設計采購業務的內部控制制度,就是依據企業的生產經營特點，針對采購業務的工作特性,設計出規范整個業務流程和每個關鍵控制點的規定、方法、措施等,并規范執行,嚴格監督。
一、采購業務內部控制制度的設計原則
設計采購業務內部控制制度最基本的原則是實事求是，“因企制宜”，靈活兼顧。
1.相互牽制原則。一項完整的采購業務，如果是經過兩個以上的有相互制約環節對其進行監督和核查，其發生錯弊現象的可能性就很小。就具體內控措施來說，相互牽制必須考慮橫向控制和縱向控制兩個方面的制約關系。從橫向關系來講，完成某個環節的工作需有來自彼此獨立的兩個部門或人員協調運作、相互監督、相互制約、相互證明；從縱向關系來講，完成某個工作需經過互不隸屬的兩個或兩個以上的崗位和環節，以使下級受上級監督，上級受下級牽制。例如，在材料采購控制系統中，采購部門只有憑領導審批后的采購單或合同（縱向牽制）進行采購，而采購的材料必需經過驗收（橫向牽制）后，才能辦理有關手續。因而只有經過橫向關系和縱向關系的核查和制約，才使發生的錯弊減少到最低程度，或者即使發生問題，也易盡早發現，及時糾正。
2.成本效益原則。企業最關心的是經濟效益，如果單純從控制的角度來考慮，參與控制的人員和環節越多，控制措施越嚴密，控制的效果就越好，其發生的錯弊現象就越少，但因控制活動造成的控制成本就越高。因此，在設計采購業務內部控制時，一定要考慮控制投入成本和控制產出效益之比，要根據企業自身經營的實際情況，權衡實施成本與預期效益科學設立，力爭以最小的控制成本取得最大的控制效果。
3.崗位責任原則。采購業務內部控制的設立是與企業的管理模式緊密聯系的，企業按照其推行的管理模式設立工作崗位，并賦予其責、權、利，規定相應的操作規程和處理程序。在設置崗位時必須考慮到授權崗位和執行崗位的分離、執行崗位和審核崗位的分離、保管崗位和記賬崗位的分離等，通過不相容職責的劃分，各部門和人員之間相互審查、核對和制衡，避免一個人控制一項交易的各個環節，以防止員工的舞弊行為。
4.協調配合原則。設計采購業務內部控制制度要有利于各部門之間、人員之間相互配合、協調同步、緊密銜接，避免只管相互牽制而不顧辦事效率的做法，導致不必要的扯皮和脫節現象。為此，必須做到既相互牽制，又相互協調，保證經營管理活動連續、有效地進行。
二、采購業務內部控制制度的設計
設計采購業務內部控制制度首先應了解采購業務不相容崗位，確保設計的內控制度得到有效運行。采購業務不相容崗位至少包括：請購與審批；詢價與確定供應商；采購合同的訂立與審計；采購與驗收；采購、驗收與相關會計記錄；付款審批與付款款執行。考慮這些不相容崗位，采購業務的內部控制制度應包括以下幾個方面：
1.職務分離制度。采購環節中的主要業務有提交請購單、編制計劃、審批計劃、市場調研、招標投標、簽訂采購合同、訂貨、收貨和入賬等。在這些業務中需要進行職務分離的主要有：（1）生產或銷售部門根據生產使用量或銷售需要量提出需要采購的物資品種和數量，倉儲部門依據提供的需采購物資品種、數量及現有庫存量，制定采購計劃，報預算管理部門審批，然后由采購部門依據經管部門提供的市場調研報告進行公開詢價。（2）由生產或銷售部門、采購部門、財務部門和法律部門、經營管理部門共同組織招標投標來選擇供應商，并會同供貨單位簽訂采購合同。（3）物資的采購人員不能同時負責所購物資的質檢、驗收、保管。（4）物資的采購人員、保管人員、使用人員不能同時負責會計記錄。（5）采購人員應與負責付款審批的人員相分離。（6）審核付款人員應與付款人員相分離。（7）記錄應付賬款的人員應與出納人員相分離。
2.請購單控制制度。在確定物資采購時，必須由物資的使用部門根據未來一定期間的需要量，以填制“物資需求單”的方式提前通知物資保管部門，“物資需求單”有使用部門的制單、審核、批準人員簽字。保管部門根據使用部門提供的需要量，再根據現有物資的庫存量計算出請購量，正式提交“物資請購單”。經過物資保管部門主管簽字的請購單報預算管理部門審批并會同采購部門、財務部門、確認制定采購計劃。財務部門根據資金使用情況簽署執行意見，采購部門將采購計劃報主管領導批準、存檔備案并辦理招標訂貨手續。
3.審批控制制度。根據企業生產、使用情況的實際需求，兼顧所需物資的特性，結合現有庫存情況，制定出品種、數量、交貨期較高準確性的采購計劃，上報經營管理部門審批，金額較大的一類物資采購由經理辦公會審批。對于計劃內的采購項目，具有請購權的部門應嚴格按照計劃執行進度辦理請購手續；對于超計劃和計劃外代購項目,具有請購權的部門應對需求部門提出的申請進行審核后再辦理請購手續,并報審批人審批，審批人根據其職責、權限以及實際需要進行審批。
4.訂貨控制制度。經管部門提供附有供應商的價格表、質量等級、供應量、電話、地址的市場調研報告，并定期對供應商的信譽、價格、質量進行評估，建立包括價格、質量標準、折扣、付款條件、供應商信譽、電話、地址等供應商檔案，從中篩選質量好、價格低、信譽好的供應商，由生產或銷售部門、采購部門、財務部門、法律部門共同進行招標投標，最終確定供應商。采購部門具體辦理訂貨手續簽訂訂貨合同及訂貨單，并將訂貨單及時傳送給生產、銷售、保管和會計等有關部門，以備合理安排生產、銷售、收貨和付款。企業對物資采購每年進行一次招投標，以增加現有供應商的競爭意識。
5.貨物驗收控制制度。企業所訂購的貨物運到后先入驗收庫由業務部門開具入庫通知單、驗收單。質檢部門按照國家標準、行業標準、企業標準進行質量檢驗，各類物資必須具備各種規定資證。驗收合格后出具“質量檢驗合格單”或在驗收單上加蓋“質檢合格”章。如不合格查明原因，并向主管書面報告，及時向供應商提出異議。
驗收人員根據入庫通知單、驗收單及所附有關質量證明書、合格證、技術圖紙、裝箱單、過磅單、發貨明細對貨物進行數量、質量驗收。驗收無誤在驗收單加蓋“驗訖”章。驗收中發現數量、質量不符或數量短缺、損壞、無質量證明和技術資料等無法驗收時，及時向供應主管書面報告。
采購人員把蓋章齊全的入庫單、驗收單、采購合同以及發票送到財務部門進行報賬，物資會計要對所送來的單據核對、整理，無誤后編制掛賬通知單。
6.貨款支付控制制度。由采購請購單、訂貨單和驗收單共同構成的收貨業務完成后，會計部門就取得了供貨方的發票、驗收單和采購合同等表示貨物已經驗收入庫并應支付貨款或應付賬款已經發生的原始憑證。這些原始憑證經過審核無誤后，會計部門應該連續編號、及時、準確記錄物資的增加和銀行存款、預付賬款的減少或應付賬款的增加。如有部分退貨，需從原發票中扣除后再辦理結算。對物資的核算，必須根據企業的整體管理要求設置一級賬戶和明細賬戶并正確地進行記錄。會計正確地進行計量并記入適當的賬戶和適當的期間，由專人按照約定的付款日期、折扣條件管理應付賬款，已到期的應付賬款須經有關授權人審批后方可辦理貨款結算與支付。
7.會計稽核與對賬制度。它一方面要求，無論是貨款的支付，還是應付賬款發生的記錄，對進貨業務涉及的所有原始憑證、記賬憑證，都必須經過稽核人員或會計主管審核后方能記賬；另一方面要求，對進貨業務發生的應付賬款必須及時、定期地與客戶對賬，防止債務虛列及由此造成的業務人員舞弊行為。
三、采購業務憑證流轉程序的設計
由于企業采購業務的貨物交接方式與貨款結算方式不同，加之企業的經營性質、規模大小和機構設置的差異，每個企業的采購憑證及其流轉程序設計都不可能完全相同。但有一點是不容置疑的，這就是：采購業務必須有嚴密的手續制度、規范的采購憑證及合理的憑證流轉程序，使采購業務在業務、物價、儲運、倉庫和財會等部門既相互配合，又相互制約，才能收到好的效果。因此，為保證企業內部控制制度的貫徹落實和會計核算的真實、準確，必須設計相應的采購業務憑證和憑證流轉程序。
1.采購憑證的設計。采購憑證是企業內部控制制度設計的一個重要組成部分。采購業務內部控制制度最終要落實在采購環節的業務憑證上，就需要進行配套設計的采購憑證，在采購環節上主要有物資需求單、請購單、詢報價單、訂貨單；在驗收入庫環節上主要有入庫通知單、驗收單、缺貨通知單和退貨通知單；在掛賬付款環節主要有掛賬通知單、付款憑單。設計這些采購憑證要根據企業自身實際情況，盡可能體會其科學性與重要性。 2.憑證流轉程序的設計。采購業務的憑證流轉程序設計主要指驗收單的傳遞程序。不同的企業有不同的流轉程序。一般情況下,有送貨制下的憑證流轉程序,提貨制下的憑證流轉程序,發貨制下的憑證流轉程序。（1）送貨制下的憑證流轉程序。供應商將物資送到指定倉庫交貨，將送貨通知、發票送到業務部門，業務部門與合同、計劃核對無誤后，填制驗收單，并留存第一聯，將發票、驗收單第二、三、四聯返回供應商。供應商將這些驗收單送到倉庫，倉庫按驗收單驗收物資，在驗收單第三、四聯蓋章，留存第二聯登記保管賬，將驗收單第三、四聯返還供應商。供應商持發票、驗收單到財務部門，財務部門審核發票、驗收單無誤后辦理貨款結算手續，留存發票驗收單掛賬付款，憑驗收單第三聯記商品賬，給供應商支付貨款，將驗收單第四聯送到業務部門，業務部門憑驗收單第四聯登記備用卡。（2）提貨制下的憑證流轉程序。供應商遞交發票、提貨單給業務部門，業務部門與合同核對無誤后，填制驗收單，留存第一聯，將合同、發票、提貨單、驗收單第二、三、四聯送交財會部門。財會部門審核發票、提貨單、驗收單和合同無誤后，辦理貨款結算手續，留存發票記付款賬，將提貨單、驗收單第二、三、四聯傳遞給儲運部門。儲運部門到供貨單位憑提貨單提取貨物，將貨物連同驗收單送到倉庫。倉庫按驗收單驗收物資，在驗收單第三、四聯蓋章，留存第二聯登記保管賬，將驗收單第三聯轉到財會部門，財會部門憑其記商品賬，將驗收單第四聯轉到業務部門，業務部門憑其登記備調卡。（3）發貨制下的憑證流轉程序。供貨企業開戶銀行接受供貨單位委托，辦理托收貨款通知，購貨單位開戶銀行將托收貨款通知送到財務部門，財務部門將發票、發貨明細、托運單等收款通知審核后轉業務部門，業務部門核對合同無誤后將收款通知返還財務部門，填制驗收單，留存第一聯，將驗收單第二、三、四聯轉到儲運部門。儲運部門接到車站或碼頭提貨通知提取貨物，將提取的貨物及驗收單第二、三、四聯送到倉庫驗收。倉庫驗收貨物無誤后，在驗收單第三、四聯加蓋“驗訖”章，留存第二聯登記保管賬，將驗收單第三聯送到財務部門，財務部門憑發票等收款通知支付賬款并登記商品賬，將驗收單第四聯送到業務部門，業務部門登記商品備調卡。
參考文獻：
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3.中注協.2006年度注冊會計師全國統一考試輔導教材審計
4.辛茂荀.內部會計控制實務[M].北京:民主與建設出版社,2004
(作者單位：大同煤業股份有限公司財務部 山西大同 037003
