機票、火車票和酒店等，此時差旅標準的管控功能會在購票出現超標時進行提示，出差人可根據實際情況重新選擇。通過事前的超標告知，出差人員不必擔心超標無法報銷的問題，一鍵完成票務預訂。
通過引入商旅服務商，充分利用服務商自身所擁有的機票、酒店、火車票等資源，獲得更好的折扣協議，為師生提供一站式的優質、高效、便捷的全面解決方案。在平臺購票時，采用資金墊付月結模式，解決了出差人員墊付資金或賬單超期的壓力，讓出差無后顧之憂。通過商旅服務商提供的平臺接口，學校與其進行對接，出差人員在系統購票時，財務系統自動凍結項目資金，并獲取整體的差旅數據，每月財務處與服務商結算對賬并由服務商開具大發票，進行財務入賬。
系統獲取差旅人員、訂票、住宿等出行信息后，一并推送到報銷系統中，并自動計算差旅補助金額。出差人員只需輸入個人工號，即可調取所有差旅數據，自動生成報銷單，無需填寫差旅信息，也無需保留和粘貼票據，真正實現一鍵報銷。
化學品統一采購平臺自2017年11月上線至2019年末，發生采購訂單共18471筆，合計金額達10899678.24元，材料采購平臺，自2018年1月上線至2019年末，發生采購訂單共19618筆，合計金額達17098001.43元。由于采用了批量統一結算，以上這些訂單只產生了4758筆憑證就完成了核算工作，極大的提高了財務審核的效率。設備采購的采購流程較化學品和材料而言，無論是審核層級還是付款方式等方面都更復雜，金額也較大。2019年1月，經過流程重構后的設備采購平臺上線后，共計完成了80303206.12元的經費凍結，共計發生486筆經費凍結。除了大幅提高財務制單效率之外，線上下單、線上審核、線上統一入庫的方式，也杜絕了虛假交易的產生，加強了管控，降低了資金風險。更為重要的是，下單時凍結經費，結算時解凍經費完成支出，由業務部門和財務部門直接對接報銷工作，也完全將科研教師從繁瑣的報銷流程中解脫出來，專心科研工作。
商旅服務平臺自2019年6月上線運行至2019年末，共有3600名師生使用過系統，在系統預訂票務1200余次，出行目的地涵蓋國內80多個城市。根據過去一年的差旅數據，可以看出訂單數量及出行人次整體呈逐月增長的趨勢，特別是在2019年7月，出行量激增。我們知道，暑假期間有大量的學術交流和培訓活動，師生的出行需求大量增加，商旅平臺的上線大大減少了出差人員在購票和報銷上花費的時間，實現了差旅從出行到報銷全面信息化、自動化。同時，商旅服務平臺是財務部門智能化的又一次提升，為學校差旅費管控難點，如人員類別差旅標準的管控、經費使用事前控制、報銷流程、審核要點等提供了有力的數據支撐，提高了學校財務管理能力，豐富了內控手段。此外，差旅分析報告是學校管理者做出財務決策的重要參考。平臺可以根據學校差旅用量，提供部門差旅費統計，還能提供機票、酒店、火車票數據分析，反映總消費金額、訂單數、平均票價、平均折扣等信息，還能總結目的地、航線排名，提供完整差旅決算報告。財務部門可與各部門差旅預算進行對比分析，提出差旅預算合理化建議。
除了上述業務，我校還在學生獎助學金發放上進行了嘗試，也采取老師提交發放申請時校驗凍結經費，月末匯總發放數據，解凍經費，完成發放到學生銀行卡。每月的發放工作，平均涉及經費卡近2000張，學生近20000人，總金額約1000萬元/月，有了改造后的系統，一般只需要一名普通財務人員半天就能完成5000行以上分錄的制單發放工作并且能夠做到發放準確、高效，還能及時把發放結果反饋給業務系統。
多個平臺完成了一體化服務改造后，還可以充分利用平臺的數據，從中提取有用的信息，將業務數據和財務數據一起進行綜合分析，為業務部門提供簡單易懂、信息透明的結果和合理化建議，成為業務部門的參謀和伙伴。同時，還為高校管理者提供更科學的決策數據，使財務價值得到充分體現，財務人員也逐步從財務會計開始向管理會計轉型。
“業”與“財”的融合首先要打破業務部門與財務部門之間的壁壘，可以從下幾個方面突破：第一，各部門從思想上高度統一，確立共同的目標，這樣在實施中才能與財務部門加強協作，工作上積極配合；其次，做好頂層設計工作，加強組織領導，學校層面上高度重視，制定相關的規章制度，明確各部門的工作職責和工作范圍，規范工作節點，確保新的業務流程之間的有效銜接；最后，在實施過程之中，隨時可能遇到新的困難和難題，業務部門和財務部門都要破除固有工作思想，建立定期溝通機制，召開會議，及時溝通和商議實施過程中遇到的新問題，一起尋找新的方法，開拓思維，銳意進取，共同進步。
業財融合需要加強各部門間的數據傳遞和共享，如果不依靠信息化技術，工作量和難度將會很大，既耗費人力又效率低下。“互聯網+”時代迅速發展的信息技術為業財融合的實現提供了技術基礎。依托信息技術構建業財一體化的平臺，打破系統間的壁壘，能夠切實提高雙方的工作效率和服務能力。系統的改造不單單是財務流程的梳理和優化，更是對業務流程、管理流程的再造，智能化的處理，讓師生體驗到的是更優更便捷的服務，真正做到“讓數據多跑路，師生少跑路、不跑路”。
單位在業財融合過程中，復合型人才是成功的關鍵因素，單位需要針對業財融合培養復合型人才，不僅需要掌握財務知識，還能夠熟悉業務管理，財務工作者必須成為懂得業務的財務專家，將更多的精力放到業務當中去，而簡單重復的工作則交給信息系統。財務人員必須轉變傳統的工作態度和工作方法，發揮自身的財務專業優勢，增強溝通和管理能力，深入業務流程，了解業務實施情況，及時采取措施應對風險，提高業務活動的效率和效果，發揮主導作用，主動服務于各項業務活動，為科學決策提供依據，最終實現財務管理的轉型式升級和發展。
總之，加強對業財融合理念的認識，明確其對于單位發展的重要意義，逐步轉變傳統的管理理念，樹立正確的管理會計意識，然后再根據自身的實際需要，分析問題，采取針對性的措施，充分發揮業財融合的優勢，以達到促進單位事業更好發展的目標。
