全面預算管理信息系統可以幫助企業克服預算編制的繁瑣、預算控制的乏力、預算分析的滯后，以及預算決策的失靈等諸多問題。
新的一年開始了，去年的預算還未調整徹底，今年的預算工作卻已提上日程，以期指導企業實現戰略目標。上至企業高層領導，下到車間員工，都在為預算忙碌著。
“每年從10月份折騰到第二年的3月份，其中僅是收齊各部門的預算就需要兩個月的時間。”
“初次匯總的結果中資本開支往往超過集團規定的合理范圍，運營開支也一般都會高于保證公司預算指標完成的上限。”
“財務部門不易判斷具體業務需求，預算調整經常要花費大量時間; 財務部門與業務部門都是平級部門，在業務部門各自爭取資源時，也需要耗費精力來協調。”
為了解決預算管理人員所面臨的問題，建立預算管理信息化平臺成為企業的必由之路。
全面預算管理面臨的挑戰
1． 相對靜態的預算流程
在沒有信息化手段支持的全面預算管理過程中，預算數據編制、匯總的手工工作量較大，預算管理人員的主要精力都耗費在數據的收集、檢查、審核、匯總等繁瑣工作中，工作效率較低。大量低效細節工作使得很多企業的全面預算管理變成了一個相對靜態的管理過程，難以滿足快速變化的外部市場環境對企業應對速度的要求。預算分析的周期長，滾動預算、彈性預算等預算管理方法易淪為空談。
2． 控制能力差
全面預算制定過程本質上是一個企業有限資源優化配置的過程。現實情況卻是: 預算確定后，缺乏有效的手段進行預算執行的事前控制，全面預算管理的資源優化配置和控制作用難以發揮，導致預算和實際執行成為互不關聯的兩張皮。
3． 協作困難
手工全面預算管理環境下，缺乏一個統一的數據共享的工作平臺。數據缺乏有效的組織，散落在各業務部門，難以有效地加以組織利用，數據版本容易發生混淆，這些都給企業的全面預算管理帶來較大的工作量和管理難度。同時，由于缺乏有效的溝通協調平臺，各級部門在預算的申報、審批、下發等管理流程中的橫向、縱向溝通效率較低。
應對挑戰的5個辦法
全面預算管理信息系統在功能上需要覆蓋完整的預算管理循環，如下圖1所示，一個完整的全面預算管理信息系統從功能上應劃分為: 預算編制、預算控制、預算分析及管理駕駛艙四個主要的模塊。
在管理流程方面，全面預算管理信息系統應該支持靈活的預算方案定義，同時提供預算編制、審批、控制、分析、調整等全過程的流程支持，如圖2所示。
1． 預算信息系統要建立在多維數據模型之上
全面預算管理的特點決定了全面預算信息化系統是一個面向分析的管理系統，而不是一個單純面向交易的業務系統。在面向分析的管理系統中，數據是由多個維度（角度）描述的，銷售收入的數據是由產品、時間、渠道、客戶、區域、部門、人員等多個角度定義的。在對銷售收入的預算或實際發生數據進行分析的時候，分析人員可能會關心按產品、渠道、客戶等各維度匯總的銷售收入，或者按照不同的維度組合進行數據查詢。這些都要求面向分析的管理系統建立在一個多維度的數據模型上。
2． 預算編制
預算編制是預算得以實施的前提條件。在這個過程中，預算管理人員將會面臨各種各樣的問題，對信息系統的要求也各有不同:
（1）全面預算管理涉及到企業全面的業務邏輯，從銷售、生產、采購、財務、費用分攤、成本計算，涉及到企業的方方面面。因此，信息系統要能夠靈活地建立復雜的業務和財務模型。
（2）企業業務邏輯經常變化，并隨著企業的管理水平不斷精細化。因此，信息系統建立的預算模型要能夠適應不斷變化的管理需求和業務邏輯，系統的模型能夠隨著企業的管理水平不斷精細化。
（3）全面預算要求各業務單元廣泛參與，各單元按照分工的不同，各自處理相應的數據。因此，信息系統要具有完善的權限管理功能，能夠設定數據權限（單元格級），以保證企業的數據安全。
（4）企業各業務單元的地理位置可能相距很遠。因此要求信息系統具有較強的可擴展性，適應不同的網絡環境，使本地用戶和外地用戶都能方便地參與預算管理過程。
（5）預算的組織協調難度很大，數據審核、匯總的工作量也大。因此，信息系統要能夠提供預算管理的流程、自動的數據分發、匯總支持，提供預算流程管理的效率。
（6）全面預算最終要體現為財務預算，預算編制過程中有大量的財務規則和財務計算。因此，要求系統能夠提供財務智能工具，減少公式、規則的定義工作量，提高編制效率。
（7）預算編制、調整過程中會產生不同版本的數據，容易造成版本管理混亂。因此要求系統具有較強的版本管理功能，保存不同版本的數據。
3． 預算分析
多維數據分析對于預算分析功能來說尤為重要，系統要能夠對已有的預算和實際發生的數據進行靈活、快速的多角度分析、查詢，而不需要通過定義復雜的報表或公式來對數據進行展現。在預算分析中管理人員面臨的困難以及對信息系統的要求如下:
（1）管理人員需要從不同角度了解預算執行情況，洞察差異產生的原因，因此要求信息系統能夠支持多維數據分析，可以靈活、快速地完成各種數據分析、查詢操作。
（2）實際數據分散在財務、ERP、CRM等多個系統中，從這些系統中提取數據要耗費大量的工作時間。因此，系統應該提供數據接口工具，具有整合不同業務系統中數據的能力。
（3）實際情況發生變化后，預測調整的工作量大，效率低，因此要求系統能夠提供預測、模擬的功能，快速做出預算調整。
4． 預算控制
預算控制是企業開展全面預算管理的一個重要環節，也是企業進行全面預算管理信息化需要考慮的一個重要方面。通過預算控制系統，企業預算管理部門可以很方便地對各預算單位的預算進行有效的預警和控制。
通過將預算控制和日常審批流程相結合可望達到事前控制的目標。在審批流程中，業務活動發起人和審批人能夠從系統中實時得到該項預算信息（預算數、預算已經發生數、預算余額等），并據其判斷業務活動能否發生（審批流程如圖3所示）。
在從業務活動發起人填寫申請單到部門負責人審批、財務審批以及主管副總或總經理的審批過程中，控制系統要能夠自動在該項業務申請單上顯示該項活動的年度總預算數、本月預算數、預算已經執行數、本月實際發生數等數據。與預算分析系統相同，控制系統也需要具有同實際核算、ERP等業務系統及預算編制系統的數據整合能力，保證各模塊的信息無縫連接。
5． 決策支持
完善的全面預算管理系統不但要為操作和管理層面的人員提供管理和分析功能，還要能夠為管理決策層提供直觀的、儀表盤式的關鍵指標數據展示; 能夠動態顯示預算的關鍵性指標數據及指標的實際執行情況，并能夠針對特定指標鉆取到明細的業務、財務數據。（本文作者系諾亞舟咨詢公司技術總監）
