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內部監控對上市發行人的重要性 香港聯合交易所（“聯交所”）上市科規則執行部于2022年2月刊發《上市規則執行簡報》，此份簡報明確反映了聯交所對于上市公司內部監控的高度重視。 眾多需要采取行動執行相關規定的個案包括某交易沒有遵守相關披露規定，或公司重大虧損令人質疑董事可有盡忠職守等。在這些情況下，聯交所一方面會判定涉案事件是否涉及違規，但另方面也會調查發行人的內部監控情況，以及個別董事就履行其內部監控責任而言是否采取了足夠的措施。 換句話說，每次發現涉嫌違規事件，聯交所不只調查事件本身，而是同時調查發行人的經營方式是否已適當降低發生不當或違規事件的風險。如涉及內部監控失誤，那么即使最終證實引發調查的事件并無涉及違規或不當行為，聯交所也可能會單就內部監控失誤情況對發行人作出紀律處分。 誰應該對內部監控負責？ 董事會有責任確保內部監控系統適切有效，因此按照共同及個別責任原則，在發行人內部監控措施的實施與監督上，董事會全體成員均有其負責的角色。 為保障投資者利益及確保資本市場質量，聯交所的所有上市公司都應有全面而高效的風險管理及內部監控框架。高效的內部監控和風險管理系統不僅能確保上市公司符合監管規定，亦是業務經營的必備工具。 如董事未能履行建立或維持有效的內部監控系統的職責，或會遭到公開制裁。在適當情況下，聯交所可能指令發行人進行內部監控檢討，并在其實施相應建議后再確定其是否已經彌補不足之處。 如何確保內部監控有效實施？ 在調查過程中，聯交所通常會要求發行人提供證據證明其設有內部監控系統，同時述明其采取了什么行動檢討有關系統并確保其有效實施運作。 根據《企業管治守則》有關內部監控的條文： 原則D.2：董事會應監督管理層對風險管理及內部監控系統的設計、實施及監察，而管理層應向董事會提供有關系統是否有效的確認。 條文D.2.1：董事會應持續監督發行人的風險管理及內部監控系統，并確保最少每年檢討一次發行人及其附屬公司的風險管理及內部監控系統是否有效，并在《企業管治報告》中向股東匯報已經完成有關檢討。有關檢討應涵蓋所有重要的監控方面，包括財務監控、運作監控及合規監控。 持續確保內部監控系統有效，需耗用大量時間及資源，因此聯交所一般預期發行人及個別董事能提出詳細的文件證據，證明進行了檢討并在必要時加強內部監控系統——亦即“稽查蹤跡”。若沒有文件證據顯示發行人如何詳細有序地維持有效監控，及工作人員已接受過采取適當行動和程序方面的培訓，則通常反映發行人在這方面沒投放充足資源。 在調查過程中，聯交所亦會了解發行人在內部監控及《上市規則》合規方面的文化，這不單只是關乎有否制定相關政策和程序。如果發行人這方面有適當良好的監控及合規文化，聯交所可以預見企業上下不論哪個層級(上至董事會，下至最前線員工)，只要發現疑似不當事件，均可直言提出。就此而言，《企業管治守則》第D.3.7(a)條指出，審核委員會應檢視發行人的安排，確保員工可提出這類關注。 董事對內部監控的誤解 然而，部分上市公司董事還是誤解了內部監控要求的情況而未能履行其職責，以下是聯交所在執行調查工作中經常注意到的一些誤解： 1、公司每年都有外聘核數師，他們自然會檢查公司的內部監控系統 外聘核數師審核發行人財務報表的常規工作，通常不包括內部監控。核數師如在核數過程中發現任何不足或會提出，但這與專項審查可是兩回事。董事不能以為核數師沒有指出問題，他們便算履行了要持續檢視內部監控的職責。 2、公司每年都檢討內部監控系統，但只檢視部分/輪流檢視監控措施（例如，每三年檢視一次其中三分一的監控措施） 《企業管治守則》清楚指出年度檢討應涵蓋所有重要的監控方面。當然，發行人亦可不定時或輪流對其他特定部分作深入審查。發行人如聘請專業顧問協助其監控檢討，董事會必須繼續監督，并確保檢討充分。 3、內部監控只是審核委員會的責任 雖然審核委員會對內部監控擔當特定角色，但董事會每位成員亦責無旁貸。如審核委員會獲委派在內部監控上擔當領導角色，其他董事也應該繼續了解、支持及監督審核委員會的工作，并積極關注潛在不足的地方，及協助實施任何必要的改進措施。 4、若上一次檢討內部監控后再無重大問題及/或警號，則可假設內部監控制度穩妥 如此被動行事不足以履行內部監控職責。即使無人對內部監控提出任何問題，亦不代表董事會無須繼續檢討及監察有關情況。內部監控屬于必須持續審視的工作，以確保其設計仍能配合實際需要、相關措施有全面實施并且行之有效。某段時間之內沒有響起警號，可能只是幸運，也可能只是公司的環境或文化所限而不鼓勵將可疑問題提報董事會。 5、即使內部監控確實不足，只要并無損失或所蒙受的損失并非因該不足導致，便不會遭到紀律處分 這理解并不正確。高效健全的內部監控框架能協助適當管理風險。如有內控不足，便可能令發行人及其投資者承受不必要的風險，而這本身已可能構成董事違反職責，即便沒有招致損失，聯交所已可對發行人及其董事采取紀律行動及公開制裁。 上市發行人內部監控缺失的后果 聯交所在調查過程中，一般會要求發行人提供證據證明其設有內部監控系統，或是述明其采取了什么行動以檢討有關系統并確保其有效實施運作。聯交所亦要求發行人及個別董事提出詳細的文件證據，證明已檢討并在必要時加強內部監控系統。若沒有文件證據顯示發行人能詳細有序地維持有效監控，或工作人員已接受過培訓，則反映發行人在這方面沒投放充足資源。 2021年7月1日至12月31日期間，聯交所共公布了14項紀律制裁，當中大部分涉及上市發行人及董事未能進行內部監控及董事未能與聯交所合作。許多涉嫌違反《上市規則》的個案多與內部監控不足有關，當中包括：董事未有履行其董事職責及承諾、董事濫用職權挪用了公司資金或未經授權簽署交易合約、權力過份集中于個別人士、董事權責不清、沒有適當保存可靠的財務及會計記錄、未對收購活動進行恰當的盡職審查、未遵守公司回購股份／董事買賣股份的交易限制、未按時刊發財務業績及報告、公布須予公布的交易和關連交易、未解釋為何偏離《企業管治守則》等。一家上市公司內部監控缺失可導致財務損失及危害股東利益，更嚴重者違反上市規則，被監管機構讉責、罰款、公司承擔法律責任，導致公司聲譽及形象亦會嚴重受損。 *以上文章內容摘自聯交所上市科規則執行部于2022年2月刊發的《上市規則執行簡報》 作為上市公司董事及管理層，您準備好了嗎？
