一、應收賬款的存在的原因
賒銷作為一種低成本的融資方式,可以有效緩解買方資金周轉的壓力,更長的付款期也增加了買方的議價能力。而賒銷給賣方帶來的利益主要體現在競爭力和客戶忠誠度的提升以及存貨管理風險和開支的減少。
二、應收賬款管理不善的弊端
(一)虛增了企業的經營成果。權責發生制使得沒有現金流入的賒銷金額全部計入當期收入,掩蓋了企業的真實發展狀況。
(二)加速了企業的現金流出。權責發生制下的銷售收入和利潤是計算各種稅金及利潤分配的基礎,虛增的經營成果增加了企業的納稅和分紅負擔。過多的應收賬款也會增加企業的管理成本。這些都使企業在并未獲得現金流入的情況下,支付了大量現金,增加了資金鏈斷裂的風險。
(三)延長了企業的營業周期。營業周期指從取得存貨到銷售存貨并收回現金為止的這段時間。不合理的應收賬款,延長了企業的營業周期,增加了維持經營的成本費用,嚴重影響了企業正常的生產經營。
(四)增加了企業的管理負擔。一筆應收賬款的管理包括了解債務人情況、核算、責任劃分、催繳收繳等等,企業還要努力維護與債務人的商業關系, 這些都增加了企業的管理負擔。
三、建立健全應收賬款的管理制度
(一)建立信用部門
企業應建立董事會直接領導下的信用部門,保持信用部門的獨立性。信用部門的職責包括:協調企業的銷售目標和財務目標,在企業內部形成一個科學的風險制約機制,制定科學的信用政策,實施信用分析和信用控制,及時催收應收賬款等等。
(二)制定信用政策
信用政策是企業內部應收賬款管理的框架。建立良好的信用政策,應綜合考慮成本費用、企業文化、公司的盈利狀況、競爭的激烈程度、存貨的規模以及季節性因素等影響。在信用政策執行過程中,要對不同顧客給予不同的信用標準,并根據顧客信用狀況的改變及時調整信用標準。
(三)信用分析
對于潛在顧客,企業需要首先進行信用分析,以求給予合適的信用標準。分析的深度取決于交易的性質和發生的頻率。
1.財務報表。財務報表反映了一個公司的財務狀況、經營成果以及現金流量。為減少人為操縱的可能性,信用部門應選取經注冊會計師審計的獨立的審計報告進行財務分析。
2.銀行征信(Bank reference)。銀行征信由銀行提供的幫助企業了解交易方信用狀況的信用信息服務。銀行征信的獨立性和可靠性較高,能使企業及時充分了解交易方的資信狀況和償債能力,防范和化解信用風險,降低經營成本,提高工作效率。
3.商業信譽證明(Trade reference)。商業信譽證明由交易方的貿易伙伴提供,證明顧客的信用情況。然而,客戶一般會選擇商業關系良好的貿易伙伴提供商業信譽證明,從而降低了商業信譽證明的可信度。企業可況自行選擇潛在客戶商業信譽度高的商業伙伴進行商業信譽咨詢。
4.信用評級。信用評級是由專業信用服務機構做出的有關客戶信用的可靠性、安全性程度的綜合評價。信用評級的優點是準確可靠公開,投資者可以低成本獲取;缺點是規模小的公司和剛剛成立的公司可能還未建立相應的信用報告體系,而且信用評級制度在中國尚未健全。
(四)信用控制
信用部門要建立顧客的信用資料,并根據交易情況及時更新。這些資料包括:顧客的基本信息、近期的財務報表、開戶銀行的證明以及銀行和其他金融機構已公布的一些信用等級、信用申請表、營業執照復印件、信用調查報告、合同或訂單、付款記錄及往來信函等。
1.賬齡分析。信用部門根據財務部門提供的相關材料,定期制定賬齡分析表,了解尚在信用期內的應收賬款、逾期應收賬款和嚴重超期應收賬款的情況,對不同的欠款制定出不同的收賬政策,充分估計并預提可能發生的壞賬損失,酌情調整相應的信用標準。
2.比率分析和趨勢分析。企業要定期對應收賬款進行比率分析,包括應收賬款金額、占總資產比率、各類應收賬款比率等,并做出相應的趨勢分析。對于異常的情況,要及時查明原因,進行收賬、調整客戶信用標準。
3.更新信用情況。信用部門應逐步完善信用評估職能,定期對顧客的信用條件進行復查:對交易頻繁的顧客,按季或者按月更新信用情況;對零散業務顧客,在每筆業務結束后更新顧客信用情況。
(五)逾期應收賬款的管理
應收賬款收回的可能性隨著逾期時間的增長而減少。因此企業應盡快收回應收賬款,并保管好銷售合同、訂單、發票、往來傳真和信件、貨運單據、信用申請表等能夠證明企業權利的文件,作為催收乃至訴訟依據。
1.逾期應收賬款的處理方式
總的來說,應收賬款的處理原則是保持與客戶的良好關系,力爭以最低的成本完整收回欠款。信用部門應該根據客戶的財務信息,分析可收回程度和可能發生的壞賬損失,做出欠款報告;努力是良好的商業關系,以免喪失已有的市場份額。
2.逾期應收賬款的收款程序。信用部門應在考慮成本效益原則的基礎上,制定切實可行的信用程序。在逾期當日,以電話、郵件、傳真等方式提醒顧客賬款到期,請予付款。對于拒不付款的客戶,要搜集客戶信息,分析拒付原因,并采取相應的處理方式,努力維護良好的商業關系。每一步都要形成相應的文字記錄,作為催收甚至訴訟的法律依據。
3.成本效益原則。企業應采取最低的收賬成本,盡可能多的收回應收賬款。必要時可考慮保理、信用保險、票據貼現等手段,快速收回應收賬款,維持企業資金鏈的運轉。
綜上所述,在競爭日趨激烈的21世紀,商業信用愈加發達,應收賬款的管理也尤為重要。企業要制定良好的信用政策、實施行之有效的信用分析和控制,努力維持與客戶的商業關系,力爭以最低成本完整的收回應收賬款。
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