據有關部門統計,商品流通企業中應收賬款占流動資產總額的30 %以上,呆死賬占應收賬款的20 %之多,給企業資金的運作帶來了一定困難。下面就商品流通企業應收賬款的管理談一下自己的看法。
一、應收賬款管理的目標
商品流通業產生應收賬款的主要原因是擴大銷售,增強競爭力,那么其管理的目標就是求得利潤。應收賬款是商品流通業的一項資金投放,是為了擴大銷售和盈利進行的投資。而投資肯定要發生成本,這就需要在應收賬款信用政策所增加的盈利和這種政策的成本之間作出權衡。只要當應收賬款所增加的盈利超過所增加的成本時,才應當實施應收賬款賒銷;如果應收賬款賒銷有著良好的盈利前景,就應當放寬信用條件增加賒銷量。
二、制定應收賬款的信用標準
信用標準是客戶獲得商業信用所具備的最低條件,通常以預期的壞賬損失率表示。如果商品流通業制定的信用標準過高,將使許多客戶因信用品質達不到所設的標準而被拒之門外,其結果有利于降低違約風險及收帳費用,但也會企業的市場競爭力的提高和收入的擴大。相反,如果采取較低的信用標準,雖然有利于企業擴大銷售,提高銷售市場的占有率,但同時也會導致壞賬損失風險加大和收賬費用的增加。
(一)定性分析信用標準的影響因素
商品流通企業在制定或選擇信用標準時,應考慮:1.同行業競爭對手的情況。面對競爭對手,企業首先考慮的是如何在競爭中處于優勢地位,保持并不斷擴大商品市場占有率。如果對手實力很強,企業欲取得或保持優勢地位,就需采取較低的信用標準;反之,可以相應嚴格一些。2.企業承擔違約風險的能力。當企業資金雄厚,違約風險承擔能力強時,就可以以較低的信用標準提高競爭力,爭取客戶,擴大銷售;反之,如果企業承擔違約風險的能力較弱時,只能選擇嚴格的信用標準,以盡可能降低違約風險的程度。3.客戶的資信程度。企業在制定信用標準時,必須對客戶的資信程度進行調查分析,然后在此基礎上,判斷客戶的信用等級并決定是否給予客戶信用優惠。客戶的信用資信程度的高低通常決定于五個方面,即客戶的信用品質(首要因素)、償付能力、資本、抵押品、經濟狀況等,財產管理上簡稱為“5C”系統。這些方面的信息主要通過下列渠道取得:1.商業代理機構或資信調查機構所提供的客戶信息資料及信用等級標準資料;2.委托往來銀行信用部門向與客戶有關聯業務的銀行索取資料;3.與同一客戶有信用關系的其他企業相互交換該客戶的信用資;4.客戶的財務報告資料;5.企業自身的經驗等。
(二)定量分析信用標準的確立
對信用標準進行定量分析,旨在解決兩個問題 :一是確定客戶拒付賬款的風險,即壞帳損失率;二是具體確定客戶的信用等級,以作為給予或拒絕信用的依據。具體步驟為:(1)設定信用等級評價標準。即根據對客戶信用資料的調查分析,確定評價信用優劣的數量標準,以一組具有代表性,能夠說明付款能力和財務狀況的若干比率(如流動比率、速動比率、應收帳款周轉率、產權比率、資產負債率等)作為信用風險指標,根據數年內最壞年景情況,分別找出信用好和信用壞兩類客戶的上述比率平均值,依次作為比較其它客戶的信用標準。(2)利用現有的或潛在的客戶財務報表數據,計算各自的指標值,并與標準值比較。(3)進行風險排隊。確定各有關客戶的信用等級,對于不同信用等級的客戶,分別采取不同的信用對策,包括拒絕或接收客戶信用定單,以及給予不同的信用優惠條件或附加某些限制條款等。信用標準是客戶標準,決定給予或拒絕客戶的依據,但由于實際情況錯綜復雜,不同企業的同一指標往往存在著很大差異,要求財務決策者必須結合以往經驗,對各項指標具體分析、判斷,不能機械遵循。
三、建立和完善內部控制制度
內部控制是企業為維護資產完整,保證會計信息正確和財務活動合法、合規,貫徹經營決策,實現經營目標,促進提高企業經濟效益,而在企業內部建立并實施的對各項經濟活動進行系統監督、檢查和調整的制約機制。為了防范應收賬款的加大和長期掛賬,形成損失,商品流通企業應根據自身的經營性質和實際情況構建一套嚴密的企業內部控制體系,做到企業內部各有關部門既分工又合作,發揮部門之間的制約作用,把差錯、失誤減少到最低限度。下面以崗位責任制為例,針對應收賬款做好以下工作:(一)顧客訂單的處理。收到顧客訂單后,業務部門應進行登記,在審核定單內容、數量、規格、單價的基礎上,確定能否按要求為其供貨,并編制銷貨通知單發送相關部門,作為各有關部門履行職責的依據。(二)客戶資信的調查。信用部門在處理銷貨通知單以前,應對客戶的資信情況進行調查,了解對方資產、負債、所有者權益及資金運營狀況。(三)開單和發運工作。財務部門或業務部門開出銷貨發票,通知對方所供貨物或所提供勞務的數量、金額及付款方式,并據以進行賬務處理。倉庫根據經審核的銷貨通知單或提貨憑證進行發貨,決不允許白條出庫。需要辦理托運的,由運輸部門填發貨運文件、編號控制,記入發貨登記簿,作為發運的備查記錄。(四)貨款回收的處理。通常有兩種形式:一是現款;二是賒銷。不論以哪種形式,財務部門都應當按規定進行賬務處理,做到賬證相符、賬賬相符。對賒銷業務形成的應收賬款,企業財務主管和經辦人員要及時催收,并把責任落實到個人,防止造成壞賬。完善監督體系。對應收賬款的管理,除加強和完善內部控制制度外,還應進一步加大監督力度,具體來說從以下幾個方面著手:1.設立賬務總監,進行事前監督。2.在銷售過程中融入相互牽制、相互制約的制度,建立以防為主的監控防線,嚴格手續制度,進行事中控制,杜絕各經營者的隨意賒欠。3.設立事后監督。根據會計部門提供的核算資料,倉儲部門提供的銷售信息,對各部門應收賬款業務進行定期和日常檢查,發現問題及時解決。4.成立一個直接歸董事會管理并獨立的審計獎懲委員會,對應收賬款進行專項審核。根據審核結果進行獎懲,把各項制度落實到實處。對金額大,賬齡長的應收賬款進行專項審查和清理。對金額大,賬齡大的應收賬款,按經濟內容、企業性質、數量及賬齡進行統計分類。
四、制定應收賬款的收帳政策
收賬政策,是指客戶違反信用條件,拖欠甚至拒付賬款時,所采取的收賬策略與措施。從理論上講,履約付款是客戶不容質疑的責任和義務,是企業合法權益要求所在。但對所有客戶拖欠或拒付賬款的行為都付諸法律解決,往往不是最有效的辦法,因為解決與客戶賬款糾紛的目的,主要不是爭論孰是孰非,而在于怎樣最有效地將賬款收回,通過法院強行收回賬款不僅需要花費相當數額的訴訟費,而且還要支付大量的差旅費、通訊費。基于這種考慮,企業如果能夠同客戶商量個折衷的方案,也許能夠將大部分賬款收回。通常的步驟是:當賬款被拖欠或拒付時,企業應當首先分析現有的信用標準及信用審批制度是否存在紕漏;然后重新對違約客戶的資信等級進行調查、評價,對于信用品質惡劣的客戶,應當從信用名單中刪除,對其所拖欠的款項可以通過信函、電訊或者派員前往等方式進行催收,態度可以漸加強硬,并提出警告;最后向對方發出律師信。當這些措施無效時,可以通過法院裁決;對于信用記錄一向正常的客戶,在去電,去函的基礎上,不妨派人與客戶進行協商,溝通意見,達成諒解妥協,既可密切相互間的關系,不傷顏面,又有助于較為理想地解決賬款拖欠問題。在日常經營管理中,旅行社應特別注意欠款方出現的下列現象:1.辦公地點由高檔向低檔搬遷;2.財務人員經常性的回避;3.經常找不到單位負責人;4.不正常的不回復電話;5.頻繁轉換管理層、業務人員,單位員工跳槽增加;6.決策層存在嚴重的內部矛盾;7.受到其它公司的法律訴訟。
五、建立壞賬準備制度
無論旅行社采取怎樣嚴格的信用政策,只要存在著商業信用行為,壞賬損失的發生總是不可避免的。既然無法避免,對壞賬損失的可能性預先估計,建立彌補壞賬損失的壞賬準備,即提取壞賬準備就顯得極為必要。現行會計制度規定:企業應當定期或者至少于每年年度終了,對應收款項進行全面檢查,預計各項應收款項可能發生的壞賬,對于沒有把握能夠收回的應收賬款,應當計提壞賬準備。旅行社在具體確定壞賬準備計提的比例時,應當根據以往的經驗,債務單位的信用程度和經營情況予以合理的估計;應該指出,旅行社與欠款人之間的債權債務關系不會因為企業已作為壞賬處理而解除。旅行社仍然有追款權,一旦重新收回,應及時入賬。
隨著人們物質文化水平的日益提高,商品流通企業要做大做強,必須要擴大所售市場份額,增加銷售,也就必然會產生應收賬款;這是因為,債務方在歸還應付賬款之前,無償占用著這筆資金,相當于在使用無息貸款,因而從主觀上不愿歸還。應收賬款的大量存在,增加了債權方應收賬款的管理成本和回收成本,虛增了賬面上的銷售收入,夸大了經營成果,降低了企業的資金使用效率。筆者以為,如果國家出臺相關的法律法規:對于企業間的應收賬款,除了債權方主動放棄權利外,債務方應作為一項借款,按一定的利率支付利息給債權方,并將這條規定寫入銷售合同。這樣,債務方占用這筆資金就無利可圖,從而從整體上減少資金占壓,解開困擾企業的債務鏈,使得企業在公平、平等、誠信的基礎上正常運營,顯得十分必要
參考文獻
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