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湘潭大學 劉穩豐 鐘希余 長沙網財信息技術服務有限公司 張榮勇
有效推動增值稅電子發票改革是財務管理工作的重要目標與核心任務。在考慮財務管理工作未來發展趨勢與現實需求的基礎上，2013年國家相關部委發布《關于組織開展電子發票及電子會計檔案綜合試點工作的通知》，提出電子發票試點改革的要求。其后，諸多地區與機構圍繞增值稅電子發票的推廣與應用展開實踐。值得注意的是，增值稅電子發票改革要求加強信息化管理系統建設，尤其是電子發票電子化報銷入賬歸檔管理。高等院校作為增值稅電子發票改革的重點領域，開展諸多實踐探討。其中，湖南省×大學參與2021年湖南省增值稅電子發票改革試點，就電子發票電子化報銷進行深入探討與實踐。2022年4月國家檔案局、財政部、商務部、國家稅務總局等聯合發布《關于印發電子發票電子化報銷入賬歸檔試點通過驗收單位名單（第三批）的通知》。×大學作為湖南省唯一一家教育系統機構順利通過驗收?；谏鲜霰尘?，本文以湖南省×大學作為案例，探討高校增值稅電子發票電子化報銷入賬歸檔管理模式。
一、高校增值稅電子發票電子化報銷管理的背景
（一）增值稅電子發票改革是財務管理的重要任務
增值稅電子發票采用電子化形式在網絡管理平臺中生成、流轉并存儲，使得使用、核算與管理效率得以有效提升。與傳統發票相比，電子發票更易于保管、查詢和傳輸，不僅降低流轉成本，同時避免發票遺失、發票破損等情況。在此情況下，增值稅電子發票改革成為財務管理工作開展的重要任務。
增值稅電子發票改革是近期稅務管理部門與財務管理部門的重要工作。2013年國家發改委、財政部、稅務總局等發布《關于組織開展電子發票及電子會計檔案綜合試點工作的通知》，要求開展電子發票試點，完善電子發票系統的輸出接口，做好與會計檔案電子化管理試點單位會計核算等相關系統的對接。其后，稅務總局等諸多部門發布政策文件，增加電子發票改革試點范圍，細化電子發票電子化報銷、入賬、歸檔等工作內容，規范電子發票使用與管理的流程。
從增值稅電子發票改革實踐效果來看，現已取得諸多成果。2013年國家稅務總局進行電子發票改革試點，要求在三年時間之內將電子發票形式向全國范圍內進行推廣。從實施情況來看，2016年全國電子發票開具數量為3.51億張，2020年則增長到246億張。上述數據顯示，電子發票能夠有效順應時代發展，得到社會各界的廣泛認同，在財務管理領域引起高度重視。
（二）高等院校是增值稅電子發票改革的重要對象
第一，從高校單位性質來看。高等院校財務管理工作屬于增值稅電子發票改革的重要領域。作為國家企事業單位，高等院校要求遵循財務管理與稅收改革相應政策，有效推動電子發票改革。
第二，從高校財務管理工作實際特征來看。高校同樣存在推動增值稅電子發票的強烈需求。隨著時代發展與行業發展，高校財務管理工作日趨復雜，管理經費規模不斷擴大、管理項目不斷增加、管理要求日益嚴格，由此急需增強管理效率、提升管理效果。
第三，從高校財務管理工作特殊性來看。隨著國家科研管理與教育管理相應政策實施，如科研人員“放管服”政策，要求財務管理工作能夠有效解放科研人員，提高財務管理部門服務能力。在此情況下，高校財務管理需要在增值稅電子發票及其流程信息化改革中加大投入力度。
（三）高校增值稅電子發票改革面臨著巨大挑戰
隨著2013年改革試點開始，諸多高校就增值稅電子發票改革進行深入探索?？傮w來看，在取得良好成果同時，也面臨巨大壓力。從高校實踐情況來看，增值稅電子發票的使用能夠有效緩解財務工作壓力，提升財務管理工作效率，規范財務管理流程。但改革仍然存在不足。
一方面，增值稅電子發票改革缺乏系統性實踐。由于時間、經費、預算限制，高校財務信息化建設相對于其他機構而言，仍然處于較為落后狀態。在新時代背景下，國家對于高校財務管理以及信息化建設提出較高要求。但從實際情況來看，諸多高校受制于多方面因素，還處于信息化改革初期階段，沒有進行系統化電子發票改革。
另一方面，增值稅電子發票改革缺乏配套性流程設計。從改革實施技術層面來看，高校電子發票改革還存在諸多技術問題，未能有效解決信息處理流程設計，改革實踐仍然停留在電子發票報賬使用方面，未能開發與之相適應的管理流程與支持制度體系。
二、×大學增值稅電子發票電子化報銷管理的框架
（一）×大學增值稅電子發票電子化報銷管理實踐
×大學作為綜合性全國重點大學，存在增值稅電子發票改革的強烈需求。從實際情況來看，×大學參與2021年湖南省增值稅電子發票改革試點。在試點工作開展過程中，×大學開發包含電子發票極簡報銷系統、電子發票歸檔管理系統、電子發票審核系統等系統，同時利用上述系統展開工作實踐，由此積累了關于電子發票全流程信息化管理模式的系統經驗。2022年4月國家檔案局、財政部、商務部、國家稅務總局等聯合發布《關于印發電子發票電子化報銷入賬歸檔試點通過驗收單位名單（第三批）的通知》。在此次通過驗收的518家試點單位中，湖南省有13家單位，其中×大學是全省教育系統的唯一機構。
（二）×大學增值稅電子發票電子化報銷管理思路
結合×大學實踐經驗，電子發票電子化報銷入賬歸檔管理要求從系統梳理電子發票使用的全流程、全環節與全主體，實現如下要求。一方面，要求實現增值稅電子發票管理流程的全面信息化。包含增值稅電子發票的歸集、報銷、入賬、歸檔等所有環節實現信息有效溝通，形成全鏈條、全流程的信息管理閉環。另一方面，要求實現發票電子發票管理主體的信息化管理。在電子發票報銷過程中所涉及到的所有主體，包括發票報銷主體、發票審核主體、發票核算主體、發票歸檔管理主體等，均能夠通過信息系統實現便捷操作。基于上述原則，×大學從如下方面設計增值稅電子發票全流程信息管理模式。
（三）×大學增值稅電子發票電子化報銷管理設計
×大學電子發票電子化報銷入賬歸檔管理模式的主體框架由電子發票歸集系統、數據傳輸平臺、預算管理系統、內控簽批系統、極簡報銷系統、賬務核算系統、網上支付系統、會計電子檔案系統以及銀校互聯系統等構成，實現從增值稅電子發票的歸集、報銷、入賬、歸檔到數據反饋、查詢、分析及利用的全流程閉環管理，同時加以電子簽名、數據加密等技術，通過全面優化系統滿足實際要求，實現電子發票全生命周期管理，全面提升基于電子發票處理流程的自動化、數字化和智能化水平。增值稅電子發票歸集系統基于移動APP實現全校教職工增稅稅電子發票的歸集、驗真、查重、分類等業務的無紙化、線上處理。通過數據傳輸平臺，增值稅電子發票歸集系統內數據與預算管理系統、極簡報銷系統、賬務核算系統、會計電子檔案系統交換共享，實現增值稅電子發票的報銷、入賬、歸檔等線上處理，并將報銷過程、支付進度等情況以數據可視平臺形式呈現給業務部門和相關報銷人，滿足增值稅電子發票全流程信息化管理需要。如圖1所示。
三、×大學增值稅電子發票報銷管理分層級設計
×大學電子發票電子化報銷入賬歸檔管理的分層級設計按照電子發票管理的全流程業務進行，具體包括如下內容。
（一）增值稅電子發票的歸集
為達到增值稅電子發票歸集的目標，首先需要完成極簡報銷系統搭建。在此基礎上將極簡報銷系統與電子會計檔案系統集成。在基于電子發票的網上報銷模式下，×大學采用移動終端APP，將電子發票系統和支付寶、微信支付、網上銀行等支付手段集成起來，與極簡報銷系統相連接，教職工在購買商品和勞務時開票端可以自動生成電子發票，并連同支付記錄、訂單詳情等附件資料，通過智能識別、二維碼解析等技術，使發票數據轉化為結構化數據；通過調用稅務接口方式，保證發票查驗準確性及效率性，使得在歸集進入報銷流程前自動完成合法合規性校驗；另外，對電子發票進行是否重復報銷的校驗，對發票抬頭、稅號、專票抵扣期限等信息進行異常預警提示，并自動識別、提取發票金額和稅額，最終實現收票電子化，規避發票風險，避免發票進入審批流程后才被發現，不僅會影響教職工的報銷體驗，也會降低財務人員的工作效率。
（二）增值稅電子發票的報銷
增值稅電子發票電子化報銷流程主要有三個流程：填寫報銷單（教職工根據需要，在系統中提交報銷單據）、審核審批流程（根據學校管理規章制度梳理和重構網上報銷簽批流程，實現對報銷單的審核、審批）、財務處理流程（報銷單審批后，財務對報銷流程核對、對報銷單據審查、支付報銷款項）。
在電子發票歸集的基礎上，×大學通過對內控簽批流程的系統梳理和優化，完成電子報銷審批流程管理，實現報銷流程從申請到審批電子化流轉。極簡報銷系統提供Internet訪問接口，教職工使用極簡報銷系統可以在任何時間、地點提交申請，審批人可用數字簽名的方式在任何時間、地點進行審批；還可以利用云計算和二維碼解析技術，解析提取發票數據，自動識別、分類匯總發票信息，并匯總計算發票金額和稅額，依據報銷規則自動生成報銷單中部分內容。在單據審批過程中為審核人和審批人提供影像及發票數據展示支持，實現報銷全流程發票可視化，全面電子發票信息化。
（三）增值稅電子發票的入賬
×大學通過數據傳輸將極簡報銷系統連通財務核算系統，極簡報銷系統中報銷單審批通過后的數據同步傳遞到財務核算系統和網上支出系統。審批通過的報銷單傳遞到財務核算系統，會計人員提取報銷單信息，核對報銷流程，審查所附電子單據，通過后自動生成會計分錄，保存為電子憑證。出納人員進入網上支出系統支付報銷款項，并從網銀端批量下載電子回單 (或者國庫支付系統下載電子支付憑證)。發票、附件、報銷單、會計憑證、銀行回單信息關聯，并與會計憑證一一匹配。
（四）增值稅電子發票的歸檔
電子發票入賬完畢后，電子會計檔案系統將報賬單、電子發票PDF版式文件、其他電子影像資料、會計憑證傳輸至學校檔案系統，檔案系統經過加密處理，形成電子會計檔案，并由系統進行組卷等管理。歸檔具體內容如下：
1.業財稅數據歸檔。將電子憑證信息按照與實物憑證相同的方式進行分冊，形成與實物檔案一致的電子檔案。歸檔的電子憑證采用PDF文件格式，并采用數字簽名，保證文件不被修改。
2.電子發票源文件歸檔。需要歸檔的電子發票源文件下載存放到歸檔系統中，關聯到各電子憑證，對歸檔的電子發票標記已歸檔。
3.相關影像附件歸檔。歸檔系統支持紙質影像附件的歸檔，相關的影像附件與電子憑證進行匹配，分冊存放。
4.歸檔視圖與邏輯管理。會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、會計報告和其他會計資料進行歸檔。電子憑證數據與電子發票數據、影像數據分開存儲。通過電子憑證可以關聯查詢到電子發票文件和相關的附件影像資料。提供電子發票的檢索功能，通過發票代碼和號碼能快速檢索到電子發票信息，通過電子發票信息可以關聯查詢到對應的電子憑證。(見圖2)
四、×大學增值稅電子發票報銷管理實現途徑
（一）利用電子發票實現自動采集會計信息
增值稅電子發票電子化報銷入賬歸檔管理能夠有效地實現信息自動采集。在傳統報銷模式下，基于紙質發票的會計核算管理要求手工采集并錄入發票基礎信息，如報銷科目、支出項目、數量金額、發票涉及人員（經辦人、負責人、審批人等）等。無論是發票開具還是發票報銷管理過程，均需要人工采集信息。在電子發票信息化管理模式下，從發票開具、發票報銷到發票歸檔，均能夠實現上述信息自動采集。在發票開具過程中，通過發票系統與商品勞務交易系統（如支付寶、微信、網上銀行等）自動連接，實現發票信息、支付信息、訂單信息的加密傳送與保存。在發票報銷與歸檔管理環節，同樣可以利用電子發票的相應信息儲存功能，直接有效的實現相應信息的導出。
（二）利用電子簽名實現網絡自動審批
增值稅電子發票電子化報銷入賬歸檔管理同樣能夠實現審核審批過程中的自動化處理。首先，在報銷人提供電子信息發票之后，通過自動信息采集功能提取電子發票信息，然后通過嵌入式項目分項預算管理系統進行初步審核。對于所提交發票信息中可能存在的報銷疑點進行自動審核，如對比確認是否存在預算數額超支、預算比例超支等問題。如果存在相應問題則實行自動退回處理。其次，初次審核通過的報銷項目按照相應管理分類進行對應審批報送。如按照不同類型的報銷經費來源、不同額度的報銷經費數量、不同權限的報銷商品類型等，分別報送給對應的管理機構與工作人員。同時在報送過程中還可以設置審批時間、審核要點等內容，以保障相應審核負責人按時按質進行審核。最后，實施所有審核業務之后進行自動化電子簽名審批處理，解決報銷管理過程中的諸多實際困難如簽字難等問題。同時，將相應處理結果與信息分別發送給各方主體。
（三）利用會計標準化實現記賬憑證自動生成
增值稅電子發票電子化報銷入賬歸檔管理不僅有效提取電子發票信息內容，同時實現發票信息向會計信息的轉換。在具體操作過程中，對相應會計準則、財務規則進行相應的規范化處理、標準化處理與數據化處理，使得各項準則與規則直接體現于各項會計信息要求之中，并與電子發票的具體信息會計科目形成對應匹配關系，同時設定各種匹配規則與評價判斷標準，實現報銷信息向會計信息的有效轉換。從操作情況來看，傳統發票報銷不僅需要手動提取相應信息，同時需要將相應報銷信息與會計核算科目準則進行匹配、判斷與審核。與之相比，電子發票的信息化管理功能實現發票信息向會計信息的自動轉變，提高財務管理工作人員的工作效率，使之從繁瑣且復雜的信息收集、信息整理、信息核對與信息評價中解放出來，實現其工作重心向憑證復核、數據分析、問題管理等轉變，實現記賬會計向管理會計的轉化。
（四）利用網絡技術實現無現金支付
增值稅電子發票電子化報銷入賬歸檔管理同樣能夠有效實現報銷過程中的無現金支付。從近期財務管理與財務報銷的發展趨勢來看，存在較為明顯的無現金支付替代現金支付的變化情況。在現金支付過程中，可能出現支付金額錯誤、支付現金難以攜帶、管理現金安全隱患等問題。與之相應，無現金支付不僅款項到賬準確及時，同時能夠進行有效支付記錄查詢。從電子發票信息管理系統的實施情況來看，能夠從不同環節實現無現金支付的優點。首先，在對公賬戶的轉賬支付過程中，通過提取電子發票基本信息，能夠方便準確的查詢對方賬戶信息并完成支付。其次，在校內師生的報銷支付過程中，通過建立系統完整的師生個人信息與帳號信息數據庫，能夠準確實現報銷支付系統的自動匹配。最后，在款項支付過程中還可以嵌入其他便捷功能，如對以往支付帳號用戶進行保存查詢等，由此提升管理效率和準確性。
五、高校增值稅電子發票電子化報銷管理的意義
基于前文分析可知，高校增值稅電子發票電子化報銷入賬歸檔管理是對傳統財務管理模式進行的有效創新，能夠有效推動財務管理工作高效開展。具體來看，該管理模式存在如下四個方面價值。
（一）通過全流程信息化管理提高電子發票管理效率
目前增值稅電子發票使用過程中存在效率低下的現象。從實際操作來看，增值稅電子發票在開票環節存在較為明顯的便捷優勢，但在后續使用環節中則存在不足。如受到現行會計核算系統的影響，電子發票報銷過程中存在“先打印后報銷”的操作模式。在實際打印過程中，以往B5大小的發票需要采用A4紙張進行打印，由此提升工作成本。從電子發票使用優勢來看，原本可以通過電子版本方式進行傳輸、保存與使用，但因為無法進行報銷其他環節的電子版本使用，使得其應用優勢無法有效發揮。
高校增值稅電子發票改革過程中，期望通過電子發票全流程信息化處理方式解決上述管理效率問題。從改革設計來看，通過電子發票網上報銷，使用電子簽章實現網上審批，利用電子發票唯一性和不可抵賴性，自動完成審核和記賬業務，在實質上實現網上無紙化報銷。同時，利用系統自動判斷發票的真實性、合法性和合理性，通過電子數據傳送與保存發票內容，減少人工審核、比對、整理、入賬等人工成本，提高財務管理效率。此外，基于電子發票的網上報銷，能夠自動解析電子發票相應的業務電子數據進行智能稽核，使財務事項前移，流程規范，財務信息得到及時更新，實現了預算控制、財務監督等財務管理方式的轉變，提升了財務管理水平。
（二）通過全流程信息化管理降低財務造假風險
目前增值稅電子發票在使用過程同樣存在造假風險。由于增值稅電子發票使用過程可能出現重復打印、重復報銷的情況，導致財務造假潛在風險。從實踐情況來看，部分高校在實踐操作過程中存在上述問題。在此背景下，電子發票使用要求財務管理部門進行準確的查重與驗真工作。但從實際工作開展來看，在海量報銷電子發票中進行有效的查詢與核對工作仍然較為困難。同時考慮到部分高校財務管理自動化程度較低，基礎數據維護仍較困難，導致相應工作效率低下，由此引發電子發票使用對會計基礎規范要求的沖擊。
大學增值稅電子發票全流程信息化要求解決造假風險問題。從設計目標來看，通過電子發票全流程信息化，使得財政和審計部門可以及時對消費數據進行查詢、統計、分析，及時發現違法違規問題。基于電子系統的優勢，能夠有效發展識別、預警并防范相應財務風險，實現全方位、全環節和全流程的風險管理，為財務管理監督工作效率的提升提供有效幫助。同時，財政部門可通過業務數字化實現財政預算一體化下的行政事業單位內部控制，更好地服務宏觀決策和經濟社會發展。
（三）通過全流程信息化管理規范電子發票歸檔管理
目前增值稅電子發票在使用過程中存在歸檔管理效率低下的問題。由于部分高校在電子發票改革過程中，往往著眼于電子發票的使用環節改革，而忽略電子發票管理的全流程設計，導致歸檔管理效率低下等問題。上述現象同樣折射出目前增值稅電子發票改革過程中存在的不足，由于改革設計缺乏系統化考慮、缺乏全流程的考慮，導致電子發票自身優勢難以有效發揮。
高校增值稅電子發票電子化報銷入賬歸檔管理同樣要求解決歸檔管理規范化問題。從實施要求來看，通過電子發票流轉閉環實現，保證經濟業務真實性，為會計檔案電子化提供可靠前提基礎，為教育主管部門、財政主管部門、審計、稅務、紀檢等相關機構利用會計檔案提供便利。同時，數據對比分析無須人工完成，同樣能夠顯著提高檔案利用率。
（四）通過全流程信息化管理健全財務管理體系
一方面，有利于推動內部控制體系建設。目前高校財務管理內部控制體系仍然存在諸多問題，導致財務管理問題出現。通過有效的全流程信息化管理體系的構建，能夠推動內控體系完善。其中，“業財票檔”無紙化一體化融合，使得在財務管理過程中的使用單位、資金規模、資金使用計劃、資金使用時間、資金管理流程和審批規范程序得到有效約束，實現對費用支出的全面控制和監督管理，從根本上實現內部控制，杜絕人為操控發生，使會計核算和財務管理更加規范。
另一方面，有利于更新財務管理理念。目前高校財務管理過程中仍然存在思想落后、思維落伍、管理滯后等現象，成為影響管理效率提升的重要阻礙。在落實全流程信息化管理的過程中，能夠推動網上報銷、規范流程控制及電子會計憑證的應用，實現財務信息數字化、審批流程網絡化，減少財務人員日常核算工作量，推動管理人員工作思路創新、增強先進技術方法的接受與運用，由此提升財務服務質量，帶動財務管理工作的全面變革。
